Hva er bøker med opprinnelig oppføring?
Bøker med originale oppføringer, også kalt den første oppføringsboken, er der hele journaloppføringene blir registrert og oppbevart med alle støttedokumenter og detaljer om transaksjonene, noe som gir eksistensen og nøyaktigheten av den økonomiske transaksjonen som er lagt ut før den samme blir kodet om eller overført i de enkelte hovedbøkene.
Forklaring
Originale poster betyr den første journalføringen av transaksjonen som holdes sammen med støttedokumentene og detaljene angående transaksjonen. Den fører oversikt over alle typer transaksjoner, som utgiftskuponger, fakturaer, kontanttransaksjoner, banktransaksjoner, etc. Når alle detaljene i transaksjonene er registrert i bøkene til den opprinnelige oppføringen, kan den samme transaksjonen bli lagt ut i de enkelte hovedbøkene. som regulerer typen transaksjoner.
Eksempel på bøker med opprinnelig oppføring
Som de forskjellige typene, kan det være flere eksempler på det samme. Noen av eksemplene kan være:
- Kontantjournaler: Bøkene med opprinnelig oppføring der alle typer betalinger og kvitteringer som gjøres via kontanter blir registrert og vedlikeholdt. For oppføringsperioden for en post blir hver transaksjon som involverer flytting inn eller ut av kontanter fra organisasjonen booket i kontantjournalene med all støtte eller bevis.
- Bankjournaler: Samme som kontantjournaler, blir bankjournaler også opprettholdt for perioden, som inneholder alle transaksjonene som involverer flytting av beløp fra organisasjonens bankkontoer.
- Salgsjournaler: Salgsjournaler er bøkene der originale poster for hver transaksjon er direkte relatert til organisasjonens salgsinntekter.
- Innkjøpsjournaler: Innkjøpsjournaler er bøkene der originale poster for transaksjonen er knyttet til kjøp.
Typer bøker med opprinnelig oppføring
Generelt er det av to typer, vist som følger:
# 1 - Spesielle tidsskrifter
Spesielle tidsskrifter er de spesielle bøkene til den opprinnelige oppføringen der det er utarbeidet separate tidsskrifter for ulike transaksjoners art. Etter at alle transaksjonene er bokført i de separate bøkene, blir disse transaksjonene eller si-saldoer overført til deres individuelle og separate hovedbok. Eksempler på slike tidsskrifter er -
- Salgsjournal: Brukes til å registrere transaksjonen for salgsfakturaene når varene er solgt på kreditt.
- Innkjøpsjournal: Brukes til å registrere transaksjoner med kjøp for organisasjonen når varene er kjøpt fra leverandørene på kredittbasis.
- Cash Journal eller Cashbook: Brukes til å registrere betalingen eller kvitteringen utført kontant.
- Salgsretur og kjøpsreturjournal: brukes til å registrere dataene for salgsretur og kjøp som returneres. Etc.
# 2 - General Journal
Generelle tidsskrifter er tidsskriftene som brukes til å registrere transaksjoner som ikke er registrert i noen spesiell journal eller lettere vilkår; det kan sies som oppføringsbøkene for transaksjonene som ikke er kvalifisert for spesielle eller spesifikke oppføringsbøker.
Komponenter
Ettersom bøkene med den opprinnelige oppføringen lagrer transaksjonene, samt detaljene i transaksjonene, noen spesifiserte komponenter, er obligatorisk å nevnes for å postere en transaksjon i bøkene. Disse komponentene er som følger:
- Transaksjonsdato: Før du registrerer en transaksjon i journalen, er det obligatorisk å nevne datoen da den samme transaksjonen skjer eller blir registrert i regnskapet. Hvis journalen blir holdt datovis, anbefales det at transaksjonen legges inn i riktig datofunksjon.
- Relevant parti- og transaksjonsdetaljer: I tilfelle transaksjonene blir registrert i spesialjournalen, bør transaksjonen nevne den parten som kredittransaksjonen er plassert hos, dvs. leverandøren i tilfelle kjøpstransaksjon, men i tilfelle transaksjonen er booket inn den generelle journal transaksjonen bør nevne de relevante partiene detaljer.
- Fortelling: Fortellingen med transaksjonen gir detaljene i transaksjonen, samt forklarer årsaken til transaksjonen eller arten av transaksjonen er en kort form.
- Gi referanse til originaldokumentet: Den skal gi referanse til originaldokumentet som er basert på transaksjonen som er booket, dvs. fakturanummer i tilfelle kjøp, etc.
- Monetære detaljer: Oppføringen skal nevne det monetære beløpet som er involvert i transaksjonen.
- Gi reskontokontoen: Den bør nevne den relevante reskontokontoen der den samme transaksjonen vil bli lagt ut etter vellykket fullstendig opptak i originalbøkene.
Fordeler
- Med registreringen i bøkene ved den opprinnelige oppføringen blir daglige transaksjoner registrert i bøkene, og det reduserer sjansene for utelatelse av en transaksjon.
- Siden bøkene opprettholder alle detaljene i transaksjonen, samt et sammendrag av transaksjonen i fortellingene, kan eventuelle feil i transaksjonen lett identifiseres under portoen i den enkelte reskontokontoen.
- Transaksjonene blir registrert i kronologisk rekkefølge, så det har blitt relativt lettere å kategorisere dem og overføre dem til relevante hovedbøker.
Ulemper
- Tidsskriftene er store og har mange volumer som gjør det vanskelig å håndtere dataene.
- Det er ikke lett å finne en bestemt transaksjon med mindre personen vet datoen for transaksjonen.
- Etterbestillingen av alle transaksjonene til den enkelte hovedboken tar mye tid.
Konklusjon
Books of Original Entry hjelper organisasjonen med å registrere transaksjonene daglig med all støtte og detaljer. Det hjelper å opprettholde transaksjonene i forhåndsbestillingsrekkefølge og ordningen av de samme i kronologisk rekkefølge gjør det nyttig å opprettholde dataene, og feilen eller utelatelsen av transaksjonen blir redusert. Det hjelper alltid med å spore datastrømmen fra regnskapet til hovedregnskapet.
