Excel Prosjektledelsesmal
Prosjektledelse er en av de viktigste rollene i enhver organisasjon. Du kan ikke bare spore alle aktivitetene i prosjektet bare for hånd; du trenger litt programvare for å hjelpe deg med å administrere prosjektet bedre.
MS Excel er en av programvaren som kan hjelpe deg med å spore prosjektets status med enkle maler på plass. I denne artikkelen viser vi deg eksklusivt å bruke excel til å utarbeide prosjektledelsesmaler i excel.
Hvordan bruker jeg Excel til å forberede maler for prosjektledelse i Excel?
Nedenfor er eksemplene for å utarbeide prosjektledelsesmaler i Excel.
Eksempel # 1 - Excel-prosjektledelsesmal ved hjelp av Gantt-diagram
Gantt Chart er et av disse diagrammene i excel, noe som er veldig nyttig for å gjennomgå oppgavene til prosjektet, nåværende status mot fastsatte standarder.
Når prosjektet er i gang etter en uke som prosjektleder vil vite status for prosjektet, om det er i kø eller ikke. Fra starten av prosjektet til slutten av prosjektet på hvert trinn, kan du spore prosjektstadiene.
Anta at du er et arrangementsledelsesselskap og at du hadde tatt et veldig viktig prosjekt som er veldig lukrativt for deg. Men det eneste er at du trenger å utføre oppgavene basert på agendaen gitt av arrangørene. Tenk nedenfor er agendaen gitt av arrangørene.
La oss nå lage et Excel Gantt-diagram for å spore alle aktivitetene.
Trinn 1: Velg bare starttid og sett inn et søylediagram. Gå til INSERT-fanen og sett inn stablet søylediagram.
Trinn 2: Nå må diagrammet ditt se slik ut.
Trinn 3: Høyreklikk nå på diagrammet og velg Velg data.
Trinn 4: Nå, i vinduet nedenfor, velger du Legg til.
Trinn 5: I serienavnet velger du minutter i vinduet nedenfor, og for dataverdi velger du data fra C2: C14. Klikk på OK.
Trinn 6: I vinduet nedenfor velger du EDIT-alternativet på høyre side for våre horisontale akselapper.
Trinn 7: Velg nå horisontale verdier som våre oppgaver. Klikk på OK.
Trinn 8: Diagrammet ditt skal se slik ut nå.
Trinn 9: Vi må lage litt formatering for å få det til å se bedre ut. Velg horisont-seriens verdier, dvs. tidsverdi. Høyreklikk og velg å formatere Axis.
I aksen gjelder formatering under verdiene.
Trinn 10: Nå vil tidsformatet se slik ut i diagrammet.
Trinn 11: Velg blå fargede søyler, høyreklikk og velg, formater dataserier.
Trinn 12: Gå til FILL og velg NO FILL.
Trinn 13: Nå kaffefargede søyler og klikk på format dataserier og gå til FILL og velg de forskjellige fargene etter ønske.
Og diagrammet ditt er klart til å overta oppgaven, og du kan administrere prosjektet bedre nå.
Eksempel 2 - Eksempel på salgssyklussporing
Nå skal vi se hvordan du lager en salgssyklus tracker med excel. Tenk på dataene nedenfor for dette eksemplet. Data inkluderer salgsstartdato, sluttdato, mål, antall dager fullført, nåværende prestasjon og avvik, og mange andre ting.
Trinn 1: Nevn først Target & Current Sales. Ankom variansverdi, dvs. mål vs gjeldende.
Trinn 2: Nå kommer prosjektavslutning%.
Trinn 3: Nevn nå salgsstartdato og sluttdato.
Trinn 4: Etter at dette ankommer, netto arbeidsdager mellom startdato og sluttdato.
Trinn 5: Nå nå mål per dag ved å dele målet med antall, tilgjengelige dager.
Trinn 6: Kom nå til gjeldende dato ved å bruke TODAY-formelen i Excel.
Trinn 7: Beregn nå nr. Av dagens fullførte fra startdato til gjeldende dato.
Trinn 8: Ankomme som per daglig mål hva som skal være den nåværende inntekten.
Trinn 9: Beregn nå Gj.snitt per dag oppnådd så langt.
Trinn 10: Beregn om det gjennomsnittlige trendsalget fortsetter for resten av prosjektet, hva vil være sluttinntektene.
Trinn 11: Nå, nå oppnådd prosentandel hvis samme trend fortsetter.
Nå har vi fullført beregningsdelen. Ved hjelp av dette, la oss lage noen visuelle excel-diagrammer som kan hjelpe oss med å spore prosjektet ved å bare se på diagrammet.
Trinn 1: La oss lage et enkelt kolonnediagram først. Velg cellen B6 og opprett et kolonnediagram.
Trinn 2: Høyreklikk på diagrammet og velg Velg data.
Trinn 3: Klikk nå på LEGG TIL.
Trinn 4: Ikke velg noe i vinduet nedenfor, bare trykk på OK.
Trinn 5: Vi har et diagram som dette nå.
Trinn 6: Velg nå linjen og klikk Format Data Series. På høyre side vil du se dialogboksen Format Data Series.
Trinn 7: Få serien til å overlappe 100%.
Trinn 8: Nå er begge kolonnene overlappende, og diagrammet ser slik ut.
Trinn 9: Endre nå fargen på den røde linjen til NO FILL.
Trinn 10: Jeg ser ikke slik ut.
Trinn 11: Tegn en rund form rett under diagrammet og juster den.
Trinn 12: Legg til diagramtittel.
Vi har ett diagram klart. På samme måte kan du opprette det andre diagrammet også for Oppnådd% i samme trend.
Vi har to diagrammer som ser slik ut nå.
Du trenger bare å oppdatere dine daglige salgstall i celle B3. Alt vil endres automatisk for deg.
Hvis du observerer malen nå som på 14 th februar 2019 totalt 33 dager er fullført, og strømmen skal ha vært 1,51 lakh USD, men de faktiske inntektene er nå 1,1 lakh, dvs. 22% av den totale omsetningen.
Målet per dag var i begynnelsen 4587 USD (B11-celle) per dag, men per i dag er prestasjonen 2894,74 USD per dag (B16-celle).
Hvis den samme trenden på 2894,74 per dag fortsetter resten av prosjektperioden, vil den gi deg 2,53 lakh USD, som er 50,67% av den målrettede inntekten i starten.
Ved å bruke denne prosjektledelsesmalen kan du spore ditt daglige salgsmål vs. faktiske inntekter.
Ting å huske om prosjektledelsesmal i Excel
- Diagrammer lades automatisk hvis du endrer kolonnene for manuell oppføring.
- Du kan lage et Gantt-diagram for aktiviteter der oppgavene følges etter hverandre.
- Når det gjelder forskjellige prosjektledelsesmaler, må du identifisere oppgavene og aktivitetslinjen som er involvert i prosjektet.
Du kan laste ned denne Excel-malen for Project Management her - Project Management Excel Template.
