Datavalidering i Excel
Datavalidering i Excel brukes til å begrense en bruker til å levere innganger til bestemte celler eller inngangsområder. For data med et stort antall brukere kan det være flere formater for de samme dataene, så vi bruker datavalidering der vi gir en forhåndsvisning definerte innganger for en bruker å velge mellom for å unngå flere forskjellige formater av samme data, er validering av data tilgjengelig i dataverktøyet i datafanen.
Datavalidering lar deg - lage en liste over oppføringene som tillates / ikke kan legges inn i en regnearkcelle, lage en feil / varsel / advarsel for å forklare mer om de tillatte verdiene i en regnearkcelle, opprette meldinger som skal vises når ugyldige data legges inn i en celle.
Formål med datavalidering
- Formålet med datavalidering er å begrense brukere fra å legge inn ugyldige dataverdier i regnearket.
- Det er også nyttig å raskt samle inn, sortere og studere dataene etter å ha sagt at verdiene har et definert kriterium og kan sees via datavalideringsvinduet.
- Dette fungerer som en retningslinje for brukerne mens de skriver inn dataene, da egendefinerte meldinger som nevner gyldig dataformat vises når en regnearkcelle er valgt.
Hvordan bruker du datavalidering i Excel?
Trinn 1: Det første trinnet for å opprette datavalidering er å velge cellene eller kolonnene som inneholder data.
Trinn 2: Gå til Data-fanen og klikk på Data Validation.
Trinn 3: Velg alternativ 1 dvs. datavalidering fra listen over alternativer.
Trinn 4: Når du klikker på Datavalidering, vises et nytt vindu, som vist i følgende skjermbilde.
Trinn 5: 1 st kategorien er Innstillinger. Den inneholder valideringskriterier og dataformatet, som skal tillates.
Trinn 6: Man kan velge å ignorere blanke verdier ved å klikke i avmerkingsboksen 'Ignorer tom'.
Trinn 7: 2- nd fliken er inngangsmelding hvor man kan gå inn i meldingen som skal vises når en celle blir valgt.
Trinn 8: 3 rd kategorien er feil Alert. Dette brukes til å konfigurere feilmeldingene som skal vises når en ugyldig dataoppføring blir gjort i de konfigurerte cellene eller kolonnen. Feiltypene og dermed tegnet som vises for feilen kan være Stopp, Advarsel eller Informasjon.
Ulike dataformater for tillatte data
- Hele tallet - sier at formatet som skal tillates er hele tallene.
- Desimal - angir at formatet som skal tillates er desimaltall.
- Liste - angir at formatet som skal tillates er en rullegardinliste.
- Dato - angir at formatet som skal tillates er datoene.
- Tid - angir at formatet som skal tillates er tidsverdiene.
- Tekstlengde - angir den tillatte lengden på teksten som skal legges inn i en celle.
- Egendefinert - angir hvilken som helst tilpasset formel.
Ulike kriterier for datavalidering
- mellom - sier at verdien skal være mellom det angitte minimums- og maksimumstallet.
- ikke mellom - sier at verdien ikke skal være mellom det angitte minimums- og maksimumstallet.
- lik - sier at verdien skal være lik det gitte tallet.
- ikke lik - sier at verdien ikke skal være lik det gitte tallet.
- større enn - sier at verdien skal være større enn det gitte tallet.
- mindre enn - sier at verdien skal være lavere enn det gitte tallet.
- større enn eller lik - angir at verdien skal være større enn eller lik i utmerke det gitte tallet.
- mindre enn eller lik - angir at verdien skal være mindre enn eller lik det gitte tallet.
Ulike varslingsstiler i Excel-datavalidering
- Stopp - Det hindrer brukere i å angi ugyldige data i en regnearkcelle. Stoppvarslingsvinduet gir brukeren to alternativer - Prøv på nytt og Avbryt.
- Advarsel - Det advarer brukerne om at ugyldige data er angitt. En advarsel hindrer imidlertid ikke brukeren i å angi ugyldige data. Det gir tre alternativer for brukeren - Ja, Nei og Avbryt.
- Informasjon - Den informerer brukeren om at de oppgitte dataene er ugyldige. Som advarsel hindrer det ikke brukeren i å angi ugyldige data. Den viser to alternativer for brukeren - OK og Avbryt.
Eksempel på Excel-datavalidering (tallvalidering)
Som vist i figuren. 1, -2,5 er merket rødt, noe som indikerer ugyldige data. En verktøytips med en melding - 'Angi tall større enn null' vises. En regel tilordnes kolonnen B som følger.
Som vist i figuren. 2, er valideringskriteriene angitt, tallet "desimal" skal være større enn eller lik null. Betydning, negative verdier er begrenset.
Ting å huske
- Det er ikke fullstendig korrektur og kan lett brytes.
- Hvis dataene fra celler uten validering kopieres til cellene med validering på plass, blir ikke de angitte dataene validert, og datavalidering overstyrer datavalidering, noe som resulterer i ingen validering på de kopierte dataene.
