Hva er avansert filter i Excel?
Avansert filter er forskjellig fra det automatiske filteret i Excel, denne funksjonen er ikke som en knapp som kan brukes med et enkelt museklikk. For å bruke et avansert filter må vi først definere et kriterium for automatisk filter og deretter klikke på kategorien Data og deretter i den avanserte delen for det avanserte filteret der vi vil fylle våre kriterier for dataene.
Hvordan bruker du avansert filter i Excel? (Med eksempler)
La oss lære bruken av dette med noen eksempler.
Eksempel 1
Anta at vi har følgende data for å filtrere basert på forskjellige kriterier.
Vi må sjekke salgstransaksjonen gjort av 'Taran' og 'Suresh.' Deretter kan vi bruke OR-operatøren og vise postene som tilfredsstiller alle forhold. For å få resultatene kan vi følge trinnene for å bruke disse filtrene i Excel.
- Trinn 1: For å bruke et avansert filter, må vi først velge noen av cellene i dataområdet.
- Trinn 2: klikk deretter på Data- fanen-> Sorter og filtrer gruppe -> Avansert kommando
- Trinn 3: Når vi klikker på 'Avansert', åpnes en dialogboks 'Avansert filter' for å be om listeområde å filtrere, Kriterieområde for å definere kriteriene, og trekke ut område for å kopiere de filtrerte dataene (hvis ønskelig)
- Trinn 4: For kriterier må vi kopiere kolonneoverskriftene på øverste rad og definere kriteriene under feltoverskriften. For å spesifisere kriteriene kan vi bruke sammenligningsoperatøren, som er som følger:
- Trinn 5: Vi ønsker å få alle poster med navnet 'Suresh' eller 'Taran.' Kriteriene vil være som nedenfor:
For 'ELLER' -betingelser der vi vil vise postene som tilfredsstiller en hvilken som helst av betingelsen, må vi spesifisere kriteriene i forskjellige rader.
Det er to handlinger i et avansert filter.
- Filtrer listen på plass : Dette alternativet filtrerer listen på det opprinnelige stedet, dvs. i selve listeområdet. Etter å ha analysert, kan vi fjerne filteret ved å bruke kommandoen "Tøm" i gruppen "Sorter og filtrer " under "Data".
- Kopier til et annet sted : Dette alternativet kopierer ønskede data i henhold til kriteriene til det angitte området.
Vi kan bruke hvilket som helst av alternativene i henhold til våre behov, men vi vil bruke det andre alternativet oftere.
Nå må vi
- Åpne "Advanced Filter dialogboksen
- Spesifisere listeområdet som $ A $ 5: $ D $ 26, Kriterieområde som $ A $ 1: $ D $ 3, og ' Kopier til' Range som $ F $ 5: $ I $ 26. Klikk på OK.
Vi kan se alle postene med Navn som 'Suresh' eller 'Taran' blir filtrert ut og vises separat i et annet celleområde.
Eksempel 2
Nå ønsker vi å få alle salgstransaksjoner i Qtr 1 og Sør-India. Kriterieområdet er som nedenfor:
Som vi har her 'OG' betingelse, dvs. vi vil vise postene der begge vilkårene er oppfylt. Derfor har vi nevnt kriteriene under begge kolonneoverskriftene i samme rad.
Nå vil vi klikke på kommandoen 'Avansert' i gruppen 'Sorter og filtrer' under 'Data' -fanen.
Fra ' Avansert filter ' dialogboksen, vil vi velge 'Kopier til et annet sted' og deretter definere A5: D26 som List Range , A1: D2 som Kriterier Range, og F5: I26 som ' Kopier til' range.
Nå er resultatet som følger:
Eksempel 3
Nå vil vi finne salg i Qtr 1 eller laget i Nord-India.
Vi må spesifisere både kriteriene i forskjellige rader og forskjellige kolonner. Vi må vise dataene hvis noen av vilkårene er oppfylt, og begge vilkårene er relatert til forskjellige kolonner.
Fremgangsmåte:
- Må åpne dialogboksen "Avansert filter" .
