Databasemal for Excel
I den moderne verden har vi rikelig med programvare for å jobbe med databasen. Tross alt vil den sofistikerte programvarens endelige analyse bare gjøres med regneark. Hvis du er et lite foretak og ikke har råd til moderne programvare, er det ingenting å bekymre deg for, fordi vi i Excel-regnearket kan bygge en database med forretningsdataene dine. Tross alt er spørsmålet hvordan kan vi bygge databasen i et Excel-regneark? I dagens artikkel vil vi vise deg hvordan du bygger en Excel-databasemal.
Hvordan lage en databasemal for Excel?
Nedenfor er noen eksempler på å lage en databasemal i Excel.
Eksempel nr. 1 - Oppretting av mal for salgsdatabaser
Salg er modusen for å generere inntekter for selskapet. Økonomi spiller en viktig rolle i at virksomheten fungerer som den skal. Det er også veldig viktig å spore salgsrekordene. Nå vil vi vise hvordan du bygger en "Salgsdatabase" -mal i Excel.
Trinn 1: Når avtalen eller forretningsforslaget kommer, må vi bestemme hva slags elementer vi trenger å registrere som en del av salget. Å ha all slags informasjon er generelt et godt alternativ, men hvis dataene kan legge til søppelisten din, må du eliminere unødvendige.
I et felles perspektiv har jeg fylt ut under generelle overskrifter.
Trinn 2: Nå, basert på overskriften, kan vi begynne å fylle ut dataene under den respektive overskriften. Jeg har fylt ut noen eksempeldata nedenfor.
En av tommelfingerreglene i en database er at den skal være i tabellformat i excel, og hver tabell skal ha sitt eget unike navn.
Når du lager databasen, må vi konvertere formatet til et tabellformat når dataoverskriftene er løst. Så i excel til må vi bare konvertere dette til tabellen.
For å lage en tabell, må vi følge visse regler. Nedenfor er visse regler.
Databaseoppføringer skal ikke ha tomme rader og tomme kolonner.
Denne typen databaseformater er farlige å ha, spesielt når vi har store poster å jobbe med.
En av grunnene til å unngå disse tomme radene og kolonnene skyldes regnearkets tekniske. I det øyeblikket regnearket gjenkjenner den tomme raden eller en tom kolonne. Det antar at det er slutten på databasene, og det fører til feil tallsammendrag.
Trinn 3: For å lage en tabell, plasser en markør inne i dataene og trykk Ctrl + T for å åpne dialogboksen Opprett tabell.
I dette vinduet, sørg for at avkrysningsruten "Mitt bord har overskrifter" er krysset av fordi databasen vår har overskrifter; Ellers behandler excel bare overskrifter som en del av datapostene.
Trinn 4: Nå ser bordet ditt ut som gitt nedenfor.
Siden den har laget en tabell med sin egen farge og formatering av tabellen.
Vi kan endre standard tabellstil. Plasser en markør inne i tabellen for å se en ny fane i båndet som "Design". Under “Design” kan vi se mange alternativer.
Under Tabellstiler velger du typen tabellstil du vil bruke i databasen.
Deretter, etter tabellopprettelsen, må vi navngi tabellen for å gi den et unikt navn. Under Design kan bare vi gi et navn til tabellen.
Nå kan vi referere til denne databasen ved å bruke dette tabellnavnet "SalesRecords."
Siden det er et tabellformat til databasen, vil eventuelle nye poster som er skrevet inn under den siste posten bli oppdatert til selve denne tabellen.
På bildet ovenfor har jeg angitt neste serienummer som 12; hvis jeg trykker på enter-tasten nå, vil den bare ta denne raden til tabellen.
Som dette ved hjelp av et Excel-regneark, kan vi lage våre egne databaser.
Eksempel 2 - Kundedatabase Excel-mal
Å lage en Excel Excel-mal av kunder er veldig viktig for enhver bedrift. Mens du oppretter en databasemal i Excel, er det viktig å bestemme hva slags informasjon vi trenger å samle om kunder.
Nedenfor er de vanlige detaljene vi vanligvis samler om kunder.
Fyll ut detaljene basert på overskriftene.
På samme måte oppretter du et tabellformat for databasen.
Fortsett å oppgi kundeopplysningene mens du samler inn, og bordet utvides automatisk når databasen øker.
Ting å huske
- Det er alltid en god praksis å opprettholde dataene i tabellformat fordi det er mulig å bruke tabellformat automatisk referanse til eventuelt tillegg og sletting av rader og kolonner.
- Gi alltid et unikt navn til bordet.
- Hvis du er god i MS Access, kan du laste opp filen til MS Access.
