Full form for PO - Innkjøpsordre
Den fulle formen for akronymet PO er innkjøpsordre. Det er et dokument utarbeidet og sendt av kjøperens kjøpsavdeling til selgeren som nevner beskrivelsen, mengden og prisen som er avtalt gjensidig for varene eller tjenestene som er ment å anskaffes. Den brukes av innkjøps- eller anskaffelsesteamene til å bestille med eksterne parter.
Funksjoner av PO
Vanligvis inneholder følgende detaljer en innkjøpsordre.
- Mengde beregnet på å anskaffes
- Beskrivelse av produkt eller tjeneste
- Spesielle merkenavn eller produktkode, om nødvendig
- Per enhetspris
- Ønsket leveringstidslinje
- Fraktsted for levering
- Fakturaadresse
- Betalings- og leveringsrelaterte vilkår
Typer PO
Det er fire typer innkjøpsordrer som normalt brukes.
# 1 - Standard innkjøpsordre
Den lages når alle de viktigste kjøpsbetingelsene er kjent på tidspunktet for bestillingen, for eksempel antall, pris, leveringstidslinje og betalingsbetingelser. Som sådan brukes de når det er sikkerhet med hensyn til ordre og relaterte vilkår.
# 2 - Planlagt innkjøpsordre
Den utstedes når de fleste detaljene med hensyn til bestillingen er kjent på tidspunktet for utarbeidelsen av bestillingen, men nøyaktige leveringsbetingelser og tidsplaner er ikke kjent. Dermed, når man foretar denne PO, forpliktes det til at mengden som kreves og prisen skal betales, men bare en estimert leveringsplan er nevnt.
# 3 - Innkjøpsordre
En slik PO blir laget når detaljer med hensyn til pris og mengde heller ikke er kjent. Bare varedetaljer med leveringsbetingelser er nevnt. Den maksimale mengden vil imidlertid bli nevnt på PO, og kjøperen kan kjøpe innenfor den angitte grensen. Også den estimerte prisklassen kan nevnes.
# 4 - Kontraktsordre
I en slik PO er produktet eller tjenesten også ukjent. Man kan nevne vilkårene som skal avtales med selgeren.
Hvordan fungerer PO?
Når selskapet har et krav om å anskaffe varer eller tjenester, reiser kjøperen en PO til selgeren. Ved mottak av PO, gir selgeren en bekreftelse til kjøperen om nevnte ordre kan fullføres av den eller ikke. I tilfelle selger mener det ikke er mulig å fullføre bestillingen, vil det samme bli kommunisert, og PO vil bli kansellert. Hvis bestillingen søkes fullført, vil det bli lagt til rette for det samme. Når bestillingen er fullført, reiser selgeren en faktura til kjøperen som nevner det aktuelle PO-nummeret for å matche det samme med faktisk levering. Etter at fakturaen er hevet, må betaling gjøres i henhold til avtalte betalingsbetingelser.
Eksempel Format på PO
Et eksempel på bestillingsformat er produsert nedenfor.
Forskjellen mellom innkjøpsordre og faktura
Innkjøpsordren utstedes for å legge inn en ordre på varer eller tjenester. Det samme utstedes av kjøperen til selgeren. Den inkluderer detaljene med hensyn til bestillingen og levering. PO utgjør kontrakten for salg.
Faktura utstedes av selger til kjøper når leveransen er fullført og ber kjøper om betaling av det endelige beløpet. Fakturaen består av pris og det endelige beløpet som skal betales, betalingsrelaterte vilkår og kredittperioden som er tillatt for kjøperen. Faktura utstedes når levering av varer eller tjenester er fullført. I motsetning til PO bekrefter fakturaen salgskontrakten.
Viktigheten av PO
En innkjøpsordre er et veldig nyttig dokument som brukes til å plassere en ordre. Det hjelper å kommunisere kravene til selgeren tydelig. Når den faktiske leveransen er gjort, kan det samme kryssjekkes med innkjøpsordren for å finne en hvilken som helst avvik mellom de to. Det er praktisk for både selger og kjøper å holde ordreopplysningene dokumentert gjennom innkjøpsordren.
Fordeler
- PO hjelper kjøperen med å legge inn en ordre på varene og tjenestene den har til hensikt å anskaffe uten å foreta betalingen.
- Det hjelper med å spore ordrene og unngår dobbel bestilling.
- Det er et viktig dokument som inngår i en revisjonsspor.
- For en selger er det nyttig å få informasjon om kjøperens krav.
- Faktisk levering kan undersøkes med en innkjøpsordre, og eventuelle avvik kan settes i tvil.
- PO fungerer som et juridisk dokument som viser vilkårene som er avtalt for kjøp av varer eller tjenester.
Ulemper
- Selv for mindre bestillinger kreves det at PO utføres og synes å være unødvendig papirarbeid for slike små bestillinger.
- Å generere innkjøpsordrer er en tidkrevende prosess.
Konklusjon
Innkjøpsordrer blir brukt nesten av hver bedrift som en del av anskaffelsesprosessen. Det samme er nyttig å ha tydelig kommunikasjon med hensyn til bestillingen som legges.
