Hva er bokføring i Excel?
Bokføring i excel betyr registrering av daglige finansielle transaksjoner av en enhet som kjøp, salg, betalinger, kvitteringer og utgifter i en excel-mal. For å registrere transaksjoner i excel, er det første behovet å sette opp / tilpasse excel i henhold til kravet, og deretter registrere daglige transaksjoner i denne malen og lagre den på din egen datamaskin.
Enkel bokføring i Excel
I et enkelt oppføringssystem blir bare den ene siden av transaksjonen registrert, og effekten av disse transaksjonene vil bare gå til ett sted. Mens det i dobbeltregistreringssystemet vil hver transaksjon bli registrert med debet og kreditt, og disse vil påvirke to kontoer.
I system med enkeltpost vil transaksjoner bli registrert ved å huske målet og resultatet av transaksjonene. Ved bokføring med en oppføring vil hovedfokuset bli gitt på kontantmottak og kontantbetalinger i stedet for en registrering av hver utgift og inntekt eller eiendeler og forpliktelser.
Hvordan lage bokføring i Excel
Trinn 1: Forbered en excel-mal for en opptakstransaksjon i henhold til kravet mens du forbereder en enhet som kan ta hjelp av regnskapsfagfolk.
Trinn 2: Lag et kontoplan for registrering og kategorisering av transaksjonene i henhold til virksomhetens art. Generelt er et kontoplan delt inn i tre kategorier som er:
- Inntekt: For å registrere pengene som kommer inn i virksomheten.
- Utgift: For å registrere pengene som går ut eller går i virksomhet.
- Kostnad for solgte varer: Penger som brukes på å lage de ferdige varene.
Nedenfor er eksemplet over kontoer:
Trinn 3: Forbered resultatregnskap ved hjelp av et kontoplan for å oppnå bruttofortjeneste og nettoresultat for over perioden. For den månedlige resultatregnskapet vil det bli utarbeidet 12 resultatregnskapsark, og deretter vil det bli utarbeidet ett årlig resultatregnskapsark ved å slå sammen alle 12 resultatregnskapsarkene. Flyten av resultatregnskap vil gå som nedenfor:
Trinn 4: Forbered ett excel-ark der hele fakturanr. blir registrert slik at det kan være sporet hvilken faktura som ble betalt eller hvilke fakturaer som venter på betaling.
Trinn 5: Forbered kontantstrømoppgaver for å fastslå enhetens kontantposisjon.
Trinn 6: Etter å ha forberedt alt ovennevnte Excel-ark for å lagre filen på et sikkert sted ved å gi riktig navn til mappen. Vi kan også beskytte denne filen med passord.
Eksempel på bokføring i Excel
Nedenfor er kontantboken for april'18 til juni'18 opprettholdt i Excel-regnearket, hvor kontantstrøm og utstrømning er registrert ved bruk av bokføring med en oppføring.
Fra og med 01.04.2018 Åpningsbalansen på kontanter og bank er $ 1000 etter å ha lagt til og trukket inntekt og utgifter i løpet av perioden, vil vi komme til en sluttbalanse på $ 2564.
Fordeler
Følgende er noen fordeler:
- Bokføring i en excel-mal krever ingen spesiell regnskapsferdighet; derfor er det enkelt å opprettholde rekordtransaksjoner.
- Det er billigere fordi Excel-regnearket er tilgjengelig på alle datamaskiner / bærbare datamaskiner; det er derfor ikke nødvendig å kjøpe noen regnskapsprogramvare.
- Excel har forskjellige funksjoner som hjelper til med enkel registrering av transaksjoner som tillegg, multiplikasjon, VLOOKUP, pivottabell, makroer.
- Excel hjelper deg med utarbeidelsen av forskjellige grafiske presentasjoner som diagrammer, bar, paier eller mange andre.
- Flere brukere på et kontor kan få tilgang til det ved å dele excel-arket i en bare lesbar modus der den eneste kan endre dataene i excel-arket, og andre kan bare se dataene.
Ulemper
Nedenfor er ulempene:
- I excel kan bokføringsbrukere forberede dataene i henhold til kravet, og han kan være partisk når de forbereder og presenterer data for ledelsen.
- Det er nødvendig å angi riktig formel fordi i Excel formel vil bli skrevet inn manuelt. Hvis det er noen feil i en formel, vil resultatet endres, og dette vil påvirke beslutningstaking.
- Excel-bokføring er mindre sikkert enn vedlikehold av data i regnskapsprogramvare, og hackere kan enkelt hacke det, og i en organisasjon kan også alle få tilgang til dataene.
- Det er ikke nyttig og tidkrevende der en stor mengde data som skal inngås, utmerker seg.
- I excel er det ikke mulig å importere data automatisk fra bankprogramvare eller annen programvare som annen regnskapsprogramvare, som lar oss automatisk importere data fra annen programvare.
Konklusjon
Bokføring i excel-arket er nyttig for de organisasjonene som er i den første fasen av virksomheten og ikke vil øke utgiftene sine ved å rekruttere dyktig arbeidskraft og kjøpe regnskapsprogramvare. Det er enkelt å opprettholde regnskapstransaksjoner i forhold til registrering av transaksjoner i regnskapsprogramvare. Likevel er det mindre sikkert og ikke nyttig for et stort antall transaksjoner, og sjansene for feil er veldig høye.
