Hva er Management by Exception?
Ledelse ved unntak er en forretningsstyringsstrategi som sier at ledere og veiledere skal undersøke, undersøke og utvikle løsninger for bare de spørsmålene der det er et avvik fra fastsatte standarder, normer, forretningspraksis eller andre økonomiske mål som fortjenesteavvik, kvalitetsspørsmål, infrastrukturproblemer osv. i stedet for å undersøke og håndtere hver rutinemessige forretningsaktivitet.
Forklaring
Ledelse ved unntak er systemet for å oppdage og rapportere en situasjon til ledelsen bare i tilfeller der det er et reelt krav fra ledernivå. Det grunnleggende formålet er å utnytte ledelsestiden på en mest effektiv og best mulig måte ved å involvere dem bare når det er et viktig avvik fra rutinemessige eller normale forretningsresultater.
Som et resultat vil de ha mer tid til å se på en viktig sak som involverer store avvik, og kan gi sitt beste for å finjustere problemet, mens andre mindre forhold kan håndteres av lavere nivå direkte. Det hjelper ledelsen med å oppdage og fjerne hindringene som trenger beslutningstaking og ta de best egnede handlingene. I dette systemet er ledelsen utstyrt med en kortfattet, unvaried, komparativ fullstendig detaljert rapport som dekker alle hovedaspekter av problemet.
Hvordan virker det?
Ledelse ved unntak fungerer i følgende faser-
# 1 - Målefase
Under dette første trinnet med unntaksledelse akkumuleres og evalueres data angående forretningsdrift, som inkluderer måling av ytelsen til alle tilgjengelige innspill, alt fra innsats brukt for å nå mål for virksomheten, optimalisering, kontantstrøm, hvordan økonomiske ressurser blir brukes til å levere tjenester eller produsere varer for fortjeneste, bruk og sløsing med råvarer og økonomien gjennom kjøp, prosessering og lagring til levering av ferdige varer.
Denne all informasjonen involverer nesten alle faktorer som brukes til kvantifiserbar måling, for eksempel anvendelse av datidens standarder, lagerdata, balansedata, inspeksjonsresultater for ferdigvarer, lager tilgjengelig for salg, maskinutnyttingsdata, omløpsmidler, etc.
# 2 - Projiseringsfase
Denne fasen undersøker målingene som er nyttige for å oppnå forretningsmål. Basert på historiske data blir projeksjoner utarbeidet ved å anvende statistisk kunnskap som signifikans, sannsynlighet, tillit, standardavvik, utvalgsstørrelse, korrelasjon. Etter dette utvikles planene i henhold til prognosen. I det nåværende scenariet kontrolleres en fullstendig prognosestrategi grundig fra alle mulige utfall som prosedyrer og eksisterende policyer, utstyrets og personalets evne og tilstrekkelighet, organisasjonsstruktur osv. Eventuelt kan planene endres.
# 3 - Valgfase
Under denne fasen, etter grundig screening av alle planene, blir den beste valgt ut og implementert. Følgelig er systemet vedtatt, som ledelsen mener er best for å oppnå forretningsmål.
# 4 - Observasjonsfase
Under denne fasen overvåkes den valgte prosessen og strategiens fremdrift og ytelse med jevne mellomrom. Systemet må ha egenskaper som det må være automatisk, pålitelig og må være tilstrekkelig. Tilstrekkelighet her betyr at data må være presise som verken er for store eller for små. Det må være opp til merket som inneholder all relevant informasjon som kreves.
# 5 - Sammenligningsfase
Under denne fasen blir arbeidsforløpet evaluert og sammenlignet med et forhåndsdesignet veikart for å identifisere eventuelle avvik. Avhengig av innholdet i avviket, kategoriseres det som større, mindre avvik eller en hvilken som helst annen type avvik.
# 6 - Handlingsfase
Basert på avviket som er identifisert under sammenligningsfasen, utvikles ytterligere handlingspunkter. Strategier implementeres med det formål å bringe kapasiteten og ytelsen til ønsket nivå eller å gjøre endringer i prognosen for å sikre optimal ytelse.
