Hva er kostnadsoverskridelse?
Kostnadsoverskridelse, også kjent som budsjettoverskridelse, er scenariet når kostnadene for et prosjekt eller en virksomhet har en tendens til å øke enn hva det ble budsjettert for, og kan skyldes økning av kostnadene på grunn av feil budsjettering eller undervurdering av de faktiske kostnadene på kontoen av noen uforutsette scenarier som ikke ble redegjort for under budsjetteringsprosessen.
Kjennetegn
- Kostnadsoverskridelse er vanligvis utbredt i infrastruktur-, bygnings- og IT-prosjekter, som ser mange uventede kostnader i løpet av prosjektets fullføring.
- De skyldes primært tre faktorer som politiske grunner, psykologiske årsaker og tekniske årsaker.
- Primært skyldes det mangel på finansiering, manglende koordinering, ikke planlagte kostnader eller forsinkelser i prosjektet.
- Det er alltid usikkert, og budsjettering for det samme er ikke mulig. Det anses å skje når visse faser av et prosjekt eller en virksomhet har en tendens til å krysse den faktiske budsjetterte kostnaden.
- Måling av kostnadsoverskridelse er forskjellig for forskjellige bransjer eller selskaper.
Typer av kostnadsoverskridelser
# 1 - Anslag
Kostnadene knyttet til virksomheten kan undervurderes på grunn av faktorer som personlig skjevhet og kompliserte prosedyrer som er involvert i fullføringen av oppgaven. Vi kan bruke referanseklasseprognosemetodikken for å øke sjansene for å få mer nøyaktige estimater. Problemet er at det beste av prognoser kan vise seg å være feil for å beregne det perfekte estimatet, og dermed er det alltid en god praksis å holde en beredskap som en del av budsjettet for å møte uønskede scenarier i fremtiden.
# 2 - Risiko
Risiko kan være ethvert scenario som vi ikke kan tildele sannsynlighet for. De kan ikke forutsies tidligere, og til tider er de ikke under kontroll av virksomheten som naturlig ulykke, noe som kan forsinke fullføringen av et prosjekt eller leverandørens ytelse, noe som til slutt kan skade virksomheten. En skikkelig risikostyringsplan kan hjelpe virksomheten med å redusere risikoen til en viss grad, men risiko står for å være den primære typen enhver virksomhet eller prosjekt står overfor.
# 3 - Scope Creek
Scope creek er definert som anledninger når ikke-regnskapsførte aktiviteter dukker opp i prosjektet eller virksomheten, som ikke var inkludert i budsjettet eller den faktiske kostnaden. Det kan skje når ledelsen fortsetter å legge til funksjoner i prosjektet når og når det utvikles eller kreves, eller i tilfeller der prosjektgruppen blir for kreativ og begynner å inkludere papirløse aktiviteter. Prosjektledelse og kontroller er primært utformet på en slik måte å forhindre slike scenarier ved konstant revurdering av budsjettet.
# 4 - Eskalering av kostnader
Kostnadsøkalisering er mer relatert til økonomiske faktorer som inflasjon, som kan inkludere økningen i prisen på en bestemt vare over en periode som ikke ble regnskapsført i det opprinnelige budsjettet.
Hvordan unngå kostnadsoverskridelse?
- Tradisjonelle teknikker innebærer anvendelse av prosjektledelsesverktøy som PRINCE, men resultatene er ikke garantert.
- I dagens scenario overtar mer moderne verktøy og applikasjoner som Agile tradisjonelle teknikker for å hjelpe bedrifter med å takle kostnadsoverskridelser.
- Virksomhet som enhet bør planlegge proaktivt og inkludere flere scenarier som kan føre til slik overskridelse.
- Månedlig eller kvartalsvis prognose er et must for å ta hensyn til endringene i faktiske forhold i forhold til budsjett og planlegge deretter.
- Virksomheten bør være mye oppmerksom i løpet av prosjektplanleggingsfasen, da dette tjener som base.
- Leverandørens evne til å utføre og levere må kontrolleres grundig når leverandøren leies.
- Virksomheten bør øve på å bruke moderne planleggingsverktøy og diagrammer for bedre kontroll av kostnadene.
