Full form for GRN - mottatte varer
Den fulle formen for GRN er mottatt varenote. GRN refererer til forretningsdokumentet som fylles ut av kunden på tidspunktet for mottakelsen av varene fra selgeren for å bekrefte mottakelsen av alle varene som avtalt mellom de involverte partene, og det sammenlignes ofte med innkjøpsordren (PO ) før betalingen utstedes til selgeren av varene.
Funksjoner av GRN
I produksjon og andre organisasjoner, der organisasjonsprosessen inkluderer transport av varer fra ett sted til et annet eller transport fra utenfor markedet til lageret, spiller varemottak en veldig viktig rolle. Noen ganger kan behandlingstiden være langsom fra vanlig, noe som kan spores fra varemottak.
En av de viktigste egenskapene til varemottak er at når varene transporteres til butikken, tar butikksjefen dette dokumentet som bevis på om varene er i samsvar med den nødvendige mengden, om den nødvendige mengden som skrevet i notatet blir faktisk mottatt eller ikke. Derfor blir varemottak også bevis og blir revisjonssporet.
Hva skal inkluderes i varemottaket?
Vanligvis, i organisasjonen, er forhåndstrykket av varemottaksseddelen fra butikkens avdeling. Derfor bør ledelsen trene dem ordentlig i forhold til hva som kreves for å være inkludert i varemottak. Følgende liste er utarbeidet over de viktige tingene som skal inkluderes i GRN:
- Toppen av GRN viser navnet på leverandøren av varene.
- Den følges av dato og klokkeslett for utstedelse og dato og klokkeslett for mottak av butikkens avdelingsvarer.
- Riktig adresse til stedet der varene skal transporteres og hvor varene skal leveres sammen med riktig PIN-kode.
- Beskrivelsen av varene som blir transportert og mengden av hver type produkt, prisen og varens pris.
- Slutten av GRN gjøres ved signatur og navn på autorisert personell fra både leverandøren og butikksjefen og ekspeditøren som skal motta varene.
Prosess med GRN
Følgende er prosessen med GRN:
- Mottak av faktura og utfordring og lossing av varene til butikkene.
- Den fysiske verifiseringen av antall varer mottatt sammen med beskrivelsen av varene.
- Hvis varene er omstridt eller er av liten mengde, kontaktes leverandøren og ber om mangelen.
- Etter at mengden er sjekket, blir kvalitetstesten utført.
- En bekreftelse skal gjøres av challan og sendes til leverandøren.
- Etter trinnet ovenfor vil mottaksavdelingen forberede GRN i 5 eksemplarer. Original for dem, og de resterende til innkjøpsavdelingen, kontodepartementet, en til butikksjefen, og en til personen som gjør innkjøpsrekvisisjonen.
- Basert på det, blir det gjort oppføringer til store hovedbøker.
Betydning
- For enhver regnskapsavdeling er varemottak et viktig dokument, siden det tjener formålet med objektivitetsprinsippet for regnskap. Enhver registrering i regnskapet er obligatorisk for å være støttet av beviset i dokumentarisk form.
- Videre, før du foretar betaling av produkter til selgeren, blir varene verifisert med GRN. I en organisasjon, for å redusere sannsynligheten for feil og svindel, må en annen kontrollere en persons arbeid, og en person er ikke involvert i mer enn en kontinuerlig prosess. Derfor, på grunn av GRN, blir organisasjonsarbeidet inspisert av forskjellige mennesker.
- Siden den faktiske fysiske varemengden er sjekket med varemottak, utføres betaling bare for de som faktisk er mottatt. Derfor unngås urettmessig betaling.
- Dette dokumentet plasserer også en viktig rolle i leverandøren. Leverandøren kan bevise ved hjelp av GRN at varene er sendt fra slutten, ettersom GRN er et offisielt juridisk dokument og kan godtas som bevis i retten.
Varemottatt merknad mot varesendingsnotat
Følgende er forskjellene mellom mottatt varsel og varesendingsnotat:
- Leverandørens forsendelsesavdeling hever varesendingen (GDN) mens kjøperens mottaksavdeling forbereder varemottaket.
- Uten en GDN som er hevet, kan ikke leverandørens regnskapsavdeling øke fakturaen mens uten GRN, kan ikke kjøperens avdeling foreta betaling eller oppføringer i bøkene.
fordeler
Følgende er fordelene med varene du mottok et notat:
- Det fungerer som bevis for revisorer og følgelig inkludert i revisjonssporprosedyrene.
- GRN viser den faktiske mottatte mengden, og dermed kan tap av høyere betaling til leverandørene oppdages.
- Det er leveringssikkert. Det er et juridisk håndhevelig dokument og kan sendes inn i retten.
- Logistikkpersonalet blir ansvarlig i tilfelle feil eller svindel, siden mengden alltid skal samsvare med GRN-mengden. En følelse av ansvar og årvåkenhet skapes blant teamet.
- Finansavdelingene til større firmaer kan bruke dette dokumentet til sammenligningsformål med hvor mange mengder varer som er bestilt og hvor mye som faktisk er mottatt og oppført i bøkene.
Konklusjon
GRN er forkortelsen som brukes for varer mottatt notatet. Som navnet antyder, mottok varene et notat som bekreftet at kunden eller kjøperen mottok varene fra selgeren, som fylles ut av kjøperen når varene faktisk mottas. Det er et offisielt juridisk dokument og kan godtas som bevis i en domstol.
