Gruppere rader i Excel
Organisering av store data ved å kombinere underkategoridata er prosessen, og den kalles “ Gruppering av rader ” i excel. Når antall elementer i linjen ikke er viktig, kan vi velge grupperader som ikke er viktige, men bare se delsummen for disse radene. Når dataradene er enorme, blar du nedover og lesing av rapporten kan føre til feil forståelse, slik at grupperingen av rader hjelper oss å skjule det uønskede antall rader.
Antall rader er også lang når regnearket inneholder detaljert informasjon eller data. Som rapportleser av dataene ønsker de ikke å se lange rader; i stedet vil de bare se detaljvisningen, men hvis de trenger annen detaljert informasjon, trenger de bare en knapp for å utvide eller skjule visningen etter behov.
I denne artikkelen vil vi vise deg hvordan du grupperer rader i excel med utvid / kollaps for å maksimere rapportvisningsteknikken.
Hvordan gruppere rader i Excel med utvid / skjul?
Se for eksempel på dataene nedenfor.
I datatabellen ovenfor har vi by- og statsrelaterte salgs- og kostnadsdata, men når du ser på de to første radene med dataene, har vi staten "California", og byen er "Los Angeles", men salget skjedde kl. forskjellige datoer, så som en rapportleser foretrekker alle å lese hva statlig salg og bymessig salg i en enkelt kolonne, så ved å gruppere radene kan vi lage en oversikt over en enkelt linje.
Følg trinnene nedenfor for å gruppere rader i Excel.
Trinn 1: Opprett først en delsum som den nedenfor.
Trinn 2: Velg nå de første delstatsradene (California by), unntatt delsummer.
Trinn 3: Gå til DATA-fanen og velg alternativet "Gruppe".
Trinn 4: Klikk på rullegardinlisten i excel av "Group" og velg "Group" igjen.
Trinn 5: Nå vil det spørre deg om du skal gruppere rader eller kolonner. Siden vi grupperer " Rader ", velger du rader og klikker på ok.
Trinn 6: I det øyeblikket du klikker på "Ok", kan du se en felles linje på venstre side.
Klikk på “ MINUS ” -ikonet og se magien.
Nå kunne vi bare se det totale sammendraget for byen "California", igjen. Hvis du vil se detaljert sammendrag av byen, kan du klikke på "PLUS" -ikonet for å utvide visningen.
Nå velger du igjen byen “ Colorado ” og klikker på “ Group ” -alternativet.
Nå vil den gruppere seg for " Colorado " -staten.
Grupper ved hjelp av hurtigtast
Med en enkel snarvei i Excel kan vi gruppere utvalgte rader eller kolonner veldig enkelt. Hurtigtasten for å raskt gruppere dataene er SKIFT + alt = "" + Høyre piltast.
Velg først radene som må grupperes.
Trykk nå hurtigtasten SHIFT + alt = "" + Pil høyre for å gruppere disse radene.
I det ovennevnte har vi sett hvordan gruppere dataene og hvordan gruppere rad med utvide og skjule alternativ ved å bruke PLUS & MINUS ikoner.
Det eneste problemet med metoden ovenfor er at vi trenger å gjøre dette for hver stat individuelt, så dette tar mye tid når det er mange stater som er der. Hva ville være din reaksjon hvis jeg sier at du kan gruppere med bare ett klikk ???
Utrolig, ikke sant? Ved å bruke " Auto Outline " kan vi automatisk gruppere dataene.
Eksempel 1 - Bruke Auto Outline
Det første vi trenger å gjøre er å lage delsummer rader.
Plasser nå en markør innenfor dataområdet. Under rullegardinlisten Gruppe kan vi se ett annet alternativ enn "Gruppe", dvs. " Auto Outline ".
I det øyeblikket du klikker på dette alternativet “Automatisk omriss”, vil det gruppere alle radene som er der over delsummen.
Hvor kult er dette ??? Veldig kult, er det ikke?
Eksempel 2 - Bruk av delsummer
Hvis det er ett problem å gruppere radene for den enkelte byen, er det enda et problem før gruppering av rader, dvs. å legge til delsum rader.
Når hundrevis av stater er der, er det en tøff oppgave å opprette en delsumrad for hver stat hver for seg, så vi kan bruke alternativet “Delsum” for raskt å lage en delsum for den valgte kolonnen.
For eksempel hadde vi dataene som nedenfor før vi opprettet delsum.
Under kategorien Data har vi et alternativ kalt “ Delsum ” rett ved siden av “ Gruppe ” -alternativet.
Klikk på dette alternativet ved å velge noen av cellene i dataområdet; det vil vises under alternativet først opp.
Velg først kolonnen som må ha en delsum; i dette eksemplet trenger vi delsum for " Stat ", så velg det samme fra rullegardinlisten "Ved hver endring i."
Deretter må vi velge funksjonstypen siden vi legger til alle verdiene for å velge “ Sum ” -funksjonen i Excel.
Velg nå kolonnene som må summeres. Vi trenger sammendraget av " Salg og kostnad " -kolonnene, så velg det samme. Klikk på "Ok."
Vi vil ha raske delsum rader.
La du merke til en spesiell ting fra bildet ovenfor ???
Det har automatisk gruppert rader for oss !!!!
Ting å huske her
- Gruppering av rader snarvei er Shift + alt = "" + Høyre piltast.
- Data for delsumbehov skal sorteres.
- Auto Outline grupperer alle radene over delsummen.
