Fremgangsmåte for å spore endringer i Excel
Nedenfor er en eksempeltabell som viser hvordan du kan spore endringer i excel.
- Trinn 1: Nå, for å aktivere "Spor endringer", gå til "Gjennomgang" og klikk på "Spor endringer" og velg "Fremhev endringer."
- Trinn 2: Når du har valgt høydepunktendringene, vises et vindu.
Høydepunktendringer oppdager endringer i arbeidsboken som deles med andre brukere.
- Trinn 3: Merk av for "Spor endringer under redigering", dette er viktig for excel for å holde oversikt over poster for endringer som er gjort i den delte arbeidsboken.
- Trinn 4: Velg "Når" for ønsket tid, og "Hvem" avkrysningsruten for hvem endringer som trengs for å bli sporet og uthevet for endringer.
- Trinn 5: "Fremhev endringer på skjermboksen" er valgt for å indikere cellen der postene endres og gi detaljer i kommentarene på hjørnet av cellene. Og klikk OK for å lagre handlingene i arbeidsboken.
- Trinn 6: Eventuelle endringer i arbeidsboken vil bli uthevet i cellegrensene sammen med detaljene til brukerne i kommentarene. Kommentarene vil være tilgjengelige i øverste venstre hjørne av cellen med navnet på brukeren som har gjort endringene i cellen og innholdet endres.
Som vi kan se ble endringene gjort i to celler D4. Kommentarfeltet vises ved å holde markøren over de markerte cellene.
Vise endringer i eget ark
- Trinn 1: Fremhev endringer gir også posten for listen over endringer som er gjort i cellene som er tilgjengelige i et eget ark for gjennomgang. Dette gjør at forskjellige brukere kan gjøre endringene i arbeidsboken, for at dette skal gå til Review -> Share Workbook.
- Trinn 2: Etter at du har valgt Del arbeidsbok, vil et vindu dukke opp. Velg nå ruten for "Bruk de gamle delte arbeidsbokfunksjonene i stedet for den nye medforfatteropplevelsen." Klikk deretter OK.
- Trinn 3: Gå deretter til Gjennomgang -> Spor endringer -> Fremhev endringer, som vist i trinn 1.
- Trinn 4: Når vinduet dukker opp, merker du av for "Hvem" for å gjøre det mulig for andre brukere å gjøre endringer i arbeidsboken. Velg deretter avkrysningsruten for “Listeendringer på et nytt ark” for å se alle endringene som er gjort i et nytt ark. Klikk deretter OK. Klikk igjen OK for ledeteksten for å lagre handlingene.
- Trinn 5: Dette vil utløse et nytt ark for å generere navnet "Historikk" -fanen, som vist nedenfor.
Som vi kan se, gir excel all informasjon relatert til endringer i cellen. Handlingstypen og den tapte handlingen indikerer om det er noen motstridende endringer eller endringer som er gjort i den samme cellen av forskjellige brukere.
Kategorien Historie kan lagres som en egen arbeidsbok eller kan regenereres igjen for å se etter nye endringer gjort av forskjellige brukere. de nye endringene vil bli slått sammen til de eksisterende postene når du merker av for "Listeendringer på et nytt ark".
Godta eller avvis endringer i arbeidsboken
- Trinn 1: For å godta eller avvise endringene som er gjort av en annen bruker i arbeidsboken, går du til Gjennomgang -> Spor endringer -> Godta / avvis endringer.
- Trinn 2: Godta / avvis endringer vil dukke opp et vindu som må konfigureres for valgene nedenfor.
Når valgboksen, vil jeg be om endringene som ikke er gjennomgått ennå eller siden datoen.
Hvem avkrysningsruten er valgt, velg enten alle, alle bortsett fra meg eller en bestemt bruker. Klikk deretter OK.
- Trinn 3: Når de ovennevnte valgene er gjort, vil en forgrunnsrute spørre om endringene som er gjort, blir akseptert, avvist eller om det originale innholdet skal beholdes.
Hvis det er noen konflikter, det vil si hvis forskjellige brukere har gjort endringer i samme celle, vil popup-vinduet liste opp alle endringene som er gjort i den spesifikke cellen, og valgene kan gjøres for å godta andres poster.
Hvordan endre antall dager for å opprettholde sporhistorikken?
Vanligvis opprettholdes sporendringene i Excel for postene som standard i 30 dager; dette kan endres etter bekvemmelighet ved å gå til Gjennomgang -> Del arbeidsbok.
Etter valgene vises et popup-vindu, som du kan se på bildet nedenfor. I kategorien “Avansert” kan historikken endres til ønsket antall dager, ellers vil excel ta standardinnstillingene. Klikk deretter på OK når nødvendige innstillinger er oppdatert.
Hvordan deaktivere sporendringer?
Gå nå til Gjennomgang -> Spor endringer, og velg deretter Fremhev endringer.
Når popup-vinduet vises, fjerner du merket for "Spor endringer under redigering." Klikk OK. Slå deretter av sporing og slutt å dele arbeidsboken til andre brukere.
Ting å huske
- Når sporendringene er aktivert, blir arbeidsboken en delt fil, noe som betyr at andre brukere også kan få tilgang til excel-filen.
- Bare innholdsendringer i celler blir sporet; andre endringer som formatering eller gruppering vil ikke bli vurdert.
- Endringene av track record vil bare opprettholdes i 30 dager; dette kan endres ved å følge hvordan du opprettholder sporhistorikken.
- Alternativet for å angre er ikke tilgjengelig; når endringene er gjort i cellen, kan de bringes til det opprinnelige innholdet ved å godta eller avvise i "Spor endringer."
