Avstemming av bøker er avstemmingen som utføres av selskapet før regnskapsbøkene avsluttes for å sikre at bøkene er oppdaterte og det ikke er noen manipulasjon eller svindel i selskapets regnskap.
Avstemming av bøker
Som vi alle vet, er regnskapsbøker tegningene for enhver virksomhet. Å opprettholde regnskapet er nøkkelen til økonomisk styring.
Det er imidlertid ikke nok å føre regnskap. Det er også nødvendig at regnskapet skal være nøyaktig og fullstendig. Det er forskjellige kontroller mulig for å sikre dette, men en av de mest grunnleggende og essensielle måtene er "forsoning av bøker."
- Hva er forsoning?
- Når blir forsoning gjort?
- Hva er perioden forsoning gjøres for?
- Hvorfor skal forsoning utføres?
- Beste praksis for forsoningsprosessen
- Hvordan ser en forsoningserklæring ut?
- Hva er typene avstemminger?
- # 1 - Bankavstemming
- # 2 - Leverandøravstemming
- # 3 - Kundeavstemming
- # 4 - Avstemming mellom selskaper / li>
- # 5 - Bedriftsspesifikk avstemming
- Nyttige tips for MS Excel mens du utfører avstemminger
Hva er forsoning?
Det er en prosess som sammenligner to sett med poster og analyserer forskjellene mellom de to settene, hvis noen.
Disse to settene med poster kan være alt fra hele spektret av regnskapsbøker. Vanligvis er ett sett med posten en hovedbok fra selve selskapets bøker som må avstemmes, og det andre settet med rekorden er hentet fra interne eller eksterne kilder.
f.eks. sammenligning av bankbok (intern kilde) med kontoutskriften (ekstern kilde).
Når blir forsoning gjort?
Det utføres vanligvis før regnskapsavslutning. Det anbefales å gjøre det månedlig slik at bøkene er oppdaterte, men de kan også gjøres kvartalsvis eller årlig.
Tyngre volum mer bør være hyppigheten av avstemming slik at avstemmingsprosessen blir jevnere.
De bør gjøres årlig før bøkene blir sertifisert av revisorene. De fleste avstemmingene er en forutsetning for revisjonstesting. Siden vedtakelsen av Sarbanes Oxley (SOX) i 2002 har avstemminger blitt enda mer kritiske ettersom kravene til overholdelse har steget til et annet nivå.
Hva er perioden forsoning gjøres for?
En av de kritiske aspektene du må ta vare på når du utfører forsoning, er at perioden for begge settene med poster skal være den samme.
I fortsettelse av eksemplet ovenfor er det veldig ulogisk å sammenligne bankbok hentet for perioden 01-jan-16 til 31-mar-16 med kontoutskriften for 01-jan-16 til 30-juni-16. Det bør være et felles sammenligningsgrunnlag.
En viktig ting å ta i betraktning er også at åpnings- eller begynnelsessaldoen alltid skal være lik for begge settene med poster. I det ovennevnte tilfellet, hvis saldiene 01-jan-16 ikke er identiske, bør denne forskjellen først utbedres i stedet for å fortsette med avstemmingen for 1. januar-16 til 31. mars-16.
Hvorfor skal forsoning utføres?
Oppdage svindel
- Det er enkelt å manipulere regnskapsbøker. En måte å oppdage svindel på er gjennom forsoning. La oss forstå dette med et eksempel.
- Kassereren til ABC Corporation begår svindel ved ikke å registrere kontanter mottatt fra kunder. Ved å gjøre dette er kunden og kontantbokene uendret, og han kan lomme de mottatte pengene.
- En enkel måte å oppdage svindel på som dette, er å utføre avstemming med kundehovedbok. Når kundens reskontro i Books of ABC sammenlignes med ABCs reskontro i kundens Books, vil ikke saldoen være bundet, og svindelen vil bli oppdaget.
Sørg for at postene er komplette:
- Noen ganger påvirker visse aktiviteter bøkene våre, men blir ikke rutet gjennom kontoteamet og kan følgelig bli oppdaget.
- Et lite eksempel er en sjekk som er satt inn av en kunde direkte på bankkontoen. Hvis kunden ikke informerer, vil hovedboken, så vel som kundeboken, være ufullstendig, noe som fører til en feil fremstilling av fakta.
Sørg for at oppføringene er nøyaktige:
- Det er sjanser for menneskelige feil i regnskapsprosessen.
- Et eksempel på menneskelige feil er feil plassering av sifre, for eksempel var den faktiske verdien av salg Rs. 99.736, som ble registrert feil som Rs. 97,936.
- Disse kan du finne ut mens du avstemmer kontoer. Dette er bare transposisjonsfeil, og i dette tilfellet er forskjellen generelt delelig med 9.
