Hva er lønnsrekord?
Lønnsjournal kan defineres som en liste over alle ansatte i selskapet der all informasjon relatert til utbetalingene til de ansatte som de har rett til å motta, slik som lønn, lønn, bonus, skatt osv. Blir registrert slik at intervall kan det være en ordentlig oversikt over hver betaling som blir utbetalt til de ansatte fra arbeidsgivers synspunkt, og hvis det oppstår et avvik, kan det enkelt påpekes fra postene.
Forklaring
Lønningslister utgjør alt og alt relatert til informasjonen om de ansatte i selskapet. Den viser beløpet de ansatte får betalt for i løpet av hver tidsperiode. Tiden varierer fra selskap til selskap. Det kan være daglig, ukentlig, annenhver uke, halvmånedlig, månedlig eller hvilken som helst periode som passer bedriftens lønnsperiode.
Hvilken informasjon er inkludert i lønningslisten?
- Den fremste informasjonen er bruttolønn, som er det viktigste beløpet som vises først før du trekker noe fra det. Bruttolønn beregnes ved å multiplisere timelønnssatsen til antall arbeidte dager.
- Den neste informasjonen vil være fradrag, som er av to typer som obligatoriske fradrag og frivillige fradrag. Det er flere skatter som profesjonell skatt, tilskuddskassebidrag fra den ansattes andel osv.
- Den siste er nettolønnen, som er det endelige beløpet etter at alt fradraget er kreditert til den ansattes konto.
Hvordan skaffe deg lønnsoppføring?
En ansatt kan alltid skaffe seg lønnsjournal ved å be arbeidsgiveren enten ved å skrive / muntlig for å gi ham lønnsdataene. Arbeidsgiveren må svare på personellets forespørsel, og han skal gi ham detaljene innen foreskrevet frist fra datoen for mottakelse av forespørselen. Imidlertid må arbeidsgiveren svare på arbeidstakerens lønnsforespørsel innen vanligvis 21 dager.
Hvor lenge skal du føre sertifiserte lønnsregistre?
Den sertifiserte lønningslisten skal oppbevares av arbeidsgiveren i minst tre år i henhold til Fair Labor Standards Act (FLSA) med annen dokumentasjon som salgs- og kjøpsposter osv. Postene som lønnsberegningen registreres på, skal oppbevares i to år. , dvs. tidskort, tabeller over lønnssats, arbeid, tidsplaner og forskjellige andre poster for tillegg og subtraksjon fra lønn og lønn.
Disse postene skal være åpne for avdelingens ansvarlige, som kan be arbeidsgiveren om å gjøre nødvendige endringer. Disse postene skal oppbevares på det sentrale journalkontoret / på arbeidsstedet.
Fordeler
- Systemet gir oss enkle beregninger, som gjør hele lønnsmekanismen veldig klar.
- Dette letter nøyaktigheten slik at riktig beløp kan utbetales, og det vil ikke øke ytterligere avvik.
- Det datastyrte lønnssystemet reduserer sjansene for feil og gir en enkel strøm av data og informasjon som du kan stole på og bruke på nytt.
- Dette systemet har en passende struktur for fradrag og utbetalinger som automatisk settes i posten som skal brukes til å beregne lønn / lønn.
- Dette kan behandles som et trygt alternativ for sikkerhetskopiering og all informasjon som kreves i ettertid; postene kan være nyttige da.
- Registreringen av lønnssystemet gjenoppretter troen på de ansatte at det opprettholdes en skikkelig organisert og dokumentert form for deres inntjening, og uansett hvilket fradrag som skal gjøres, for at riktig bevis vil bli vist. I fremtiden, hvis en ansatt krever lønningsliste, ville selskapet være i stand til å gi dem riktig sikkerhetskopi tilgjengelig for dem.
- Dette systemet er en svært kostnadseffektiv mekanisme der hver eneste krone som betales / trekkes til den ansatte kan spores. Systemet gir tilbake til organisasjonen når det gjelder å opprettholde dataene riktig og hindre organisasjonen i fremtidige problemer.
- Siden systemet er svært kostnadseffektivt fra forrige punkt, sparer det tid i stor grad fordi det ikke tillater avvik og forhindrer duplisering av arbeidet. For hver faste periode i intervallet tillater de riktige dataene organisasjonen en feilfri fremtid i arbeidet.
- I tilfelle inspeksjon / revisjon / bakgrunnssjekk, hvis noen myndighet krever personalregister, kan dette være bevis på bevis. Det vil ikke bare være en frelser for et godt vedlikeholdt system, men vil også gjøre en forskjell i selskapets goodwill.
- Dette kan være et viktig verktøy for prognoser for selskapet. Et selskaps største del av overskuddet går i utbetaling av lønn og lønn til sine ansatte. Hvis et estimert budsjett kan forutsies for en fremtidig tidsperiode, kan det være et flott verktøy for prognoser for fremtidige kostnader og budsjetter for selskapet.
- Organisasjonen kan godt planlegge kostnadene og deretter gjøre reservene / investeringene deretter.
Ulemper
- Dataene og informasjonen som en lønningspost har, kan være i fare for datasikkerhet, tyveri eller datalekkasje. Den sensitive informasjonen kan gjøres åpen hvis den ikke er godt beskyttet.
- Den andre ulempen kan være cyberbedrageri, noe som er nesten veldig vanlig i disse dager. Rivaliseringen mellom selskaper kan være en grunnleggende kilde til dette problemet.
- Informasjonstilgang / kontroll kan ikke gis til alle. Bare den ansvarlige for lønningsposten skal være kjent med informasjonen. Personen skal være pålitelig nok til ikke å lekke ut selskapets sensitive data.
- Den siste men ikke minst ulempen kan være kostnadene. Programvaren, dyktig operatør og infrastrukturen som kreves for å sette opp lønnsregistreringssystemet er enorm, og det kan være en barriere for noen få organisasjoner å møte opp.
