Hva er Imprest-systemet?
Imprest System er en type finansregnskapssystem som er designet for å spore og dokumentere hvordan kontanter har blitt brukt. Det vanligste eksemplet inkluderer småkassesystem som regnskapsfører hver eneste småkontanttransaksjon for å opprettholde en likevekt i fondet som er lik summen av små kontantinntekter og ekstra kontanter som er igjen i fondet.
Eksempler
A Ltd søker å opprette en reserve for å opprettholde alle sine små kontanttransaksjoner. Som en administrativ avdeling i A ltd, veiled det samme med de formelle prosedyrene ved hjelp av hvilke det kan opprette et pengekassafond. Imprest-systemet for små kontanter er en av de vanligste typene av et forskuddssystem som brukes til å registrere små transaksjoner i de tidene det er upraktisk eller upraktisk for brukerne å kutte sjekker.
Kontanter med små kontanter opprettholder vanligvis et forhåndsbestemt kontantbeløp som kan brukes til forskjellige formål, som å refundere ansattes utgifter, betaling av småutgifter osv. Et ltd. Kan opprette et småpengerfond ved å gjenkjenne og registrere alle småkontanttransaksjoner med ved hjelp av følgende trinn-
- Et forhåndsbestemt kontantbeløp tildeles for å opprette et småpengerfond. Denne kontoen er separat registrert i hovedorganisasjonen til en organisasjon.
- I neste trinn må selskapet identifisere alle nominelle utgifter som betales kontant og følgelig dokumentere dem alle i systemet med kvitteringer.
- For å opprettholde en forhåndsbestemt saldo, må selskapet toppe sitt småfond fra tid til annen.
- Selskapet må regelmessig overvåke småpengerfondet slik at det ikke er noen mulighet for avvik mellom forventet kontantbeløp og faktisk kontantbeløp.
- Den administrative avdelingen må gjennomføre en passende etterforskningsprosess i tilfelle den finner avvik.
Fordeler med Imprest-systemet
# 1 - Oppdagelse av svindel
Imprest-systemet eliminerer mulighetene for uautorisert bruk ettersom midlene er bestemt til forhåndsbestemte formål. Dette gjør til gjengjeld sporing av utgifter og rapportering av avvik mye lettere, noe som til slutt hjelper til med å oppdage og heller eliminere mulighetene for svindel.
# 2 - Reduksjon i feil
Kassereren vurderer småkasseboken med hyppige intervaller, og i tilfelle det ligger feil eller feil, kan det enkelt spores og rettes opp.
# 3 - Regulering av småutgifter
Små utgifter styres med de angitte grensene for forskuddssystemet, noe som gjør det nærmest umulig for småkassereren å bruke høyere enn de småkassene som er tilgjengelig på kontoen.
# 4 - Reduserer hovedkassererens byrde
Små kontantbøker avlaster både kontantbok og hovedkassereren fra byrden med å registrere små og nominelle utgifter.
# 5 - Enkel og rask metode
Sammenlignet med andre metoder er dette altfor raskt, enkelt, tilgjengelig og praktisk samtidig. Metoden kan raskt brukes til å skaffe midler til ansattes kjøp. Det er en av de beste metodene som er kjent for å gjøre nominelle kjøp.
# 6 - Enkel forsoning
Avstemmingen av småboken er også enkel og ukomplisert.
Ulemper ved Imprest System
# 1 - Utdatert system
Små kontanter er et stort sett utdatert og ineffektivt system, og det oppfyller ikke behovene og forventningene til selskapets nåværende krav. Nå er det bedre alternativer som forhåndsbetalte kort tilgjengelig med selskapene som er spesielt designet med tanke på dagens behov og krav.
# 2 - upraktisk for større utgifter
En av de største ulempene ved å bruke et Imprest-system er at det medfører store ulemper for større utgifter. Systemet er svært kompatibelt og praktisk for mindre utgifter, mens det motsatte for større utgifter.
# 3 - Regnskapsfeil
Siden det ikke er noe sekundært dokumentasjonssystem for å spore nominelle kontante utgifter, kan derfor ikke sjansene for regnskapsfeil i småpengesystemet nektes.
# 4 - Overforbruk
Å ikke sette utgiftsgrensene for hver nominelle transaksjon kan til og med sette en organisasjon i fare for å møte overforbruk på kjøp.
# 5 - Tyveri
I mangel av passende kontroller kan selskapets små kontoer misbrukes av ansatte, og det vil bli vanskelig å finne ut hvem som tok ut kontanter.
# 6 - Misbruk
I mangel av tilstrekkelige kontroller er det store sjanser for at det samme misbrukes av selskapets ansatte, siden småpenger er en type likvide midler.
Viktige poeng
- Vanligvis blir småpenger overvåket av forvaltere som hjelper til med å håndtere regnskapet og dispenserer kontanter til selskapets ansatte. Til gjengjeld leverer sistnevnte slike kvitteringer som er totalt forretningsrelaterte.
- Småfondsmidler er etablert med et forhåndsbestemt beløp, og det samme blir følgelig registrert i enhetens hovedbok.
- Den administrative avdelingen i en organisasjon har ansvaret for å opprettholde pengesummen.
- Alle utgifter som betales fra småpenger, må nødvendigvis dokumenteres sammen med kvitteringer.
- Imprest-systemet kan også brukes til å dekke ansattes lønn, utbytte, insentiver, bonuser, belønninger og reiseutgifter.
Konklusjon
- Kontantkassen er et mye brukt Imprest-system der nominelle utgifter registreres. Småkassesystemet er en grei og brukervennlig metode som muliggjør påfyll av alle utgiftene. Det nevnte systemet kan hjelpe en organisasjon på flere måter.
- Organisasjoner kan bruke småkassesystemer for å redusere feil, eliminere svindel, kontrollere småutgifter, redusere byrden til seniorkasserere og hva som helst.
- Men brukerne av Imprest-systemet må også være klar over de mange ulempene som sjanser for tyveri, misbruk, overforbruk osv. Og bruke det samme deretter. Organisasjonene må derfor utforme et sett med retningslinjer som dikterer hvordan kontanter må håndteres for å unngå alle tilknyttede problemer.
