Hva er den fulle formen for GL?
Den fulle formen for GL er General Ledger. Det kan defineres som regnskapsbøkene som registrerer hovedbokoppføringer. Det gir en omfattende og systematisk oversikt over alle de monetære transaksjonene til en organisasjon som brukes til å utarbeide regnskap og evaluere den generelle økonomiske velferden til en organisasjon ved å la brukerne se på det bredere bildet.
Klassifisering
GL kan klassifiseres som følger:
- Utgiftsbokser: Denne typen hovedbok brukes til å registrere alle utgiftene som en organisasjon har pådratt seg. Husleiekonto, strømregning osv. Er eksempler på en utgiftsbok.
- Hovedbok : Denne typen hovedbok brukes til å registrere transaksjoner om kapital innført eller trukket fra en organisasjon.
- Inntektsbøker: Denne typen reskontro brukes til å registrere alle typer inntekt opptjent og påløpt av en organisasjon. Mottatt rente, salg osv. Er eksempler på en inntektsbok.
- Ansvarsbokser: Denne typen hovedbok brukes til å registrere alle typer gjeld som en organisasjon skylder. Kreditorer, lån, leverandørgjeld osv. Er eksempler på ansvarsbokser.
- Asset Ledgers: Denne typen reskontro brukes til å registrere alle typer aktiva-relatert informasjon. Bank, kontanter, skyldnere, møbler, maskinkontoer osv. Er eksempler på en kapitalbok.
Hvordan virker det?
Regnskapsførerne bruker en hovedbok for å lagre og organisere finansiell informasjon som brukes til å opprette en organisasjons økonomiske rapporter. Alle økonomiske transaksjoner i en organisasjon blir bokført til deres dedikerte underbokskontoer. Disse transaksjonene blir deretter oppsummert og brukt til utarbeidelse av en prøvebalanse, som fungerer som en rapport for saldoen til hver reskontokonto. Regnskapsfører sjekker deretter prøvebalansen for å identifisere om det er noen feil og justerer det samme ved å legge ut nødvendige journaloppføringer. Regnskapsføreren tar deretter den justerte prøvebalansen i bruk for å generere økonomiske rapporter til en organisasjon.
Eksempel
ABC Limited handler med møbler. Den solgte ti møbler til 200 dollar hver til forhandleren for kontanter 10. januar 2020. Legg inn hovedbokoppføringene for ABC Limited angående ovennevnte transaksjon.
Svar
Ovennevnte poster, dvs. kontanter og salgsoppføringer, vil bli bokført til henholdsvis kontant- og salgskonto. Kontant- og salgskontoen til ABC Limited er-
Behov for GL
Det er nødvendig av følgende grunner:
- Det hjelper med å identifisere svindel.
- Hjelper brukere med å minimere eller eliminere feil og svindel.
- Det lar brukerne umiddelbart stoppe unormale transaksjoner.
- Hovedboka hjelper brukerne med å fullføre prøvebalansen.
- Det gir en nøyaktig oversikt over forretningstransaksjoner.
- Hovedbokene gjør det enkelt å arkivere selvangivelser for brukerne, siden de har utgifter og inntekt samlet på ett sted.
- Hovedbok lar brukere samle kritiske regnskaper som inkluderer resultatregnskap, kontantstrømsoppgjør og balanse. Dermed med å evaluere lønnsomhet, likviditet og økonomisk velvære som helhet.
General Ledger vs. General Journal
Forskjellen er som følger:
- Definisjon: Hovedbok kan defineres som en konto som brukes til å sortere, lagre og oppsummere de økonomiske transaksjonene i en organisasjon, mens en generell journal kan beskrives som en regnskapsbok som registrerer alle økonomiske transaksjoner i kronologisk rekkefølge.
- Grunnlag for oppføring: Oppføringer bokføres basert på kontoene som er berørt, mens i en hovedbok er oppføring basert på kronologisk rekkefølge.
- Inngangspunkt: En generell journal er det første inngangspunktet, mens en hovedbok er det andre inngangspunktet i regnskap for registrering av en finansiell transaksjon;
Fordeler
Fordelene er som følger:
- Hovedboka hjelper til med å lære økonomisk organisasjon når som helst.
- Det fungerer som et innblikk i et selskaps transaksjon. Hovedbok lar revisorene ta et dypt skritt i å lære seg virksomheten til en organisasjon.
- En detaljert analyse av hovedbøker lar revisorene i en organisasjon danne en dyp forståelse av organisasjonens velvære.
- Hovedbok letter også BRS eller bankavstemmingsuttalelser, ettersom alle finansielle transaksjoner som tilhører en bestemt bankkonto er registrert på ett sted.
- Klassifiseringsfaktoren gjør det mulig for organisasjonen å se debitors totalsummer på en gang.
Ulemper
Ulempene er som følger:
- Dyrt og tidkrevende: Hovedbokssystemet kan være svært kostbart så vel som tidkrevende. En organisasjon kan trenge å ansette regnskapsførere for å legge ut transaksjonene til hovedboken. Dette systemet involverer også mye arbeidskraft. Derfor føler de fleste småbedriftsorganisasjoner problemer med å velge og administrere GL-systemet for regnskap.
- Utsatt for feil: En annen ulempe er at det kan være det faktum at disse er svært utsatt for svindel og feil. Muligheten til å begå feil og feil er alltid høy i en hovedbok.
Konklusjon
General Ledger (GL) gjør det mulig for brukerne av regnskapet å se på det bredere bildet. Det gir en systematisk og meningsfull oversikt over alle typer finansielle transaksjoner i en organisasjon som er svært nyttige i utarbeidelsen av regnskapet. Det lar brukerne evaluere en organisasjons økonomiske velvære. Den kan klassifiseres som utgiftshovedbok, aktivahovedbok, kapitalbok, inntektsbok og gjeldsbok.
