Gruppedata i Excel
Jo flere data du har, desto mer forvirring vil det skape i det endelige sammendragsarket. Hvis du for eksempel viser månedlige salgsrapporter fra forskjellige kategorier, og hvis kategoriene er for mange, kan vi ikke se fullstendig oversikt over sammendraget i en enkelt vindusramme. Når sammendraget overstiger mer enn en vindusramme, må vi bla nedover eller bla over for å se tallene til den andre måneden, så i slike tilfeller er det lurt å gruppere dataene. I denne artikkelen vil vi vise deg måtene å gruppere data i Excel.
For mye av underkategorilinjene kan være overveldende å se og veldig kompliserte å lese; dette øker sjansene for å lese feil. Det gode er excel fleksibelt, og vi kan organisere dataene til gruppen for å lage et presist sammendrag ved å legge til PLUS eller MINUS tegn.
Hvordan gruppere data i Excel?
Eksempel 1
Nedenfor er sammendraget av det månedlige salgssammendraget på tvers av forskjellige kategorier av virksomheten.
Som du kan se ovenfor, kunne vi bare se to måneders sammendrag i enkeltsidevisningen. For å se sammendraget av andre måneder, må vi bla til høyre for arket for å se andre gjenværende måneder for å se sammendraget, men ved å gruppere dataene kan vi se i en enkelt sidevisning som den nedenfor.
Ok, la meg vise deg hvordan du grupperer den første månedens brudd i underkategorien.
- Trinn 1: Velg kolonner som vi trenger å gruppere; i dette eksemplet må vi gruppere oppdelingskolonner for underkategorier og se den eneste månedlige totalen, så vi må bare velge underkategorikolonner.
- Trinn 2: Etter å ha valgt kolonnene til gruppen, gå til Data-fanen; under områdekategorien i kategorien Data har vi et alternativ for "Gruppe".
- Trinn 3: Klikk på rullegardinlisten i excel av "Group" og velg igjen "Group".
Så snart du velger alternativet "Gruppe", kan vi se at de valgte kolonnene er gruppert sammen.
Klikk på "Minus" -ikonet for å se bare "Jan" måned totalt.
- Trinn 4: Tilsvarende velger du den andre måneden "Feb" -kolonnene og grupperer dataene.
- Trinn 5: Et tips her er at du ikke trenger å klikke på “Gruppe” -alternativet hver gang fra DATA-fanen. snarere, når grupperingen av den første måneden er over, velger du andre månedskolonnen og trykker på F4-tasten for å gjenta forrige oppgave en gang til.
Som denne gjenta, trinnene for hver måned for å gruppere dataene.
Så når vi vil se den spesifikke månedsoppdelingen i underkategorien, trenger vi bare å klikke på PLUS-ikonet for å utvide den grupperte kolonnevisningen.
For eksempel, hvis jeg vil se "Mar" måneders underkategori oppdelingsverdier, må vi klikke på "PLUS" -ikonet.
For å gruppere kolonnene, klikk på minustegnet.
Eksempel 2 - Hurtigtast for å gruppere dataene
En snarvei er en måte å øke produktiviteten i Excel, så gruppere data for å ha en hurtigtast.
Hurtigtasten til de valgte gruppedataene er ALT + SKIFT + Høyre pil.
- Trinn 1: Velg først kolonnene som skal grupperes.
- Trinn 2: Trykk nå hurtigtasten ALT + SKIFT + Høyre pil.
Eksempel # 3 - Vis raskt skjulte (utvidede) og grupperte data
Som vi gjorde ovenfor, kan vi gruppere dataene for å se et sammendrag av en enkelt side eller et sammendrag av ett vindusramme i Excel. Når vi grupperer dataene øverst til venstre i regnearket, kan vi se nivåknapper.
Hvis du klikker på første nivå-knappen, dvs. "1", kan vi se "grupperte" data; når vi klikker på nivåknappen “2”, kan vi se utvidede data.
Ting å huske
- Gruppering er måten å bare vise hoveddataene.
- Mens vi grupperer excel-dataene, må vi velge alle datakolonnene vi trenger for å gruppere og utelate kolonnen som må sees.
- Hurtigtasten for å gruppere de valgte datakolonnene er ALT + SKIFT + Høyre pil.
