Hva er forsoning?
Avstemming er praksis for å matche saldoer i kontoer for å finne økonomiske uoverensstemmelser, avvik, mangler og til og med svindel. Hver transaksjon blir registrert på to kontoer (belastning i en og kreditt i en annen) i regnskapet. Avstemming på slutten av en hvilken som helst regnskapsperiode inkluderer derfor samsvar mellom saldoer og å sørge for at debet (kreditter) fra en konto for en transaksjon er den samme som kreditten (debet) til en annen konto for samme transaksjon.
Avstemming kan også gjøres for å matche saldoer mellom interne og eksterne kontoer. For eksempel kan et selskap avstemme banktransaksjoner registrert på bøkene sine og de som er registrert ved bankens slutt for å finne ut av samsvar. På et personlig nivå kan noen holde oversikt over kredittkortutgiftene sine og matche med kontoutskriften for å forstå kontoforskjellene.
Eksempel på forsoning
- Forutsatt at et selskap avstemmer banktransaksjoner i sine bøker med kontoutskriften. Selskapet gjør denne øvelsen i slutten av måneden. Det fant ut at en sjekk utstedt 31. måned ikke er belastet saldoen i banken, og banken trakk visse gebyrer fra saldoen, som ikke ble registrert i selskapets bøker.
- Her vil ikke saldoen i selskapets bøker og bankens bok matche, og oppføringer må gjøres / korrigeres for å gjenspeile de riktige saldiene i regnskapet. Selskapet vil innregne bankkostnadene på sine bøker, og banksaldoen vil bli justert for å gjenspeile det nøyaktige bildet i regnskapet.
Prosess med forsoning
Prosessen med generell forsoning er som følger:
# 1 - Sammenlign en kontosaldo med den andre
I dette første trinnet samsvares debet og kreditter for å sikre at saldiene samsvarer. For eksempel når en bedrift betaler husleie, belastes den husleiekontoen og krediterer kontant eller leiekontoen. På avstemmingsdatoen skal alle debetbeløpene i leien matche kredittene i kontantkontoen og husleiekontoen knyttet til husleiekostnaden.
# 2 - Sjekk oppføringer i begge kontoene
I tilfelle det oppstår en uoverensstemmelse i det første trinnet, må regnskapsføreren sjekke kontotransaksjonen etter transaksjon for å finne ut hvilke oppføringer som forårsaker uoverensstemmelsen. Forskjellene kan hovedsakelig oppstå på grunn av skrivefeil, debitering i stedet for å kreditere kontoer, overføring av oppføringer i feil kontoer, ikke registrering av oppføringer i en konto, etc.
# 3 - Korriger feil oppføringer
Når regnskapsføreren har funnet ut hvilke oppføringer som forårsaker uoverensstemmelsen, kan disse oppføringene analyseres og korrigeres for å gjenspeile de riktige saldiene.
# 4 - Balanse kontoer igjen
Når korreksjonene er gjort, må man sjekke om det ikke er samsvar i sluttbalansen for en grundig sjekk. Ettersom en bedrift kan gjennomføre et enormt antall transaksjoner i løpet av en periode, er avstemmingsprosessen for det meste ikke mulig manuelt. Det gjøres vanligvis ved hjelp av regnskapsprogramvare som kaster ut feil for revisjon av regnskapsførerne.
Typer forsoning
Det er fem hovedtyper av forsoning:
- # 1 - Bankavstemming - Transaksjoner i kontoutskrifter avstemmes med registrerte kontanterelaterte transaksjoner i selskapets bøker.
- # 2 - Kundeavstemming - Kunders saldo på selskapets bøker blir matchet med saldoer i respektive kunders bøker.
- # 3 - Leverandøravstemming - Leverandørsaldoer på selskapets bøker matches med saldoer i respektive leverandørs bøker.
- # 4 - Avstemming mellom selskaper - Saldoer på selskapets bøker mot et datterselskap avstemmes med saldoen mot foreldrene i datterselskapets bøker
- # 5 - Forretningsspesifikk avstemming - Avstemming er spesifikk for arten av forretningsaktiviteten selskapet utfører.
Forsoningsmetoder
Avstemming kan gjøres ved å bruke to metoder som beskrevet nedenfor:
# 1 - Dokumentanmeldelse
Dette er en formell forsoningsprosess og følges mye. Under denne metoden kontrolleres alle kontoene for å sikre at de registrerte og brukte beløpene er de samme. Denne metoden bruker vanligvis regnskapsprogramvare og gjør en omfattende, detaljert gjennomgang.
# 2 - Analytics gjennomgang
I denne metoden blir balanser sett på individuelt og sammenlignet med hva de skal være basert på en spesifikk parameter. Den mest fremtredende parameteren kan være historiske trender og aktivitet. For eksempel, mens en siktet gjennom en liste over transaksjoner, fant en regnskapsfører at en kostnad som husleie ble registrert til å være ti ganger hva den var de foregående årene. Dette vil kreve nærmere granskning av kontoer.
Fordeler
- Avstemming hjelper med å finne unøyaktige regnskapsoppføringer, inkludert upassende behandling av regnskapsposter
- Det hjelper med å finne feil ved utelatelse og igangsetting, og rette dem raskt
- Det hjelper selskaper å unngå negativ mening fra revisorene, noe som er en mulighet hvis de ikke får de riktige svarene for uoverensstemmelser
- Det hjelper selskapene å holde seg synkronisert med regnskapspraksis som er pålagt av tilsynsmyndigheter
- Det hjelper med å matche transaksjonene fra kilden
- Det hjelper med å oppdage svindel i selskapet eller i eksterne transaksjoner der selskapet er involvert
- Det hjelper med å fullføre regnskapsregistrene, da det bringer inn manglende informasjon og støttedokumenter
- Det kan bidra til å ta bedre informerte forretningsbeslutninger ettersom det gjør regnskapene mer pålitelige og feilfrie.
Konklusjon
- Bedrifter er avhengige av finansiell informasjon som blir presentert for lederne, og derfor blir det avgjørende for at informasjonen er feilfri. Hvis presentert med feilfri informasjon, kan ledere ta avgjørelsen med tillit.
- Avstemming hjelper regnskapspersonalet med å luke ut eventuelle feil fra regnskapet, som deretter kan presenteres for interessenter for beslutningstaking. Som nevnt tidligere er forsoning en nødvendig prosess og må følges av alle organisasjoner, små og store.
- Det er viktig for organisasjoner å foreta forsoning ofte, på en tidsmessig måte og sikre at menneskene som gjør forsoningen ikke er de samme menneskene som utarbeidet regnskapet for å unngå interessekonflikter.
