Audit Trail Betydning
En revisjonsspor er en systematisk registrering for å spore kilden til økonomiske data og gir kronologisk dokumentasjon på en rekke aktiviteter, og brukes derfor til å verifisere nøyaktigheten av data og spore transaksjoner.
Den svarer på tre grunnleggende spørsmål-
- Hva var begivenheten?
- Hvem har lansert / initiert arrangementet?
- Dato og tidspunkt for arrangementet?
Eksempler på revisjonsløype
Nedenfor er noen av eksemplene.
Eksempel 1
Hva ville være en revisjonsspor for en kartongkjøpstransaksjon?
Løsning -
Det vil bestå av en kvittering som inneholder detaljer om kontanter betalt i bytte mot kartong, datoen for transaksjonen og stedet der den er kjøpt.
Eksempel 2
Et selskap ønsker å kjøpe en bærbar PC for ansatte. Hva vil alle være inkludert i et revisjonsspor?
Løsning -
Økonomiteamet vil generere en innkjøpsordre for å godkjenne et kjøp. Butikken der du kjøper en bærbar PC, vil gi regningen detaljer om salgsdato, beløp og beskrivelse av varen du har kjøpt. Alle disse dokumentene vil bestå av et revisjonsspor.
Fordeler
Ulike brukere bruker det forskjellig, avhengig av kravene. Nedenfor er de betydelige fordelene med denne stien:
- Ansvar: Det setter ansvarlighet når det gjelder brukernes handlinger. Det forhindrer innføring av feil informasjon eller uautorisert tilgang til informasjon. Videre blir hver handling fra brukeren registrert, noe som hjelper til med å spore respektive endringer / modifikasjoner i systemet.
- Rekonstruksjon av hendelser: Den kan gjenopplive hele informasjonen og spore de grunnleggende detaljene knyttet til en hendelse om hvem, når og hva. Det hjelper til med å oppdage kildeproblemer og rette på det samme for å forhindre fremtidige hendelser.
- Inntrengingsdeteksjon: Det hjelper med å identifisere uautorisert tilgang. Mange forskrifter har gjort det obligatorisk for å opprettholde datakonfidensialitet. Det strekker seg til beskyttelse av immateriell eiendom, økonomiske poster, personlig informasjon, etc.
- Problemidentifikasjon: Gjennom sanntidsovervåking identifiserer revisjonslogger problemer som indikerer operasjonelle problemer, uvanlige eller mistenkelige aktiviteter eller systemfeil.
- Forhindre svindel - Når ordentlig journal føres, er det lett å oppdage inkonsekvens. Siden brukerne vet at transaksjoner er sannsynlig, vil de sannsynligvis ikke prøve å utføre slik aktivitet.
- Hjelper i revisjon - For de fleste virksomheter er en revisjon obligatorisk. Når stien opprettholdes for hver transaksjon riktig, blir det enkelt for revisorene å bestemme gyldigheten. Det gjør revisjonstiden og kostnadseffektiv. Det hjelper også revisorene å stole på den interne kontrollen i selskapet og bidra til å bestemme revisjonsområdet.
- Identifisering og korrigering av feil - Den gir omfattende og lett tilgjengelig informasjon som enkelt kan undersøkes for å finne ut eventuelle feil. Siden den sporer alt, kan feilen rettes på en gang og sparer tiden for flere personer som løser feilen flere ganger.
- Overholdelse av forskriftsstandarder - For å overholde forskriftsstandarden er det viktig å opprettholde en revisjonsspor. Det hjelper med å forstå innholdet i transaksjoner når og når det er nødvendig for juridiske formål.
- Lånedokumenter - Långivere krever bevis på inntekter og kontantstrømmer før lån til et selskap utvides. Denne stien fører en detaljert oversikt over transaksjoner som kan hjelpe til med å levere nødvendige dokumenter.
Begrensninger
- Utfordring i å opprettholde revisjonsspor inkludert plassering brukt for tilgang og lagring
- Dataloggene kan være tunge, noe som fører til en økning i lagringskostnadene.
- Noen ganger blir det vanskelig å finne en balanse mellom databeskyttelse og operativ ytelse.
- Tap av data gjennom upassende bruk kan koste mye med direkte skade på fortjeneste og omdømme eller søksmål.
Konklusjon
- Informasjon om revisjonsspor skal lagres på et sikret sted
- Det bør være rettidig og regelmessig sikkerhetskopiering av denne stien
- Bare nyttig informasjon bør samles inn for å unngå store lagringskostnader
- Revisjonslogger bør gjennomgås med jevne mellomrom
- Systembrukerne bør være oppmerksomme på revisjonsstier for å sikre tilgjengeligheten av stier
