Petty Cash Book Betydning
Petty Cash Book er regnskapsbok som brukes for å registrere småpengerutgiftene, dvs. utgiftene som er av det lille beløpet selskapet oppstår i den daglige driften.
Små kontanter kan uttrykkes som en formell oppsummering av små kontante utgifter, som refererer til de vanlige daglige utgiftene til virksomheten, som ikke er relatert til den direkte linjen i virksomheten. Det er en regnskapsbok som brukes til små opptakskostnader og til liten verdi.
Hvordan fungerer småbøker?
- Grunnlaget for regnskapet ligger i de tre hovedregnskapsbetingelsene og -regnskapene, som består av journal, reskontro og småkassa. Hver transaksjon registrert i regnskapsbøkene går gjennom disse tre hovedkontoer for å bli fanget.
- Journal er en integrert del av bokføring, som er utgangspunktet for regnskap, og den registrerer alle forretningstransaksjoner. I motsetning til dette registrerer Petty cash book transaksjonen knyttet til kontantkontoen. Fra oppstarten av journalen utarbeides Ledger-kontoen, ved hjelp av hvilken de endelige regnskapene til selskapet blir utarbeidet.
- Imidlertid er det flere transaksjoner i løpet av den ordinære virksomheten, som er av svært små og nominelle beløp og ikke er registrert på kontantkassen. For transaksjoner av en slik art brukes Petty Cash Book.
Format for småbørsbok
Nedenfor er eksemplet på Petty cash Book.
Personen som er ansvarlig for å registrere kvitteringene og betalingene er kjent som småkassereren. I selskapet opprettholdes vanligvis pengeboken av selskapets administrative avdeling, ettersom regnskapsavdelingene generelt er okkupert av de mer betydningsfulle forretningstransaksjonene, og også administrasjonsavdelingen er bare ansvarlig for slike utgifter.
Petty Cash Book Systems
Kontantene gis til småkassereren på følgende basis:
# 1 - Ordinært småpenger-system
Under dette systemet gis en engangsbeløp kontant til småkassereren. Kassereren er ansvarlig for å føre oversikt over alle utgiftene til gjennomgang av hovedkassereren og presentere den før du ber om nye midler til å kjøre de daglige utgiftene igjen
# 2 - Petty Cash Imprest System
I henhold til Petty Cash Imprest System, er pengekassebeløpet fast for en gitt periode som vanligvis er under en måned eller en uke. I løpet av denne perioden må kassereren kjøre pengekontoen under det gitte budsjettet. På slutten av perioden leverer kassereren rapporten, og beløpet som er brukt av ham blir tilbakebetalt slik at beløpet blir lik startbalansen ved begynnelsen av forrige måned. Hvis utgiftene overstiger beløpet som er gitt, må en spesiell forespørsel om at kravet heves til hovedkasserer for å fylle på midlene for en gitt tid. Imprest Petty Cash System har blitt adoptert mye av selskapene for å kjøre deres små kontoer.
Fordeler
- Under denne Petty Cash System-metoden blir det faktiske kravet til kontanter realisert effektivt. For eksempel, hvis det i løpet av en måned bare brukes $ 1000 i slike utgifter, kan det opprinnelige beløpet som flyttes til den ansvarlige parten øyeblikkelig økes eller reduseres etter å ha analysert perioden og arten av forekomsten av utgifter
- Imprest Petty Cash System minimerer også sannsynligheten for eventuelle feil som kan oppstå under bokføring når hovedkassereren regelmessig vurderer det
- Det er prøvd ut og er en effektiv metode som også mindre tidkrevende og effektiv
- Denne metoden kan også føre til kostnadsbesparelser for firmaet ettersom beløpet som påløper småpengerutgifter analyseres nøye og kontrolleres med jevne mellomrom for å innse hvor mye kontanter som kreves, og hvor kan selskapet redusere utgiftene i småposten.
- Imprest Petty Cash System gjør det også mulig for medarbeiderne å håndtere kontanter effektivt for å bevise sin verdi for sine eldre at de også kan bli sett på som fremtidige kontantledere i firmaet
Ulemper
- Bruken av dette systemet er noen ganger veldig lang kan bli tidkrevende og krever ofte litt ressurs for å jobbe bak det, som også kan distribueres i andre effektive og nyttige oppgaver.
- Systemet må gjennomgås med jevne mellomrom, og hvert registrerte beløp må kartlegges mot hver utgift, noe som kan bli en langvarig prosess hvis antall poster er betydelig.
Konklusjon
Petty cash book er et manuelt system for å registrere utgifter og er ofte utsatt for feil og noen ganger blir det en tungvint oppgave å føre bøkene og registrere hver transaksjon, spesielt i et stort selskap. Imidlertid, for å overvinne dette i disse dager, skraper mange selskaper det gamle systemet med bokføring. De beveger seg til et moderne system for bokføring, som er kredittkort eller bruk av programvare, som er et effektivt system for registrering av både nominelle og betydelige mengder forretningstransaksjoner.
Over tid har småkassaopptaket mistet sin betydning, men det er fortsatt kan brukes som et praktisk verktøy for å registrere i selskaper der moderne teknologi ikke har funnet sted.
