Fullform av SOP (standard driftsprosedyre)
Den fulle formen for SOP står for Standard Operating Procedures, som er settet med dokumenter og prosesser som brukes av en virksomhet der ledelsen registrerer forretningsdriften vedrørende levering og oppfølging av produktene og tjenestene over tid.
- Ledelsen må holde oversikt over virksomhetens konsistens, og basert på den er disse dokumentene nødvendige. I tilfelle en voksende virksomhet blir ledelsen nøkkelpersonellet, og han tar alle de viktigste beslutningene.
- Etter hvert som virksomheten vokser til neste nivå, begynner selskapet å bygge sitt eget hierarki av ledelsen og sprer ansvaret til alt annet personell. Dermed får eieren hjelpende hender, slik at han kan ta avgjørelsene ved å konsultere det andre ledelsespersonellet.
- Dermed blir kravet om ytterligere ledelse sammen med dokumenterte standarddriftsprosedyrer åpenbart, noe som gjør at selskapet kan vokse, og også etablere sine strategier og trene personalet.
Mål
- Det hjelper med å etablere en strategisk ledelse av en virksomhet ved å gi trinnene som toppledelsen skal følge for å etablere selskapets langsiktige strategi.
- Etablerer personalavdelingen ved å synkronisere lønnsstyrings- og rekrutteringssegmentet, som hjelper selskapet å tilby tjenestene som kreves for å kvalifisere, ansette, trene og beholde ansatte i virksomheten.
- Målet er å hjelpe i virksomheten ved å tilby prosessen ved å håndtere hvert eneste aspekt av forretningsdriften, som inkluderer kvalitetskontroll, anskaffelse, sikkerhet og generell utførelse av produktene og tjenestene til forbrukerne.
- Design for å organisere økonomi- og administrasjonsavdelingen ved å tilby alle nødvendige trinn for alle økonomiske transaksjoner relatert til virksomheten. Dette systemet vil bidra til å identifisere alle nøkkelindikatorene for virksomheten.
- Dette hjelper i prognoseavdelingen og budsjetteringsavdelingen ved å gi trinnene som kreves for å utføre selskapets årsrapport riktig og et estimat av de neste to til tre selskapets økonomi.
- Det hjelper også i salg og markedsføring ved å gi alle detaljerte krav til alle aktiviteter som kreves for leadgenerering, etterfulgt av salgsforslaget og avslutning av leadet.
- Prosessen har som mål å forbedre informasjonsteknologien, som inkluderer en detaljert redegjørelse for alle IT-protokollene, inkludert sikkerhetskopier, planer for katastrofegjenoppretting, detaljer om ansatte, operasjonsdetaljer osv.
fordeler
- En av de største fordelene med standard driftsprosedyrer er at det skaper et ledelseshierarki og tildeler hver av oppgavene som passer til de respektive teamene.
- Tildeling av respektive oppgaver gjøres på en ordentlig måte, noe som hjelper til med å registrere og verifisere alle data relatert til driften av selskapet på en systemisk måte.
- For å forbedre forretningsutsiktene, trenger ledelsen bakgrunnen for å finne relevant informasjon som kreves i hver av strategiene for fremtidig gjennomføring.
- Ledelsen er godt klar over virksomhetens nåværende scenario, noe som ytterligere hjelper dem med å forbedre det eksisterende scenariet for virksomheten ved å se på resultatene til hver avdeling og sammenligne den med den budsjetterte.
- Under fusjonen og oppkjøpet eller i tilfelle en mulig overtakelse av virksomheten, vil ledelsen vise resultatene til hver avdeling, noe som hjelper kjøperen å identifisere det aktuelle scenariet for det målrettede selskapet.
- Denne prosessen vil hjelpe til med å organisere en oppstartsbedrift og bidra til å nå dem til organisert multinasjonal ved riktig utnyttelse av ressursene på en systematisk måte.
Hvordan skriver jeg standard driftsprosedyrer?
- Et riktig format er nødvendig for å presentere det på en måte som er forståelig for den målrettede delen.
- Inndataene er påkrevd, sammen med den foreslåtte strategien.
- Målgruppen må identifiseres.
- Vi må fremheve formålet med de vanlige driftsprosedyrene.
- Setningskonstruksjonen bør gjøres på enkelt språk for å forstå alle publikum. Språket skal opprettholdes på en skarp måte.
- Setningen skal konstrueres på en måte slik at den representerer historiefortelling i stedet for en setning. Dette er fordi folk husker historier og lett kan koble til.
- Innholdet må kontrolleres med flere korrekturlesing, kontroll av fakta og tall og redigering om nødvendig.
Eksempler
# 1 - Formål
Denne generelle hensikten med prosedyren måtte beskrives, etterfulgt av de enkle trinnene for verifisering av målrettede kunder.
# 2 - Omfang
Omfanget må nevnes på en skarp og komprimert måte slik at det skal være synlig for alle kunder i banken.
# 3 - Ansvar og verifikasjoner
Bekreftelsesprosessen må gjøres av den aktuelle avdelingen, etterfulgt av kassereren og verifiseringsteamet. Teamet må se på transaksjonene og kontoene til kundene på en skikkelig måte ved å følge bankens retningslinjer.
Hvorfor trenger vi SOP?
Kravet om ytterligere ledelse sammen med dokumenterte standardprosedyrer blir tydelig i tilfelle voksende virksomhet, noe som hjelper selskapet å utvide seg, og også etablere sine strategier og trene personalet for å forbedre forretningsutsiktene. Det hjelper selskapet å etablere sitt mål og tilbud til kundene og etablere sine kommende forretningsmuligheter og strategier foran investorene.
Konklusjon
Dette er en fin måte å kommunisere med kunder, investorer og andre tredjeparter som har interesse i den respektive virksomheten. Ledelsens strategier og de kommende forretningsutsiktene, sammen med produktrørledningen, er synlige fra standard driftsprosedyrer.
