Hvordan redusere Excel-filstørrelse?
Nedenfor er de 4 metodene for å redusere filstørrelsen til Excel-arbeidsboken.
- Lagre fil i binært format
- Konverter unødvendige formler til verdier
- Komprimer bilde
- Slette Pivot Cache
La oss diskutere hver av metodene i detalj -
# 1 - Lagre fil i binært format
Excel-filstørrelsen kan reduseres ved å konvertere det vanlige .xlsx-formatet til .xlsb, som er det binære formatet. Dermed reduserer du filstørrelsen til minst mulig størrelse.
- Trinn 1 - Åpne Excel-fil .xlsx-format.
- Trinn 2 - Klikk deretter på kategorien Fil. Velg Lagre som i Excel i rullegardinlisten Fil i Excel.
- Trinn 3 - Velg nå Bla gjennom alternativ , så vises en dialogboks.
- Trinn 4 - Skriv deretter inn filnavnet i "Filnavn", nå i rullegardinmenyen "Lagre som type", velg .xlsb-format og klikk på "Lagre."
Denne tilnærmingen vil gjøre det mulig for dem å utmerke filen for å redusere størrelsen på regnearket.
# 2 - Konverter unødvendige formler til verdier
Den neste tilnærmingen som kan brukes til å redusere Excel-filstørrelsen, er å konvertere unødvendige formler til verdier. Nedenfor er listen over trinn som man kan bruke for å forstå metodikken.
- Trinn 1 - Åpne excel-filen, og velg hele regnearket eller antall kolonner som skal konverteres fra formler til verdier.
- Trinn 2 - Trykk nå “F5” -tasten, popup-dialogboksen vises. Klikk deretter på "Spesiell".
- Trinn 3 - Dette åpner en annen dialogboks som vist nedenfor, og klikk deretter på alternativknappen for "Formler" og klikk på OK.
- Trinn 4 - Nå som alle cellene som inneholder formler er valgt. Gå til Hjem-fanen og klikk på "Lim inn".
- Trinn 5 - Velg nå Verdier når rullegardinmenyen vises når du klikker på "Lim inn". Klikk deretter på "Lim inn verdier."
- Trinn 6 - Eller bruk en hurtigtast CTRL + ALT + V , så vises en dialogboks som nedenfor. Velg alternativknappen for "Verdier" og klikk "OK".
Dette vil konvertere de valgte formlene til verdier, som gjør det mulig for oss å redusere filen for å redusere og gjøre regnearket lettere.
# 3 - Komprimer bilde
Den neste tilnærmingen er å bruke komprimere bildet til en Excel-fil for å redusere arbeidsbokstørrelsen. Denne metoden er viktig når vi har for mange bilder i arbeidsboken eller regnearket, som driver for å øke størrelsen på Excel-filen.
- Trinn 1 - Klikk på bildet du vil komprimere. Gå deretter til "Format" -fanen i båndområdet, som vist nedenfor.
Dette er bildeverktøyet som bare vises når bildet er valgt.
- Trinn 2 - Velg "Komprimer bilder" i kategorien "Format".
- Trinn 3 - En dialogboks vises etter at du har valgt ikonet for komprimeringsbildet.
- Trinn 4 - Alternativet "Bruk bare dette bildet" lar brukeren bare komprimere det valgte bildet. Hvis du ikke velger dette alternativet, blir alle bildene i arbeidsboken komprimert. Velg også alternativet for "E-post (96 PPI)", som er den minste dokumentstørrelsen for deling.
- Trinn 5 - Klikk på Ok og lagre arbeidsboken. Dette vil redusere størrelsen på den totale Excel-filen.
# 4 - Slette Pivot Cache
Følgende tilnærming vil bidra til å redusere Excel-filstørrelsen ved å slette pivottbufferen mens du oppretter pivottabellen fra kildedataene.
- Trinn 1 - Velg "Analyser" -fanen i pivottabellverktøyene. Denne kategorien vises bare når pivottabellen i excel-filen er valgt.
- Trinn 2 - Klikk nå på rullegardinmenyen for pivotalternativer etterfulgt av alternativer.
- Trinn 3 - Gå til Data-fanen ved siden av en dialogboks.
- Trinn 4 - Fjern avmerkingen for "Lagre kildedata med filen." Dette alternativet vil ikke opprette noen pivotbuffer og gjør det mulig å redusere excel-filstørrelsen.
- Trinn 5 - Velg nå alternativet for "Oppdater data når du åpner filen", dette vil sikre at pivoten oppdateres så snart excel-filen åpnes. Hvis alternativet ikke er valgt, må pivottabellen oppdateres manuelt, noe som vil føre til å generere en pivotbuffer.
Trinn 6 - Klikk deretter på OK. Dette vil sikre at Excel-filstørrelsen reduseres.
Ting å huske
- XLSB-filformat har en tendens til å åpne og lagre med en mye raskere hastighet. Imidlertid er det til og med noen få ting å vurdere der makroaktiverte og spørringsbaserte Excel-filer ikke skal konverteres til XLSB, da de kan forårsake funksjonelle feil mens de fungerer som XLSB.
- Hvis Excel-filstørrelsen for XLSX-format er 5 MB til 7 MB, kan den også være som den er, bare hvis XLSX-filstørrelsen zoomer til doble eller tredobbelte sifre i MB. Da kan excel-filene vurderes å redusere filstørrelsen ved hjelp av noen av de best egnede tilnærmingene.
- Det er andre tilnærminger som å bruke den komprimerte glidelåsmappen; dette gjøres ved å høyreklikke på excel-filen, gå til send og deretter klikke på en komprimert zip-mappe. Dette vil redusere filstørrelsen mens du deler. Dette kan også gjøres ved å velge flere filer og deretter komprimere filene i en zippet mappe.
- Foretrekk pivottabeller fremfor formler som brukes til å oppsummere data for generelt større datasett; dette vil ha mindre innvirkning på filstørrelsen. Også, hvis det brukes høyere formler, kan du endre automatisk beregningsmodus til manuell modus i formelfanen. Dette vil gjøre filen åpen, gjøre endringer, oppdatere Excel-filen og lukke filene mye raskere.
