Betydningen av småpenger
Små kontanter betyr det lille beløpet som tildeles for å betale de små utgiftene som selskapet oppstår i den daglige driften der det er urimelig å utstede sjekken og for å administrere de samme forvalterne blir utnevnt av selskapet.
Hver organisasjon krever kontanter for sine daglige utgifter. Ikke alle utgifter kan betales gjennom en banksjekk eller bankoverføring. Små utgifter må bare gjøres opp med kontanter. Samtidig trenger få kvitteringer å gjøres opp i kontanter, som for eksempel salg av skrot osv.
I nesten alle organisasjoner er småpenger en integrert del av regnskapsfunksjonen, og blir stort sett bare tatt vare på av personlige kontoer.
Hvordan fungerer småpenger?
Små kontanter er en liten mengde kontanter som må oppbevares på kontoret for bruk av små daglige utgifter. En person som har kontanter i organisasjonen kalles vanligvis kasserer. Den samme personen er ansvarlig for riktig regnskapsføring av hver kontanttransaksjon som gjøres gjennom ham. Alle inntekter og utgifter som praktisk talt ikke er mulig å gjøre opp gjennom en bank, må avregnes ingen ringere enn kontanter (ingen byttehandel i en moderne økonomi).
Vanligvis betales følgende utgifter kontant;
- Daglige snacks, te for ansatte;
- Ansattes refusjoner - sporadisk reise, andre refusjoner;
- Små bankkostnader - frankering, notarius osv .;
- For å sende hilsener eller søtsaker til klienter eller kunder på Diwali eller andre festivaler;
Få inntekter som kan tas i kontanter;
- Skrap salg - små mengder til uorganiserte leverandører.
- Salg av gammel avis mv.
Vanligvis estimerer en organisasjon sitt periodiske krav til kontanter, dvs. ukentlig eller månedlig, og godkjenner i henhold til det en grense som kan trekkes ut av banken fra tid til annen for å gjøre opp kontantutgiftene. En grense for kontantbesittelse med kassereren skal ikke overstige på et gitt tidspunkt som godkjent av ledelsen i organisasjonen. Periodisiteten for uttak fra en bank kan variere fra organisasjon til organisasjon i henhold til deres krav. En liten butikkeier trenger mer kontanter i stedet for mellomstore eller store størrelser, da han trenger å håndtere mer med den uorganiserte sektoren som kun handler med kontanter.
For en jevn transaksjon gjennom kontanter er tre personer en del av transaksjonen: forberedende (kasser), autorisator (høyere ledelse) og mottaker (hevdet av).
Petty Cash Format
Kontant betaling kan ikke bevises hvis det samme ikke blir avgjort etter å ha tatt i betraktelig bevismasse. Derfor skal det opprettes et kupongformat for små kontanter for å føre bevis i prosessen og skal signeres av mottakeren av kontanter på betalingstidspunktet. Et eksemplar av kupongen er som nedenfor;
Et eksemplar av småpengerformatet er nedenfor -
Ovennevnte kupong inneholder navnet på kupongforberederen, autorisatoren og mottakeren, ettersom alle de tre er essensielle for beviset på betaling.
Hvordan gjøre småpenger regnskap?
# 1- Opprettelse
Småfondsfond opprettes ved kontantuttak fra banken og overleveres til personen som har et fond. I en mindre organisasjon skal beløpet som mottas fra skyldneren (i kontanter) også være en del av en kontant
Kontra - Små kontanter A / c Dr. xxxx
Til Bank A / c xxxx
Kvittering - Kontant A / c Dr. xxxx
Til Debitor A / c xxxx
# 2 - Utbetaling
Hver utbetaling blir ikke registrert via journaloppføring, da det kan være mye lite utbetaling for små utgifter (dvs. å kjøpe et frimerke), i stedet for en journalpost på slutten av dagen eller etter en bestemt periode for det totale utbetalte beløpet.
Betaling - Total utbetaling (utgifter på hodet) A / c Dr. xxx
Til småpenger A / c xxx
Fortellinger skal inneholde den totale kontantbetalingen.
# 3 - Påfyll
Hvis kontantsaldoen blir veldig lav, blir den etterfylt med sjekk.