Management by Exception Eksempler
Økonomisk eksempel: Chief Financial Controller (CFC) i Henry Inc. er sterkt engasjert i varierte arbeider, møter og andre engasjementer. For å redusere belastningen ved arbeidet sitt, har ledelsen en gang etter grundig analyse utviklet seg etter definerte grenser utover hvilke forhold som skal rapporteres til CFC og krever forhåndsgodkjenning: -
ABP Salg og utgifter var $ 8,00,000 og $ 6,00,000 mens faktiske salg og utgifter var $ 6,00,000 og 3,00,000. Finn ut om saken må rapporteres til CFC?
Løsning:
- Inntekt: Faktisk inntekt er $ 6,00,000, som er mer enn 50% av ABP ($ 8,00,000 x 50%, dvs. $ 4,00,000) Også mer enn $ 5,00,000. Derfor vil ikke dette materialet bli rapportert til CFC ettersom vilkårene ikke er oppfylt.
- Utgifter: Faktiske utgifter er $ 3,00,000, som er mer enn 40% av ABP ($ 6,00,000 x 40%, dvs. 2,40,000) og hadde også overskredet $ 250,000-grensen, her blir saken viktig og må rapporteres til CFC for videre analyse og beslutningstaking for korreksjon og samsvar med fastsatte standarder.
Management by Exception vs. Passive Management by Exception
Aktiv ledelse unntaksvis er der ledelsen er aktiv på forhånd for å håndtere situasjonene, bistår i problemer, og har sanntidsdeltakelse i alle aktiviteter og holder et øye med hva de ansatte gjør for å overvinne feil før de oppstår.
Den andre er passiv ledelse unntaksvis, der ledelsen bare avbryter når de ønskede målene ikke oppnås og endringen i planleggingen må gjøres, og korrigerende tiltak er nødvendige. Denne metoden kommer vanligvis bare i tilfelle en uvanlig hendelse skjer. Hver metode har sin egen betydning, og man kan velge en av dem basert på forretningskrav.
En passiv tilnærming er nyttig for bedrifter som har et avslappet miljø og ansatte som forstår deres roller og ansvar. Dette kan bidra til å oppmuntre personalets moral og være uavhengige. Mens en aktiv tilnærming kan brukes av mindre oppmerksomme, nye som kommer med lavere bemanning, er strengere organisering ettersom de trenger trinnvis veiledning for å fullføre arbeidet.
Fordeler
- Det hjelper til best mulig utnyttelse av tiden ettersom ledere bare blir bedt om å løse problemer på avgjørende nivå.
- Siden ledere er fri for rutinearbeid, kan de bruke sin fulle energi med konsentrert innsats på kritiske problemer.
- På grunn av den begrensede arbeidsmengden kan ledere gjennomgå en detaljert analyse av arbeidet som skal utføres.
- Ledelsesaktiviteter og kontroll økes av ledelsen unntaksvis.
- Det hjelper med å få tilgang til tidligere trender og gammelt arbeid enkelt.
- Det forutsier ledelsesmuligheter og problemer som kan oppstå i fremtiden.
- Både kvalitativ og kvantitativ innsats er involvert i denne prosessen.
- Det senker mengden økonomiske og operasjonelle resultater som ledelsen skal se.
- Det hjelper lavere og underordnede medarbeidere til å implementere sine egne ideer for å oppnå ønsket mål.
Ulemper
- Den er basert på tidligere resultater som nåværende data sammenlignes med. Følgelig, hvis tidligere data ikke er riktig, kan det være problemer i gjeldende beslutningstaking.
- Det trenger et detaljert studie-, observasjons- og rapporteringssystem, så det krever en finansanalytiker som lager sammendrag og rapporter og presenterer det for ledelsen og derfor krever ekstra arbeidskraft.
- Systemet vil ikke advare før problemet oppstår, dvs. det fungerer som korrigerende i stedet for forebyggende.
- Det kan ikke måle menneskelig atferd. Derfor noen ganger vanskelig å implementere.
Konklusjon
Ledelse ved unntak er en ledelsesstrategi som krever at ledelsen kun sikrer engasjement i tilfeller der det er registrert avvik fra angitt standard, normer og referanseverdier. Det hjelper også indirekte å øke ansattes moral når de blir en del av beslutningstaking og problemløsning som ellers ville blitt håndtert av ledernivåpersonale som indirekte gir en følelse av autoritet og ansvar hos ansatte.
