Utgiftsrapport (definisjon, eksempler) - Hvordan lage?

Innholdsfortegnelse

Hva er utgiftsrapporten?

Utgiftsrapporten er definert som den type rapport som dokumenterer utgiftene som virksomheten eller de ansatte i virksomheten har, og som kan opprettholdes månedlig, kvartalsvis eller årlig.

Forklaring

  • Hver liten til mellomstor bedrift fører en utgiftsrapport.
  • Midtledernivå eller avdelingsnivå utarbeider slike rapporter.
  • Det kan deles inn i mindre divisjoner for å avgjøre hvilket område eller avdeling for virksomheten som koster mer for organisasjonen.
  • Selskapet fører slike rapporter for revisjon.
  • De sender denne rapporten til toppledelsen i virksomheten. Toppledelsen bestemmer hvilken utgift som skal refunderes til den ansatte og hvilken ikke.
  • De refunderte utgiftene blir deretter brukt til innregning av skattepliktig og regnskapsmessig fortjeneste.

Egenskaper

  • Utgiftsrapporten består av arbeidsgiverens utgiftspolitikk for sine ansatte. Den dokumenterer også reisepolitikken og hvilke utgifter som ikke vil bli tilbakebetalt til den ansatte av arbeidsgiveren.
  • Den vedlikeholdes og forberedes av organisasjonens utgifts- og lønnsavdeling. Når de mottar ansattes refusjon og kravskjema, er det de som vil verifisere detaljene om de utgiftene som den ansatte har delt som delt under gjeldende kvitteringer og bevis og utarbeide den medarbeidernes kloke rapport.

Hvordan lage en utgiftsrapport?

Ulike organisasjoner som opererer i forskjellige bransjer har forskjellige metoder og maler. Imidlertid bør lønns- og utgiftsrapporteringsavdelingen i enhver organisasjon følge følgende trinn for å opprette og formulere -

  1. Lønnsavdelingen skal ha godkjenninger på utgiftspolitikken fra respektive avdelinger i organisasjonen.
  2. Basert på gjeldende retningslinjer, bør den utøvende ha tilgang til online utgiftsføringssystemet eller utføre datainnføring i det konsoliderte excel.
  3. Ledelsen bør oppgi datoen for utgiften.
  4. Ledelsen bør angi utgiftsbeløpet og nevne det aktuelle leverandørnavnet.
  5. Etter å ha revidert den angitte informasjonen, som nevnt i kvitteringen, skal den utøvende personen sende rapporten til neste nivå godkjenning.

Eksempel på utgiftsrapport

La oss ta eksemplet fra ABC Inc. Den ansatte reiser til stedet for å legge et nytt prosjekt. 23. januar 2019 presenterte den ansatte en måltidsutgift på $ 200, hotellkostnaden på $ 100 og diverse. koster $ 250. 24. januar 2019 rapporterte den ansatte underholdnings- og filmutgifter på $ 130, sammen med et måltidskostnad på $ 230 og et hotell for å holde utgiften på $ 500.

Hjelp lønnsledelsen med å utarbeide rapporten om den ansattes rapporterte utgifter.

Løsning:

Forbered utgiftsrapporten som vist nedenfor: -

Følgende vil være resultatene: -

Kolonner med utgiftsrapport

Kolonnene vil normalt være sammensatt av følgende detaljer: -

  1. Utgiftsdatoen.
  2. Utgifternes art eller art;
  3. Navnet på leverandøren der tjenestene ble hentet eller varene ble kjøpt.
  4. Utgiftsbeløpene.
  5. Navnet på kontosjefen der det skal nevnes og belastes.
  6. Trekk og justeringer av tidligere innleveringer fra de ansatte;
  7. Hver kontotype skal være subtotalt.
  8. Den totale summen som skal tilbakebetales etter anmodning fra den ansatte.

Viktighet og bruk

Utgiftsrapportene opprettholdes for å føre ansvarlighet når det gjelder organisasjons utgiftsvaner. Dette er rapportene som det kan henvises til i tilfelle økonomiske tvister og revisjonsaktiviteter. Med riktig vedlikehold og ansvarlighet for disse rapportene på en jevnlig og regelmessig basis, sørger det for at dine ansatte budsjetterer med full ansvarlighet for å holde virksomheten økonomisk beskyttet og levedyktig.

Slike rapporter gjør både arbeidstaker og arbeidsgiver ansvarlig overfor virksomheten når det gjelder deres bruksvaner. Noen utgifter får fradrag for skattepliktig inntekt i henhold til inntektsskattelovene, og derfor må store selskaper levere en konsolidert rapport til inntektsavdelingen i landet for å få slike fradrag. Det kan sendes inn som et tilleggsdokument sammen med rapportering av totale gjeldende utgifter i skatteformene mens du arkiverer for skatt hos inntektstjenesten.

fordeler

  • Utgiftsrapporten gjør det lettere for revisor å verifisere detaljene om utgifter som virksomheten krever.
  • Det lar dem bekrefte utgiftsdetaljer med kvitteringene som er tilgjengelige og vedlagt av de ansatte.
  • Det styrker den interne kontrollen.
  • Den spesifiserer hvilken utgiftspost som refunderes og hvilken som ikke refunderes.
  • Det er tilgjengeligheten av mange IT-programvare i markedene som gjør det mulig for virksomheten å utarbeide, formulere og tilpasse rapporter.

Ulemper

  • De passer for et stort selskap og ikke for solo-entreprenører og mikrobedrifter.
  • Disse rapportene stemmer kanskje ikke overens med kvitteringene som følger av de ansatte på grunn av feil i dataregistrering av informasjon.
  • Med enklere ord er rapportene alltid utsatt for feil fremstillinger og regnskapssvindel.
  • Det øker administrasjonskostnadene ved håndtering av varer og regelmessig oppdatering av utgiftsposter i rapporteringssystemet.
  • Det er veldig vanskelig å overvåke hver utgiftspost i henhold til utgiftspolitikken hvis størrelsen på organisasjonen er veldig stor.

Konklusjon

Utgiftsrapportene kan betraktes som rapporter som fremhever typen utgifter som kan refunderes og typen utgifter som ikke kan refunderes. Refusjon av utgifter skjer i henhold til gjeldende skattelovgivning i nasjonen og gjeldende utgiftspolicy for arbeidsgiveren. Det kan være nyttig for store organisasjoner som normalt har store utgifter på daglig basis og hjelper til med å effektivisere den samlede prosessen.

Interessante artikler...