- Prosjektlederen krever kontinuerlig å overvåke og kontrollere prosjektet.
- Interessenter av prosjektet eller virksomheten bør alltid holdes informert om endrede scenarier, slik at de er på samme side, og på denne måten kan virksomheten utnytte sin kunnskap.
- Å kjempe med scope creek er et must, og bedrifter må se at de holder seg innenfor omfanget som opprinnelig var planlagt.
Årsaker
- Uplanlagte kostnader: Uforutsette scenarier kan medføre et par aktiviteter som ikke ble tatt med i planen eller budsjettet. Det kan være av tekniske, politiske eller psykologiske årsaker.
- Kommunikasjonsfordeling: En misforståelse mellom to avdelinger eller involverte personer kan medføre unødvendige kostnader.
- Endring i prosjektomfang: Hendelse, som fører til scope creek, er en av hovedårsakene. Scope creek er definert som anledninger når ikke-regnskapsførte aktiviteter dukker opp i prosjektet eller virksomheten, som ikke var inkludert i budsjettet eller den faktiske kostnaden.
- Undervurdering av prosjektkompleksitet: Enkelte faser i prosjektet eller virksomheten er så kompliserte at riktig budsjettering av det til tider er en tøff jobb. Dette er mer sannsynlig involvert i store, dyre prosjekter.
- Mangelfull finansiering: Finansiering fungerer som ryggraden i enhver bedrift eller prosjekt. Kapitalmangelen kan til slutt føre til kostnadsoverskridelse, der prosjektet eller virksomheten kan møte en knase i finansieringen av deres felles aktiviteter.
- Mangel på ledelseserfaring: En relativt uerfaren ledelse eller ineffektiv ledelse kan føre til feil planlegging av prosjektet og unøyaktig prosjektbudsjettering. Dermed kan prosjektet over tid bli offer for feil budsjettering og falle i et tilfelle av kostnadsoverskridelse.
- Fravær av beredskapsplan: Virksomheten lider også når det ikke er noen reserveplanlegging eller en beredskapsplan for uunngåelige scenarier. En reserveplan er et must, spesielt for store prosjekter, da noen avvik fra den vanlige budsjetterte kostnaden kan koste millioner.
- Prosjektforsinkelser: Forsinkelser i prosjektgjennomføringen fra den vanlige planlagte ferdigstillelsen gir til slutt anledning til kostnadsoverskridelse ettersom de aktivitetene som strekker seg utover fullføringsfristen ikke ble regnskapsført i budsjettet.
Forebygging av kostnadsoverskridelse
# 1 - Riktig planlegging
Planlegging fungerer som selve basen for hvert prosjekt eller virksomhet, og den beste måten å forhindre kostnadsoverskridelse på er å planlegge den før prosjektet blir gjennomført. Jo mer nøyaktige estimatene er, desto større er sjansene for at prosjektet holder seg til budsjettet.
# 2 - Kunnskap om leverandører
Leverandører må vurderes grundig før de ansettes. Full kunnskap om deres evner og erfaring i det arkiverte bør innhentes av prosjektet og virksomheten for å unngå worst case-scenarier. Riktig due diligence er nødvendig før forholdet til leverandøren blir sementert.
# 3 - Unngå Scope Creek
Mange unødvendige aktiviteter bør ikke finne noe sted i prosjektet, og virksomhet eller prosjekt skal holde seg i det opprinnelige omfanget av prosjektet med minst mulig avvik fra planen.
# 4 - Bruk av prosjektplanleggingsverktøyet
For å overvåke og kontrollere prosjektet, bør bruken av moderne verktøy som Gantt excel-diagrammet eller prosjektsporingsmalen implementeres slik at prosjektlederen er klar over hvert trinn i prosjektet og sjansene for kostnadsoverskridelse.
Konklusjon
Dette er et uunngåelig scenario som alle virksomheter eller prosjekter står overfor, men hvordan du kan minimere det eller redusere det, avhenger mye av ledelsen eller prosjektlederen. En proaktiv tilnærming kan hjelpe virksomheten med å redusere sjansene for kostnadsoverskridelse med riktig planlegging og en grundig analyse av estimatene.
