Kundesyklus, også kjent som anskaffelse å betale, er serien av forskjellige prosesser i selskapet som involverer de forskjellige aktivitetene som kreves for kjøp av produktet rett fra bestillingen av varene til leverandørene, deretter kjøp og levering av varene og endelig foretar den endelige forfallne betalingen til leverandøren mot det samme.
Hva er AP-syklus?
Kundesyklus er også kjent som 'Innkjøp å betale' eller 'P2P'-sykkel er en serie prosesser som involverer kjøps- og betalingsavdelingen i selskapet og bærer alle nødvendige aktiviteter fra bestilling til leverandører, kjøp av varer og betaling til leverandørene.
Hver bedrift har to store konjunkturer - inntektssyklus og utgiftssyklus.
- Inntektssyklusen inkluderer aktiviteter som salg, markedsføring, kundeforhold, inntektsinnsamling, etc.
- Utgiftssyklusen inkluderer kjøp, leverandørbetalinger, produksjonsutgifter, lønn og lønn osv. Leverandørsyklusen er en betydelig del av utgiftssyklusen.
Følgende er trinnene som er inkludert i betalbar syklus -
- Bestemmelse av nødvendige varer
- Innkjøpsprosess
- Søk etter leverandører
- Forespørsel om forslag
- Gjennomgå mottak av tilbud
- Forhandling
- Bestilling
- Leverandørens bekreftelse
- Leverandørens plikt
- Ved vellykket levering av varer
- Fakturaoppføring
- innbetaling
La oss diskutere disse i detalj -
Fremgangsmåte inkludert i betalbar syklus
Følgende er trinn inkludert i syklusen for anskaffelse av betaling:
# 1 - Bestemmelse av nødvendige varer
Innkjøpene gjøres basert på lagrene som kreves av selskapets produksjonsavdeling. Produksjonsleder identifiserer nødvendige forsyninger og informerer innkjøpsavdelingen.
# 2 - Innkjøpsavdelingen starter anskaffelsesprosessen
Etter å ha fått godkjenning av forsyningsanmodninger fra produksjonen, vil innkjøpsavdelingen se om noen lignende bestillinger allerede er lagt inn; hvis ikke, genereres ferske dokumenter med innkjøpsordrer.
# 3 - Søk etter leverandører
Å finne leverandører er en vanskelig jobb som inkluderer ulike faktorer som lokalitet, enkel transport, kredittpolicy, goodwill fra leverandør og dets produkter, tidligere forbindelser med selskapet og mange flere. Imidlertid foretrekker selskapet transaksjoner med velprøvde leverandører. I andre tilfeller velges potensielle leverandører lokalt, nasjonalt eller internasjonalt ved hjelp av en online virksomhet til forretningsportaler (som Alibaba.com), henvisninger osv.
# 4- Forespørsel om forslag
Etter å ha valgt noen potensielle leverandører, leveres et formelt dokument for å motta tilbud på varene. Dokumentet blir referert til som en forespørsel om forslag (RFP). Leverandøren sender et forslag, inkludert produktpriser og kvaliteter, og ber selskapet gjøre forretninger med dem.
# 5 - Gjennomgå mottak av tilbud
Selskapet vurderer tilbudene som sendes fra forskjellige leverandører og filtrerer leverandørene som kan oppfylle selskapets krav. Selskapet informerer de valgte leverandørene om sin interesse i å kjøpe kjøp.
# 6 - Selskapet begynner forhandlingsprosessen
Forhandling er en hektisk og noen ganger tidkrevende prosess der kjøper ber selger om å senke prisene, tilby liberale kredittpolitikker og andre grunnleggende forhandlingsvilkår som rabatter, kvalitet på produkter, fraktkostnader, levering og forsikringsbetingelser. Forhandlingsprosessen utfører filtreringen, og selskapet har identifisert de beste leverandørene.
# 7 - Innkjøpsordre
Selskapet godkjenner ønsket leverandør ordren ved å sende det offisielle bestillingsdokumentet. Det bekrefter leverandøren om selskapets krav og fristen for levering av produktene eller tjenestene.
# 8 - Bekreftelse fra leverandøren
Avtalen starter når en leverandør samtykker i å selge sine produkter til de forespurte vilkårene. En bekreftelse på aksept må sendes av leverandøren skriftlig via post eller e-post.
# 9 - Leverandørens plikt
Det er leverandørens plikt å gjøre varene klare og sendes strengt etter fristene og holde selskapet informert om bestillingen. Melding må sendes når varene er klare til å sendes og en varsel om forsendelse, inkludert gyldige dokumenter som spesifiserer en beskrivelse av varene, inkludert vekt eller enheter, leveringsdato, plassering osv.
# 10 - Inspeksjon av leverte varer
Prosessen med inspeksjon begynner, som inkluderer både kvalitet og kvantitetskontroller. Innkjøpsavdelingen kontrollerer om leverte varer er i samsvar med innkjøpsordren.
# 11 - Fakturaoppføring
Ved vellykket inspeksjon, hvis alt passer, sender innkjøpsavdelingen godkjenningen til leverandørens avdeling for å starte betalingsprosessen. Kundeavdelingen lager således en oversikt over fakturaen, som inneholder alle spesifikasjonene om betaling som sluttdato og / eller en sluttdato med rabatt, refusjonsbeløp og andre offisielle detaljer.
# 12 - Betaling
Etter hver nødvendig kontroll begynner leverandørgjeldsavdelingen å betale til leverandøren helt eller delvis i henhold til selskapets normer. Det er forskjellige måter å foreta betalinger til leverandørene som:
- Kontantbetalinger
- Sjekk betaling (eller andre omsettelige instrumenter)
- Online tredjepartsoverføring
- Kredittkortbetaling
- Betalinger i dollar eller annen utenlandsk valuta (generelt anvendelig i importtransaksjoner);
- Byttehandel, dvs. å betale noen varer og / eller tjenester mot varene og / eller tjenestene som mottas av leverandøren.
Relevante dokumenter involvert i AP-syklus
Følgende er viktige dokumenter som inngår i anskaffelsessyklus:
# 1 - Innkjøpsordre
Innkjøpsavdelingen i selskapet genererer en bestilling av de nødvendige varene og sender den til leverandøren. Bestillingen beskriver leverandøren om varene sammen med antallet. Den spesifiserer også en dato da varene skal leveres.
# 2 - Motta rapport
Etter at varene er levert, inspiserer ledelsen forsendelsen og sjekker kvalitet, kvantitet og andre viktige aspekter. Etter en full inspeksjon oppretter den en detaljert rapport som heter mottak av rapporten.
# 3 - Leverandørfaktura
Dokumentet er den juridiske kontrakten der leverandøren beskriver varene, prisen per enhet og det totale beløpet sammen med det gjeldende skattepliktige beløpet. Den spesifiserer også kredittpolitikken og den siste betalingsdatoen.
