Definisjon av utgiftsregnskap
Utgiftsregnskap refererer til identifisering av utgifter i inneværende regnskapsperiode, som innebærer mye vurdering og regnskapsdataanalyse. Det inkluderer bestilling av fakturaer, opprettelse av nye leverandører i systemet, momsregnskap, periodisering, forhåndsbetalt, leverandørbokanalyse, rettidig betaling osv.
Registrere utgifter i regnskap med eksempler
# 1 - Fakturabestilling
Så snart vi mottar fakturaen fra en leverandør, blir den booket av leverandørens leverandør. Ved bestilling av fakturaen må den tilknyttede selskapet sjekke fakturadatoen, perioden den gjelder, endringer i betalingsinstruksjoner, eventuell merverdiavgift og andre detaljer. Når den tilknyttede har bestilt fakturaen, går den videre for godkjenning til General Ledger-teamet, som sjekker om kontokodingen er riktig.
Etter det går det til avdelingsleder for godkjenning for å sjekke om utgiften er gyldig og forventet. Når den har gått gjennom godkjenningsprosessen, går fakturaen til statskassen for betaling.
Regnskapspost ved fakturabokning
La oss si at vi mottar en faktura på $ 1000 for markedsføringskostnader -
Journal når fakturaen er booket -
Journal når faktura er betalt -
# 2 - Periodisering av utgifter
En av de mest kritiske sidene ved utgiftsregnskap er å identifisere og vurdere utgiftene i inneværende regnskapsperiode. I virkelige situasjoner mottar vi mange ganger ikke fakturaer fra leverandører i tide på grunn av forskjellige årsaker, eller de sitter fast i transitt.
I disse tilfellene, når vi er sikre på at vi vil motta fakturaen, legger vi opp periodiseringsoppføringene. Periodisering er en prosess for å innregne utgiftene for gjeldende periode, selv om vi ikke har mottatt fakturaene fra leverandøren.
Regnskapsføring for periodisering
La oss si at leverandør X hadde levert te og kaffe for $ 4000 i juni 2019, men fakturaen er ennå ikke mottatt, i dette tilfellet vil følgende oppføringer bli lagt ut -
Journal når periodisering er booket -
Journal når faktura er mottatt -
Journal når faktura er betalt -
# 3 - Forhåndsbetalt
Noen ganger får vi års- eller kvartalsfakturaer fra leverandører, som vi må betale på forhånd. Vi må også spre disse utgiftene over den relaterte perioden mens vi anerkjenner dem i bøkene.
Det viser kostnadsbeløpet relatert til forskuddsbetaling i balansen, og det frigjør gjeldende periodebeløp til resultatregnskapet.
Regnskapspost for forskuddsbetalte
La oss si at leverandør X fakturerer et selskap kvartalsvis på forhånd for vedlikehold av kontor klimaanlegg. I juli mottas en regning på $ 4500 for perioden juli-september 2019. Mens det ble gjort regnskap i juli måned, blir $ 1500 frigitt til Profit & Loss A / C, og $ 3000 er vist som en forskuddsbetalt eiendel i balansen.
Deretter frigjøres $ 1500 til Profit & Loss-kontoen som månedlige utgifter i august og september 2019. Her er regnskapsoppføringen -
I juli -
Journal når forhåndsbetalt er booket -
Journal når faktura er betalt -
I august -
Journal når forhåndsbetalt frigjøres -
I september måned -
Journal når forhåndsbetalt frigjøres -
# 4 - Betalinger
Det er et avgjørende trinn da det involverer utgående midler, som ikke må gå til en feil konto. Personen som setter opp betalingen, må sørge for at kontoen er satt opp riktig og bekreftet to ganger.
Mens du foretar betalinger, er også valutaoppsettet viktig. Hvis vi betaler EURO i stedet for USD, vil banken belaste ekstra for valutakonvertering, og leverandøren vil også motta ekstra betaling.
Fordeler
- Regnskap representerer et nøyaktig og rettferdig syn på en virksomhets økonomiske status
- Tilrettelegging for revisjon blir lett ettersom utgiftene blir innregnet i den perioden det gjelder
- Skattearkivering, beregning av internprising og annen lovpålagt overholdelse blir lettere
- Forbedrer offentlig tro og investorers tillit som er bra for virksomheten
- Data brukes til budsjettering og ulike beslutningstiltak
- Forbedret forhold til bankene gjør det enkelt å finansiere aktiviteter
Poeng å merke seg om endringer i utgiftsregnskap
I dagens globalisering og økende samsvarskrav, endres prosessen. Med introduksjonen av IFRS globalt er det betydelige endringer i prosess for regnskapsføring, slik at regnskapsførerne må sørge for at implementeringen er jevn, og organisasjonen er IFRS-klar.
Konklusjon
Utgiftsregnskap er en viktig del av den samlede regnskapsprosessen ettersom dataene brukes til planlegging, budsjettering og beslutningsprosesser. En god utgiftsrapporteringsmekanisme på plass strekker seg langt i veksten av enhver organisasjon, så enhver organisasjon må ha et robust system og kvalifisert personell for utgiftsrapportering.