Beste praksis for forsoningsprosessen
Noen av de beste metodene som kan brukes, slik at forsoning hjelper til med å nå formålet, er som følger:
- Bedrifter bør sette opp en avstemningsprosess som skal følges internt. Den skal dekke frekvensen, nøkkelkontoer som avstemming skal gjøres for, standardiserte formater osv. Disse prosessene vil variere avhengig av volum, type bransje, høyrisikoområder osv. Politikken bør utarbeides og sirkuleres til Finance & Accounts team regelmessig.
- Oppdeling av plikter bør følges. Det betyr at ansatte som registrerer oppføringene i regnskapet ikke skal være en del av avstemmingsprosessen. Det vil sikre at man sjekker arbeidet som utføres av en annen.
- Autoritetsmatrise for produsent-kontrollerprosessen bør følges. Avstemmingsuttalelser bør også utarbeides og kontrolleres av forskjellige ansatte basert på betegnelsen. Ledelsen kan utarbeide avstemmingsuttalelsen, og lederen kan sjekke det samme.
- Riktig avlogging bør tas av forberederen og kontrolløren, slik at folk føler seg ansvarlige nok.
- Det bør settes strenge tidslinjer for fullføring av avstemming for å oppdage svindel og for å iverksette rettidige tiltak.
- Omfanget av internrevisjonen bør også omfatte kontroll av disse avstemmingsuttalelsene.
- Godkjenningsprosessen bør settes for å sende rettelsesoppføringer (hvis noen oppdages under avstemmingsprosessen) for å korrigere kontoer. Det vil sikre at mellomledelse og øvre ledelse blir oppdatert fra tid til annen.
- Støttedokumenter (som kontoutskrift, kundes reskontro osv.) Bør utgjøre en del av avstemmingserklæringen som påmelding skal oppnås på.
Hvordan ser en forsoningserklæring ut?
En forsoningserklæring bør være så enkel som mulig. Den bør inneholde nødvendige detaljer som hvilken hovedbok som blir avstemt, hva er perioden for avstemming, når er avstemming forberedt, hvem som har utarbeidet, sjekket, godkjent osv.
Følgende er et enkelt format av forsoningserklæringen:
| ABC Co. | |||
| Bankavstemming 31. mars-16 | |||
| Bankkontonr. 00000xxxxxx | |||
| Balanse i henhold til regnskapsbøker 31. mars-16 | xxx | ||
| Legge til: | Justering 1 | xxx | |
| Justering 2 | xxx | ||
| Justering 3 | xxx | xxx | |
| Mindre: | Justering 4 | xxx | |
| Justering 5 | xxx | xxx | |
| Justering 6 | |||
| Balanse i henhold til kontoutskrift 31. mars-16 | xxx | ||
| Utarbeidet av: Regnskapsfører | |||
| Sjekket av: Manager | |||
| Bekreftet av: Finance Controller | |||
Et av de to settene kan tas som basen, og justeringene skal legges til eller trekkes fra, og dermed komme til balansetallet.
I ovennevnte format er bankbok tatt som base. Imidlertid, hvis kontoutskriften blir vurdert som basen, vil alle justeringene reverseres. Å følge to saker vil bidra til å forstå dette bedre:
Sak A - Å ta bankboken som base
| Balanse i henhold til regnskapsbøker 31. mars-16 | 9700 | ||
| Legge til: | Sjekker utstedt, men ikke deponert | 10.000 | |
| Bank Interessert kreditert av Bank | 75 | 10 075 | |
| Mindre: | Bankkostnader ikke registrert | 175 | 175 |
| Balanse i henhold til kontoutskrift 31. mars-16 | 19.600 |
Sak B - Å ta kontoutskriften som base
| Balanse i henhold til kontoutskrift 31. mars-16 | 19.600 | ||
| Legge til: | Bankkostnader ikke registrert | 175 | 175 |
| Mindre: | Sjekker utstedt, men ikke deponert | 10.000 | 175 |
| Bank Interessert kreditert av Bank | 75 | 10 075 | |
| Balanse i henhold til regnskapsbøker 31. mars-16 | 9700 |
Hva er typene avstemminger?
Grunnleggende avstemmingsuttalelser som er essensielle og utarbeidet i den daglige forretningsregnskapet:
- bankavstemming
- Leverandøravstemming
- Kundeavstemming
- Avstemming mellom selskaper
- Forretningsspesifikk avstemming
Vi vil diskutere hver av disse uttalelsene i detalj:
# 1 - Bankavstemming
Det utarbeides en bankavstemming over faktiske transaksjoner som reflekteres i kontoutskriften overfor transaksjoner som er registrert i vår bankbok.
Noen av årsakene til forskjellen mellom bankbok og kontoutskrift er:
- Sjekk utstedt til en leverandør, men presenteres på et senere tidspunkt
(Noen ganger er det sjekker som er veldig gamle på kontoutskriften. De er foreldede og kan ikke engang deponeres lenger. Det er bedre å avskrive dem og holde bankboken klar.)