Kontra - Små kontanter A / c Dr. xxxx
Til Bank A / c xxxx
Eksempel på kontanter
: XYZ LLP oppretter et pengekassafond på $ 15 000 / - 1. april 2016. I løpet av april 2016 ble følgende utbetalinger gjort fra kontantfond:
Te og snacks 1,256 / -
Bompengeskatt 2450 / -
Trykking og porto 1550 / -
Frakt 2300 / -
Rengjøring og støv 1000 / -
Kontorutstyr 2800 / -
Pass på journaloppføringer for transaksjonen ovenfor.
Løsning:
1 Små kontanter A / c Dr 15.000
Til kontanter i bank 15.000
(Å være småpengerfond opprettet eller å bli trukket fra banken for kontantfondet)
- Te og snacks 1.256
Bompengeskatt 2450
Trykking og porto 1550
Frakt 2300
Rengjøring og støv 1000
Kontorutstyr 2800
Til småpenger A / c 11.356
(Å være utbetaling fra småpenger)
Journaloppføring for små kontantkvitteringer:
Petty Cash A / c Dr. xxx
Til salg av skrot eller aviser xxx
(Being Cash mottatt ved salg av Skrap / News Papers)
Hvordan fylle opp kontantbalanse?
Pengesaldoen skal fylles på fra tid til annen for å imøtekomme ytterligere kontantutgifter. Metoden for påfyll er imidlertid mest bemerket og avhenger av kassereren og hans autorisator. Det kan være toppledelsesinstruksjoner om det, men i fravær av slik veiledning, fyller kassereren, i henhold til sin bekvemmelighet, kontantsaldoen. Det er få metoder som kan hjelpe ledelsen eller autorisatoren på en eller to måter;
# 1 - Små kontanter flyter opp
Når en organisasjon praktiserer å drive en fast float for kontanter som en organisasjon ønsker, bør ikke kontantene skje under et nivå og bør være i et område, vil påfyllingsbeløpet alltid være det samme. I det øyeblikket kontantene berørte den nedre enden av skalaen, skal kassereren utløse og stille en forespørsel om uttak fra banken. For eksempel, hvis flytnivået er $ 20 000 / - og $ 14 000 / - er brukt, er den gjenværende kontantsaldoen $ 6 000 / - og $ 14 000 / - er nødvendig for å flyte balansen tilbake til nivået på $ 20 000 / -. Her er $ 6000 / - en lavere ende, og uttaksbeløpet skal alltid være bare $ 14 000 / -.
Denne øvelsen registrerer alle betalinger som er gjort siden forrige påfyll, som grunnlag for å be om neste påfyll til autorisatoren. Bruk av denne metoden hjelper signatærene å vite hvilket beløp det ble brukt på før de tok ut mer penger fra banken.
Omfanget av kontanter som regnskapsavdelingen har på et gitt tidspunkt, avgjøres og godkjennes av selskapets ledelse.
# 2 - Små kontanter etter behov
Få små selskaper vedtar en policy som resulterer i den laveste saldoen av kontanter med selskapet, ettersom de bare tar ut når det er nødvendig. For eksempel har selskapet policyen om å tilbakebetale ansatte hver uke, og derfor i hver uke ble selskapet kjent med hvor mye penger som kreves, og det beløpet som bare ble trukket av selskapet.
Denne tilnærmingen reduserer risikoen, og siden det nesten ikke vil være noen kontantbalanse i selskapet, kan få kostnader knyttet til forsikring og beskyttelse av penger unngås.
# 3 - Uorganisert småpenger
I nært holdte selskaper, der eierne som er direkte involvert i den daglige virksomheten, bruker denne tilnærmingen, mens de dikterer metoden for å ta ut beløpet fra banken. Ingen formell policy er på plass for å ta ut beløpet og ingen grense for besittelse av kontanter. Videre er det ingen formell policy over kontanter, da det samme blir nøye overvåket av eierne av organisasjonen.
Fra et kontroll- og risikoperspektiv er det mindre risikabelt som bare kontrollert av eieren. Fra et politisk og regnskapsmessig synspunkt er det uformelt og skal unngås.
Beste policy - Fra ovennevnte tre policyer brukes float up for det meste og verdsettes av regnskapsførere over hele verden, da det gir fleksibilitet og kontroll både over kontanttransaksjonen.