- Spesifiser listeområdet som $ A $ 5: $ D $ 26
- Spesifiser kriterieområdet som $ A $ 1: $ D $ 3
- Spesifiser 'Kopier til' -området som $ F $ 5: $ I $ 26
Resultatet vil være som følger:
Eksempel 4
Nå vil vi finne alt salg av Rs. 2000-4000 og Rs. 10000-13000.
Da vi har fire forhold som (Tilstand 1 OG Tilstand 2) ELLER (Tilstand 3 OG Tilstand 4).
(> = 2000 OG = 10000 OG <= 13000)
Derfor har vi nevnt forholdene med “ AND” i samme rad og forhold med “ELLER” i forskjellige rader.
Fremgangsmåte:
- For å åpne dialogboksen "Avansert filter" , klikker vi på "Avansert" i gruppen "Sorter og filtrer" under "Data".
- I dialogboksen 'Avansert filter' vil vi spesifisere
- Listeområde som $ A $ 5: $ D $ 26
- Kriterier som $ A $ 1: $ D $ 3
- 'Kopier til' Område som $ F $ 5: $ I $ 26
- Etter å ha klikket på 'OK'. Resultatet blir:
Eksempel 5
Nå vil vi finne salget av Qtr 1 av Sunny eller Qtr 3 av Mukesh.
Ettersom vi har AND og OR , begge typer relasjoner i forhold, derfor spesifiserer vi forholdene i kriteriene i forskjellige rader (OR) og forskjellige kolonner (AND).
Fremgangsmåte:
- For å åpne dialogboksen "Avansert filter" , klikker vi på "Avansert" i gruppen "Sorter og filtrer" under "Data".
- I dialogboksen 'Avansert filter' vil vi spesifisere
- Listeområde som $ A $ 5: $ D $ 26
- Kriterier som $ A $ 1: $ D $ 3
- 'Kopier til' Område som $ F $ 5: $ I $ 26
- Etter å ha klikket på OK, vil resultatet bli
Eksempel 6 - Bruke WILDCARD-tegn
Vi ønsker å finne alle salgstransaksjoner som har et navn som slutter med 'esh' eller regionens første ord som slutter med 'st', og vil bare hente navn, salg og region.
Her * betegner mer enn ett tegn og
'?' betegner bare ett tegn.
Siden vi bare vil ha noen kolonner, ikke alle, må vi spesifisere kolonneetikettene på Kopier til rekkevidde før vi implementerer det avanserte filteret.
Nå vil vi ringe kommandoen.
Fremgangsmåte:
- For å åpne dialogboksen "Avansert filter" , klikker vi på "Avansert" i gruppen "Sorter og filtrer" under "Data".
- I dialogboksen 'Avansert filter' vil vi spesifisere
- Listeområde som $ A $ 5: $ D $ 26
- Kriterier som $ A $ 1: $ D $ 3
- 'Kopier til' Range som $ F $ 5: $ H $ 26
- Etter å ha klikket på ' OK'. Resultatet vil være:
Eksempel 7
Nå vil vi filtrere de fem beste salgene (for et stort beløp).
Formelcellen må evaluere SANT eller FALSK da vi ønsker å få de fem største postene. Derfor har vi brukt STOR Excel-funksjon og sammenlignet verdien med salgsbeløpet .
Som vi kan se, er kolonneoverskriften for formelcellen tom. Vi kan enten holde den tom eller gi navnet som ikke samsvarer med noen av overskriftene i kolonnen i dataområdet.
Nå vil vi spesifisere områdene i dialogboksen 'Avansert filter' . Fremgangsmåten er:
- For å åpne dialogboksen "Avansert filter" , klikker vi på "Avansert" i gruppen "Sorter og filtrer" under "Data".
- I 'Excel Advanced Filter' dialogboksen vil vi spesifisere
- Listeområde som $ A $ 5: $ D $ 26
- Kriterier som $ A $ 1: $ E $ 2
- 'Kopier til' Område som $ F $ 5: $ I $ 26
- Etter å ha klikket på OK. Resultatet blir slik:
Ting å huske
- Området som det må brukes på, må ha en unik overskrift, ettersom dupliserte overskrifter forårsaker et problem når du kjører et avansert filter.
- Det bør være minst en tom rad mellom listeområdet og kriterieområdet.