- Beløpet som er satt inn av en kunde direkte på bankkontoen vår
- Bankinteresser kreditert av banken
- Bankkostnader debiteres av banken
- Bankfeil (selv om det er sjeldent, kan feil også skje ved datainføringsfeil også mulig av banken)
Alle betalings- og kvitteringsrelaterte aktiviteter spores gjennom bankboka. Å forene det hjelper deg med å holde det oppdatert.
For å gjøre livene våre enklere har de fleste regnskaps-ERP-er innebygde funksjoner som hjelper med å trekke ut bankavstemningsoppgaven direkte.
Det grunnleggende konseptet som brukes i disse ERP-ene, er å registrere "bankdatoen" for hver transaksjon. En bankdato er en dato da transaksjonen gjenspeiles i kontoutskriften. ERP trekker ut en rapport basert på "Dokumentdato" over "Bankdato."
# 2 - Leverandøravstemming
En leverandøravstemmingserklæring er utarbeidet for å sikre at regnskapsføringene som er sendt i leverandørens bøker er i tråd med regnskapsføringene som er sendt i våre bøker.
Årsakene til avvik er som følger:
- Leverandøren kan ikke bestille kjøpsretur som er booket av oss.
- Sjekker utstedt av oss gjenspeiles kanskje ikke i bøkene deres. Det skjer vanligvis når sjekken er feilplassert eller tapt under transport.
- Varer i transitt ikke registrert av oss, men registrert av leverandøren;
# 3 - Kundeavstemming
En kundeavstemming er veldig lik leverandøravstemming. Den er forberedt på å sjekke om kundens bøker er synkronisert med bøkene våre. De fleste bedrifter behandler kundeavstemming som en prioritet fremfor leverandøravstemming. Det er fordi penger mottas fra kunder, og det er alltid bedre å avstemme slik at betalingene ikke venter på grunn av noen problemer med hensyn til regnskapsføring.
Årsakene til avvik er som følger:
- Avkastning bestilt av kunder vises ikke i bøkene våre.
- Skatt trukket av kunden som ikke er regnskapsført i våre bøker.
- Varer i transitt registrert som salg i hovedboken vår.
- Betalinger direkte overført til bankkontoen vår ble ikke registrert.
En god praksis er å utføre månedlige avstemninger av kunder på rotasjonsbasis. La oss si at en bedrift har 100 ulike kunder, og avstemming på rundt 10-15 kundehovedbøker bør gjøres hver måned.
Når avstemmingen er fullført og sertifisert av begge parter, kan det også utstedes et balansesertifikat for den gitte perioden. Det vil sikre at åpningsbalansen ikke trenger å sjekkes på nytt. Det hjelper også å løse tvister.
# 4 - Avstemming mellom selskaper
Konsernselskaper (Holding, datterselskap osv.) Må utarbeide konsoliderte regnskapsbøker. Disse bøkene må eliminere transaksjoner mellom selskaper som salg fra Holding Co. til dets datterselskap. For dette blir det ytterst viktig at deres regnskapsbøker alltid er synkronisert og derfor avstemmes regelmessig før konsolideringsprosessen er ferdig. .
# 5 - Bedriftsspesifikk avstemming
Hver bedrift må utarbeide andre avstemninger utover de grunnleggende som er nevnt ovenfor. Et eksempel på dette er avstemming mellom kostnadene for varer
Denne avstemmingen vil ikke gjelde tjenestebransjen da de ikke har lager. Det er imidlertid viktig for bedrifter som har lager.
Hva koster solgte varer?
Kostnad for solgte varer = åpningslager + kjøp - sluttbeholdning
Kostnad for solgte varer = Salg - fortjeneste
En av de to metodene kan komme til kostnad for varer. Begge må være like mye. Hvis ikke, bør det utarbeides en forsoningserklæring for å finne årsaker til forskjeller. Også fysisk verifisering av utgangsbeholdningen bør utføres, og den samme skal avstemmes med utgangsbeholdningen som vises i regnskapsbøkene.
Avstemming av bøker Video
Nyttige tips for MS Excel mens du utfører avstemminger
- Det bør utarbeides en standardisert mal med alle viktige formler i Excel. (Format illustrert ovenfor kan brukes)
- Når det gjelder leverandør / kundeavstemming, fungerer faktura nr. Som et standardfelt som kan tas som en base for å utføre Vlookup-funksjonen og gjøre avstemmingsprosessen enklere. Sørg for å gjøre en lim spesiell etter bruk av Excel Vlookup Funksjon.
- Filtrer debet- og kredittoppføringer separat og avstem dem individuelt. En annen måte å skille oppføringer på er å filtrere dem på typen, dvs. betalinger, fakturaer, retur, andre justeringer. Å forene disse hver for seg og deretter legge sammen forskjellene vil vise seg å være nyttig.
