Budsjettmal for arrangement - Gratis nedlasting (ODS, Excel, PDF og CSV)

Andre versjoner

• Excel 2003 (.xls)
• OpenOffice (.ods)
• CSV (.csv)
• Bærbar dok. Format (.pdf)

Gratis arrangementbudsjettmal

En begivenhetsbudsjettmal brukes til å planlegge økonomien knyttet til arrangementsledelse, som inkluderer inntektene som er oppnådd, som kan være i form av sponsing eller registrering / billettgebyr og utgifter som kan være mat, overnatting, lyd, gaver osv. Forskjellen som oppnås er fortjenesten eller tapet fra organisering av arrangementet. Hvis saldobeløpet er positivt, betyr det at arrangementet har tjent litt penger, og hvis saldobeløpet er negativt, betyr det at arrangøren måtte bruke fra lommen.

Se excel-filen for malen. Malen som brukes her er for en typisk begivenhet som et kontorseminar der forskjellige utgifter og inntekter knyttet til organisering av en slik hendelse blir fanget opp. Utgiftene og inntektene er vist i to separate seksjoner.

Om begivenhetsbudsjettmalen

• Arrangementets budsjettmal fanger opp alle inntektskildene man har for å organisere arrangementet og også utgiftene. Det setter opp en opprinnelig budsjettbalanse og gir også sluttbalanseprojeksjon, som forventes å være der etter fradrag for alle utgiftene fra inntekten. Her har vi spesifikt tatt et eksempel på å organisere et arrangement for et seminar.
• Seminaret kan være et kontorseminar der vi anslår rundt 200 deltakere, og arrangøren må bære maten og også gi dem noen spesialtilpassede godbiter. Godbitene brukes som en markedsføringskilde for selskapet og leveres vanligvis av en tredjepartsleverandør.

Del 1

• Her fanger vi de samlede utgiftene og inntektene som er gjort for å organisere arrangementet, som vi her har tatt et eksempel på et seminar. Seminaret er organisert for en kontordelegasjon der estimert oppmøte var planlagt å være 200, men vi hadde rundt 150 ledsagere.
• Utgiftene her er videre delt inn i beliggenhet, program, mat og drikke, forsyninger og andre. Balansebeløpet her viser om penger ble brukt ekstra enn det fastsatte budsjettet, eller om vi hadde noen inntekter etter organisering av arrangementet. Grafen ble vist for å gi et bilde av utgiftene og faktiske inntektene med beregnet inntekt.

Del 2

• I denne delen viser vi en oversikt over utgiftene som er gjort for å organisere arrangementet. I vårt tilfelle tar vi eksemplet på et kontorseminar. For å organisere en slik begivenhet er det et par felt hvor utgiftene må gjøres. Det viktigste beløpet for å organisere arrangementet er mot stedet eller arrangementssalen. Avhengig av hvor arrangementet er, varierer prisene for å arrangere arrangementet.
• Den nest høyeste kostnaden for å organisere arrangementet er catering eller mat. Det varierer avhengig av antall deltakere og estimeres generelt mer enn antallet som deltar på arrangementet. Det er først og fremst gjort for å holde en buffer på antall deltakere til en begivenhet, slik at de ikke kommer til kort.
• Så er det kostnadene knyttet til høyttalere eller de elektroniske instrumentene som brukes i arrangementet. Dette er noen obligatoriske kostnader som er nødvendige for å organisere alle slags arrangementer. For hvert arrangement som avholdes, blir det gitt en gave eller skreddersydde godbiter til deltakerne, som igjen er basert på antall ansatte som deltar på arrangementet.
• Disse er vanligvis knyttet til tredjepartsleverandører som leverer godbitene basert på antall ansatte. Disse regnes som mer salgsfremmende varer som selskapet bruker for å markedsføre navnet sitt. Disse fungerer også som en følsom faktor for deltakerne på et arrangement.
• Den siste og siste kostnaden for å organisere et seminar er diverse kostnader som småutgifter. Likevel bør disse også tas med i den totale utgiften for å få et endelig bilde av kostnadene ved å arrangere arrangementet.

Del 3

• Den siste delen her er inntekten eller finansieringsdelen av arrangementet. Event er ikke mulig hvis det ikke er finansiering eller inntekt generert. Ingen virksomheter vil organisere et arrangement hvis det ikke er noen finansiering eller fortjeneste som vil tjene på det.
• Den viktigste inntektskilden eller finansieringen, som skjer i alle slags arrangementer, er registreringsprisen eller billettene som selges til arrangementet. Her genereres inntekten per hode.
• Deltakerne som deltar på arrangementet må betale på forhånd for påmeldingen eller billetten til arrangementet, og på denne måten tjener arrangøren penger for å dekke over arrangementet. Den andre inntektskilden for alle slags arrangementer er sponsoravgift, som er veldig nyttig for å arrangere arrangementet.
• Sponsorer får på en måte også kampanje på slike steder der folk i betydelig antall kommer og deltar på arrangementet. Det blir en vinn-vinn-situasjon for både arrangøren og sponsoren, og i veien for sponsoravgift får arrangøren en annen inntektskilde. Sponsoren mottar en form for kampanje blant mye publikum under ett tak.
• Dermed vises den genererte inntekten i denne delen for å arrangere et arrangement. Det avhenger nå av størrelsen på arrangementet, hva er målinntekten eller pengene arrangøren planlegger å samle for å dekke utgiften.

Hvordan bruke denne malen?

Malen kommer veldig praktisk, og administrerer hendelsesadministrasjonsutgiftene og inntektene for hver arrangør. Det primære målet med å bruke malen er å fange hele inntektskilden og matche den med alle utgiftene en arrangør må bære for hvert arrangement som avholdes. Det inkluderer både tilbakevendende og engangsbruk. Resultatet oppnådd eller forskjellen oppnådd sammenlignes med et angitt budsjettbeløp som ble satt i begynnelsen av måneden, og til slutt kommer vi til et netto. Malen er veldig nyttig når man trenger å vite kontantstrøm og utstrøm for å organisere en begivenhet.