Innkjøpsordre Betydning
En innkjøpsordre (PO) fungerer som et juridisk dokument mellom kjøper og selger, der kjøperen sender denne kontrakten som beskriver varene og tjenestene, leveringsdato, betalingsbetingelser i henhold til kontrakten etc. Vanligvis tilbyr selgeren kreditt til kjøper uten noen risiko da kjøper er juridisk forpliktet til betaling etter levering av varer og tjenester.
Typer
Det er fire typer innkjøpsordrer, som følger:
- Standard PO - De er mye brukt, mest anvendelige til engangskrav. Disse postene brukes når ordrene må leveres til en bestemt dato og et bestemt tidspunkt.
- Planlagt PO - I denne PO blir alle vanlige ting nevnt, men den planlagte leveringsdatoen er foreløpig.
- Teppe PO - I denne bestillingen er pris, antall, leveringsdato, alt foreløpig. Bare detaljer om produkter og visse vilkår er nevnt. Andre detaljer er spesifisert når innkjøpsordren endelig er frigitt.
- Contract PO - I denne typen er det bare vilkårene i kontrakten som er fastlagt, ingenting annet er nevnt, og standard innkjøpsordrer blir opprettet i fremtiden med henvisning til denne CPO.
Hvordan bruke en innkjøpsordre?
- Først og fremst sender kjøperen en innkjøpsordre, på papir eller elektronisk til leverandøren eller selgeren som beskriver den nødvendige bestillingen.
- Hvis leverandøren finner ut at de kan oppfylle bestillingen, sendes en bekreftelse til kjøperen.
- Selger / leverandør forbereder bestillingen ved å trekke ut de nødvendige produktene eller tildele det nødvendige personalet til å yte tjenestene.
- Deretter sendes produktet til kjøperen eller tjenester leveres. Det er nevnt på pakkesedlene til produktene for enkel identifisering og sporing.
- Etter levering av produktet eller levering av tjenestene, vil selgeren sende en faktura til kjøperen med et unikt nummer; innkjøpsordrenummeret vil også bli nevnt på fakturaen for samsvarende formål.
- Kjøperen betaler fakturaen i henhold til vilkårene for innkjøpsordren, og kontrakten som begge parter ble enige om i begynnelsen.
Eksempel på innkjøpsordre
ZYX-firmaet trengte 100 enheter av produkt A til avtalt pris på $ 50 per enhet. Den sender innkjøpsordren til selger LML, PO nevnte antall, pris og andre vilkår. Selger LML sendte ordren på leveringsdatoen og sendte fakturaen. ZYX-firmaet bekreftet det leverte produktet, matchet PO-nummeret og betalte $ 5000 på 30 dager i henhold til betalingsbetingelsene nevnt i PO.
Bestillingsformat
Her presenteres et enkelt format for en PO. Ytterligere informasjon kan bli lagt merke til i et annet selskaps format i henhold til det spesifikke kravet.
Du kan laste ned denne malen fra denne siden - Bestillingsmal.
Vanligvis er informasjonen nedenfor til stede på PO:
- Detaljene om produktene og tjenestene som kjøperen krever.
- Merkenavn, SKU-nummer, modellnummer, etc., for produktene og tjenestene.
- Mengde produkt og varighet av tjenester som kreves.
- Pris per enhet for produktet og tjenestene.
- Forventet leveransedato
- Leveringssted, dvs. stedet der produktene må sendes.
- Fakturaadresse
- Betalingsbetingelser som kredittperiode, rabatter og andre vilkår.
Fordeler
- Hjelper med å unngå duplikatbestilling, da det hjelper med å spore hva som er bestilt og betalt for.
- Det fungerer som et juridisk dokument og hjelper til med å unngå tvister.
- Det hjelper med å forbedre varelager samt økonomisk nøyaktighet.
- Det hjelper også i budsjettering, fordi midler blir bedt om å være tilgjengelige før ordrene er plassert.
- Til slutt hjelper det også med raskere planlagt levering når kjøperen trenger det.
Ulemper
- Opprettelse av innkjøpsordrer for hvert eneste lite eller stort kjøp fører til mye papirarbeid og manuell innsats.
- Kredittkort kan tjene formålet med dokumentasjon i tilfelle mindre varer og dermed eliminere behovet for PO.
