Excel Work Breakdown Structure
En arbeidsstruktureringsstruktur (WBS) i Excel brukes til å visuelt representere bestillingen av forskjellige oppgaver og prosjektaktiviteter, tidsplan for ressurser under prosjektplanlegging. Det lar oss dele eller dele prosjektet i mer håndterbare deler ved å klassifisere prosjektoppgavene i et hierarki av hendelser som videre er delt inn i en rekke oppgaver som ikke er avhengig av noen annen oppgave for fullføring. Det brukes også til å fordele matchende utstyr, kostnader, materialer, arbeidskraft og varighet for fullføring av hver oppgave.
Hvordan lage en arbeidsfordelingsstruktur i Excel?
Eksempel 1
Det er maler tilgjengelig for arbeidsfordelingsmaler i Excel. Med disse malene kan vi opprette to typer arbeidsstrukturer:
Trestruktur
Denne strukturen ser slik ut:
Tabellvisning
Dette ser ut som nedenfor:
Trinn 1: Samle innganger
Før opprettelsen av WBS kreves flere innganger. Inngangene til WBS består av:
- Erklæring om prosjektomfang: Dette er en detaljert beskrivelse av prosjektets oppgaver og leveranser
- Erklæring om krav: Dette er en detaljert beskrivelse av resultatet som vil bli levert
- Organisatoriske prosessmidler: Dette inkluderer policyer, retningslinjer, maler, prosedyrer, planer for organisasjonen
- Project Scope Management Plan: Dette er et dokument som hjelper til å forstå hvordan endringer i prosjektets omfang kan håndteres
Trinn 2: Samlingsteam og interessenter
Dette trinnet innebærer å identifisere hvem som kan være med på å lage WBS. Det krever samarbeid med teammedlemmene. For eksempel kan teammedlemmene hjelpe til med å notere alle oppgavene for fullføring av prosjektet.
Trinn 3: Bestemme representasjon og tilnærming til WBS
Representasjonen kan være en tabellvisning eller en trestruktur som beskrevet ovenfor. For eksempel, for et bestemt prosjekt, er de to visningene av WBS som følger:
Trinn 4: Definere hovedleveranser og nivåer
Dette inkluderer å dele hovedleverandørene opp i flere komponenter og nivåer. Det er tre nivåer i en WBS. Det første er det komplette prosjektet, det andre inkluderer alle leveransene som kreves for å fullføre prosjektet, og det tredje inkluderer deling eller oppdeling av leveranser i mindre deler som arbeidspakker. Arbeidspakkene har en regel knyttet til seg, det vil si at de ikke skal fullføres på mindre enn 8 eller mer enn 80 timer. Denne 8/80 regelen brukes bare på arbeidspakker, da dette er elementene som tildeles teammedlemmet sammen med en tildelt frist.
Trinn 5: 100% regel
Denne regelen sier at hvert nivå på nedbryting i WBS må ha alle de leverbare elementene som representerer 100% av den overordnede leveransen. Denne regelen er viktig for å sikre at det ikke er duplikater. For dette er det nødvendig å sikre at summen av alle WBSs leveranser utgjør 100% av hele prosjektet. 100% bør brukes på alle undernivåene for optimale resultater.
Trinn 6: Nummereringsskjema
Etter å ha definert WBS-komponentene, skal hver komponent tildeles et nummer som kan refereres til som en WBS-ID. Dette representerer plasseringen i WBS-strukturen der hvert nivå av WBS er plassert. I det første nivået skal det første nummeret eller ID-en være 1, og følgende komponenter nummereres deretter sekvensielt. For eksempel vil 1.1 bli tilordnet for det første delnivåelementet, 1.1.1 for ytterligere delnivåelementer. 1.2 vil bli tildelt et annet underelement på første nivå.
Trinn 7: WBS Dictionary
Dette er et dokument som beskriver alle elementene i WBS.
Så etter alle disse trinnene ønsker en WBS-mal nedenfor:
Oppgavebeskrivelsene kan innrykkes enten manuelt ved hjelp av 'Innrykk' -knappene i 'Hjem' -fanen eller ved bruk av betinget formatering. En annen tilnærming kan også være å lage en liste der nummereringsskjemaet også er en del av Oppgavebeskrivelse, slik at det ikke kreves ekstra innrykk.
Eksempel 2
Når vi dekomponerer prosjektet, setter vi nå opp Excel for tilgang til eller mottak av dataene. La oss nå se hvordan vi kan lage en slik mal i Excel:
Trinn 1: Opprett kolonnene nedenfor over toppen:
- Oppgave-ID
- Oppgavebeskrivelse
- Forgjenger
- Eieren
- Roll
- % Ferdigstillelse
- Startdato
- Sluttdato
- Lever til
Trinn 2: Etter at kolonnene er opprettet, skal cellene formateres. Først formaterer vi celleoppgave-ID. For å formatere det, markerer vi først kolonnen som er angitt for oppgavens ID-nummer ved å klikke på bokstaven øverst i kolonnen. Høyreklikk på den valgte kolonnen, og velg deretter "Format celler" -> "Antall" og sett desimaler til 1. Deretter formaterer vi kolonne: Forgjengeren, som vil spore oppgaveavhengighet. Dette skal settes opp på samme måte som 'Oppgave-ID'. 'Startdato' og 'Sluttdato' skal settes opp for å godta oppgitte datoer.
Trinn 3: Skriv inn dataene.
Trinn 4: Neste kan vi bruke betinget formatering for forskjellige oppgaver, for eksempel si at vi ønsker å markere oppgaver som er knyttet til en bestemt leveranse, eller som er tildelt et bestemt medlem, eller oppgaver som skal betales innen et gitt tidsintervall
Trinn 5: Vi kan også se "data bar" -funksjonen for å representere en kolonne som "% Completion graphically". Denne funksjonen er tilgjengelig i rullegardinmenyen 'Betinget formatering'.
Ting å huske
- For å skape et effektivt WBS, bør substantiver brukes i stedet for verb for å holde fokus på leveranser.
- Et hierarki eller trestruktur bør brukes for å illustrere forholdet mellom leveranser for prosjektomfanget.
- Mens du borer gjennom nivåer av WBS, bør 100% regel følges.
- WBS bør bygges sammen med alle medlemmene.
- Toppnivået på WBS representerer det endelige prosjektet.
- Hver oppgavens varighet bør ikke være mer enn 10 dager.
- Hver oppgave skal være unik, og det skal ikke være duplikater.
- Det kan hjelpe i detaljert kostnadsestimering.
