Hva er treveis samsvar?
Treveis matching er konseptet der uautoriserte kjøpstransaksjoner kan spores gjennom kryssjekk på tre måter, nemlig mottak av bekreftelse på bestillingen (innkjøpsordre), mottak av ordren og gyldigheten av fakturaen som genereres ved hjelp av informasjon fra forskjellige avdelinger for å eliminere uautoriserte transaksjoner og forbedre den interne kontrollen.
Forklaring
Store organisasjoner kjøper varelageret etter den vanlige driftsprosedyren i henhold til organisasjonens retningslinjer. Derfor er dobbeltkontrollen nødvendig for å begrense uautoriserte transaksjoner. Det er kontrolltiltaket for å autorisere gyldige transaksjoner. I en treveisprosedyre kontrolleres kjøp hovedsakelig ved kryssverifisering. Hvis det er en feil på et hvilket som helst trinn, kan ikke beløpet tas mot fakturaen før feilen er løst ved mottak av en bekreftelse eller av den reviderte fakturaen fra leverandøren. Det er også en av risikostyringsmetodene, da risikoen for betaling til uvedkommende eller mot falske regninger skal kontrolleres. Noen ganger blir det en langvarig prosedyre, men det er den mest effektive måten å håndtere risikoen på.
Treveis matchingsprosess
- Standard driftsprosedyre for kjøp inkluderer bestilling når aksjen når ombestillingsnivå, mottak av tilbudet, behandling av tilbud til innkjøpsavdelingen, og hvoretter innkjøpsavdelingen vil bestemme at fra hvilket leverandørkjøp skal gjøres basert på pris, kvalitet og omdømme av leverandøren og deretter til slutt utstedelse av innkjøpsordren.
- På grunnlag av innkjøpsordren skal kjøpene gjøres. Etter mottak av innkjøpsordren skal kvitteringsordren utstedes av lageradministrasjonsavdelingen, og deretter skal fakturaen videresendes av innkjøpsavdelingen til regnskapsavdelingen for regnskapsføring av den samme.
- Etter dette, til slutt, blir fakturaen gitt for autorisasjon og deretter til kassereren eller kontantavdelingen for betaling til leverandøren.
Her før betalingen godkjennes, vil personen som er involvert i betalingen bruke treveis matchingsprosessen.
Treveis matchingsprosess inkluderer:
# 1 - Bekreftelse av innkjøpsordren
En innkjøpsordre skal verifiseres fra innkjøpsavdelingen for å bekrefte leverandørens navn, dato, antall, adresse, betalingsinformasjon og beløp.
# 2 - Bekreftelse av ordremottak
Etter å ha bekreftet innkjøpsordren, vil kontantavdelingen fra lageravdelingen verifisere om mottak av ordren for å matche varemengden i henhold til fakturaen og mottatt av lageravdelingen.
# 3 - Bekreftelse fra regnskapsavdelingen
Etter verifisering fra lageravdelingen, skal oppføringen kontrolleres i regnskapet for å verifisere mengden og mengden registrert i bøkene.
Hvis en faktura samsvarer med alle de tre trinnene for bekreftelse, er det bare betalingen som skal godkjennes, og regningen er innkapslet.
Eksempel på treveis matching
Innkjøpsavdelingen i A Ltd. utsteder ordre på innkjøp av lager fra ABC & Co., Mexico på 3000 stykker, og prisen per stykk er $ 100. Bestillingen er plassert. Mottaket av bestillingen ble gjort, men på grunn av et stort antall kryssjekket ikke lagringsmannen på bestillingstidspunktet. Etter kontroll ble det imidlertid funnet at bare 2850 stykker ble mottatt, og fakturaen blir gitt til regnskapsavdelingen for regnskaps- og regnskapsavdelingen gir den videre til innkapsling til kontantavdelingen. Bestem fremgangsmåten for treveisbekreftelse?
Løsning:
Før personen godkjenner regningen for betaling, bør personen bruke følgende fremgangsmåte:
1 - Bekreftelse fra innkjøpsavdelingen:
Innkjøpsordren skal verifiseres om bestillingen legges i henhold til innkjøpsordren eller ikke. I det foreliggende tilfellet samsvares det første trinnet med treveis matching, dvs. bestillingen plasseres i henhold til innkjøpsordren.
2 - Bekreftelse fra lageravdelingen:
Den autoriserte personen vil samle inn tallene fra lageravdelingen. I dette tilfellet mottas bare 2850 lager, så regningen kan ikke godkjennes for betaling. Den autoriserte personen vil instruere lageravdelingen om å rette opp fakturaen fra leverandøren.
Lageravdelingen vil da kontakte den autoriserte personen til ABC & Co. for utstedelse av den reviderte regningen. Etter mottak av den reviderte regningen, skal det samme gis i regnskapsavdelingen for å gjøre korreksjoner.
3 - Bekreftelse fra regnskapsavdelingen eller regnskapsregistrene:
Etter bekreftelse av den reviderte regningen fra leverandøren, må den autoriserte personen verifisere den med regnskapsoppføringer, og til slutt, når alt kommer til alt, trinn og konformasjoner, vil den autoriserte personen autorisere regningen for betaling.
På denne måten blir kort kvittering identifisert og utbedret.
Bruk av treveis matching
- Treveis blir matchingsprosessen brukt i store organisasjoner.
- Den brukes også der det er forskjellige avdelinger som håndterer forskjellige funksjoner.
- Den brukes der en organisasjon er engasjert i å produsere flere produkter.
- Den brukes der ansvaret gis til nyutnevnt personale.
- Den brukes der de fleste betalingene skjer kontant.
- Den brukes også der ufaglærte ansatte er involvert.
Fordeler
Ulike fordeler er som følger:
- Det sikrer at betalingen skjer til riktig person mot gyldig regning og verdi på mottatt aksje.
- Det sikrer riktig kontroll i organisasjonen.
- Det minimerer eller begrenser uautoriserte betalinger.
- Gjennom treveis matchende kontanter skal underslag kontrolleres.
- Feil kan lett identifiseres i treveis matchingsprosessen.
- Det sikrer at den samme regningen ikke blir betalt flere ganger.
- Prosessen fremmer ansvarlighet for de ansatte.
- Gjennom treveisprosessen skal informasjonen verifiseres; derfor blir den nøyaktig informasjon og kan brukes til fremtidige beslutninger.
Ulemper
Ulike ulemper er som følger:
- Treveis samsvar innebærer flere tidsverifisering og innsamling av forskjellige dokumenter; derfor er prosessen lang og tidkrevende.
- Det kan være sjanser for sen betaling og bøter på grunn av den lange prosessen og på grunn av forsinkede betalinger.
- Leverandørrelasjoner kan bli bortskjemt på grunn av forsinket betaling.
- Rabatter for tidlig betaling kan ikke benyttes på grunn av lange prosedyrer involvert.
Konklusjon
Treveis matching er prosedyren for å kontrollere leverandørgjennomgang ved hjelp av de tre trinnene leverandørgjeldene blir bekreftet. Her, ved første trinns kjøp, skal ordren verifiseres, deretter skal tallene fra lageravdelingen samles inn og verifiseres, og til slutt skal den bekreftes fra regnskapsoppføringer. Etter bekreftelse på alle tre nivåer godkjenner autorisatoren regningen for betaling. Denne prosedyren er imidlertid lang. Derfor er det tidkrevende, og samtidig kan ikke rabatter for tidlige betalinger benyttes på grunn av lange prosedyrer.
