Excel er en kombinasjon av rader og kolonner, og disse radene og kolonnene lagrer dataene våre som med andre ord heter som poster, da excel er det vanligste verktøyet vi lagrer dataene i excel som gjør det til en database når vi setter data i Excel i noen form for tabeller i rader og kolonner og gir tabellen et navn som er en database i Excel, kan vi også importere data fra andre kilder i Excel gitt at formatet på dataene er i samsvar med Excel-formatet.
Opprette en Excel-database
Å ha dataene i excel vil gjøre livet lettere for deg fordi excel er et så kraftig verktøy der vi kan leke med dataene hele tiden. Hvis du vedlikeholder dataene i noen andre kilder, kan det hende at du ikke får alle formlene, dato og klokkeslettformat riktig. Jeg håper du har opplevd dette på din daglige arbeidsplass. Å ha dataene i riktig databaseplattform er veldig viktig. Å ha dataene i excel har sine egne fordeler og ulemper. Men hvis du er en vanlig bruker av excel, er det mye lettere for deg å jobbe med excel. I denne artikkelen vil jeg vise deg hvordan du oppretter en database i Excel.
Hvordan lage en database i Excel?
Vi ser ingen av skolene er at høyskoler lærer oss å utmerke seg som programvaren i akademikerne våre. Uansett forretningsmodeller lærer vi en teori til vi blir med i bedriftsselskapet.
Det største problemet med denne teoretiske kunnskapen er at den ikke støtter sanntidseksempler på livet. Ingenting å bekymre seg for; Vi veileder deg gjennom hele prosessen med å lage en database i Excel.
Vi må utforme Excel-regnearket nøye for å ha riktige data i databaseformatet. Følg trinnene nedenfor for å opprette en database i Excel.
Trinn 1: Forsikre deg om at du har alle nødvendige kolonner og navngi hver overskrift riktig.
Trinn 2: Når overskriftene i datatabellen er klare, kan vi enkelt begynne å skrive inn dataene rett under de respektive kolonneoverskriftene.
I databaseterminologi kalles rader Records, og kolonner kalles Fields.
Når du skriver inn dataene, kan du ikke la en enkelt rad være tom. La oss si at du har angitt overskriftene i første rad, og hvis du begynner å legge inn dataene fra tredje rad ved å la andre rad være tom, så er du borte.
Ikke bare den første eller andre raden, men du kan heller ikke la noen rader være tomme etter at du har angitt visse data i databasefeltet.
Trinn 3: Som sagt heter hver kolonne Felt i databasen. På samme måte kan du ikke ha et tomt felt mellom dataene.
Du må angi feltet etter hverandre. Å ha et gap på til og med en kolonne eller et felt er strengt forbudt.
Årsaken til at stresset så mye for ikke å ha en tom post eller et felt er at når dataene må eksporteres til annen programvare eller nett, så snart programvaren ser den tomme posten eller feltet, antar det at det er slutten på data, og det kan hende det ikke tas hensyn til alle dataene.
Trinn 4: Fyll alle data nøye.
På bildet ovenfor har jeg data helt fra rad 1 til rad 5001.
Trinn 5: Den siste tingen du trenger å gjøre er å konvertere disse dataene til en excel-tabell. Ved å velge data, trykk Ctrl + T.
Her må du sørge for at Mine data har en topptekst, avkrysningsruten og at området er valgt riktig.
Trinn 6: Klikk på OK for å fullføre opprettelsen av tabellen. Vi har et bord som dette nå.
Trinn 7: Gi et riktig navn til tabellen under tabelldesignfanen.
Trinn 8: Siden vi har opprettet en tabell, vil de utvides automatisk hver gang du skriver inn dataene etter den siste kolonnen.
Ok, vi har databasen klar nå. Følg nedenfor fordeler og ulemper for å ha en god hånd på databasen din.
Ting å huske når du oppretter en database i Excel
- Du kan laste opp filen til MS Access for å ha en sikker databaseplattform og sikkerhetskopiere en plattform.
- Siden du har alle dataene i excel, er det veldig enkelt for beregninger og statistikker.
- Excel er det beste verktøyet for databaseanalyse.
- Lett å klargjøre og ikke komplisert på grunn av klare felt og poster.
- Vi kan filtrere ut postene ved å bruke automatiske filtre.
- Hvis det er mulig, sorterer du dataene etter dato.
- Etter hvert som dataene fortsetter å vokse, vil excel redusere betraktelig.
- Du kan ikke dele mer enn 34 MB-fil med andre i en e-post.
- Bruk Pivot-tabellen og gi en detaljert analyse av databasen.
- Du kan laste ned arbeidsboken og bruke den til ditt praksisformål.
