Regnskapsavdeling Definisjon
Regnskapsavdeling refererer til divisjonen i et firma som ser etter utarbeidelse av regnskap, vedlikehold av hovedbok, betaling av regninger, utarbeidelse av kundregninger, lønn og mer. De er med andre ord ansvarlige for å styre den samlede økonomiske fronten til virksomheten. Det er umulig for noen virksomhet, enten et lite firma som opererer utenfor hjemmet eller et stort multinasjonalt selskap, å fungere for lenge uten en regnskapsavdeling av noe slag.
Funksjoner i regnskapsavdelingen
- Å vedlikeholde og registrere alle forretningstransaksjoner nøyaktig og omfattende på en systematisk måte slik at de kan bli hentet og gjennomgå når som helst.
- For å opprettholde tilstrekkelig internkontroll i organisasjonen for å sikre verdifulle ressurser.
- Å gi grunnlag for ytelsesvurdering og skape ansvarlighet i hele organisasjonen.
- For å holde oversikt over selskapets kostnader og gi råd om endring av eksisterende virksomhet med den hensikt å redusere driftskostnadene.
- Å støtte toppledelsen i beslutningsprosessen gjennom riktig presentasjon av økonomiske data.
- Å planlegge basert på forventning om forretningsbehov og forventet tilgjengelighet av ressurser.
Roller og ansvar
- Et av hovedansvarene er å samle inn alle økonomiske data på riktig måte og deretter utarbeide regnskapet / rapportene. Disse rapportene brukes til utarbeidelse av budsjetter, prognoser og andre beslutningsrapporter. I tillegg brukes disse rapportene også til kommunikasjon med långivere, investorer og andre interessenter.
- Opprettholde et sunt forhold til leverandørene ved å sikre at de får betalt i tide. Imidlertid bør de se etter muligheter for å spare penger ved å benytte seg av rabatter / insentiver på grunn av rettidig eller forskuddsbetaling. Samtidig bør regnskapsavdelingen også sørge for at minimumsbeløpet går ut per betaling, men uten forsinkelsesgebyrer.
- Spor kundefordringer og utestående fakturaer, og råd i tilfelle det kreves innsamlingshandlinger. Regnskapsavdelingen bør sørge for at kundene betaler fakturaene i tide og opprettholder et hjertelig / vennlig forhold til dem.
- Det er eneansvarlig for lønnsfunksjonen. De må sørge for at alle ansatte får betalt i tide og nøyaktig. I tillegg bør avdelingen sørge for at ansattes skatt blir vurdert nøyaktig, og at betalingene gjøres rettidig til staten og føderale myndigheter.
- De trenger å opprettholde finansiell kontroll via avstemming og overholdelse av gjeldende regnskapsstandarder, for eksempel US GAAP. All denne fremgangsmåten er implementert for å forhindre svindel og tyveri. Som økonomikontroller bør avdelingen sørge for riktig vedlikehold av prosedyrene uten slakk.
Regnskapsavdelingsstruktur
De fleste selskaper har mer enn en medarbeider i regnskapsavdelingen, og derfor må de sette en organisasjonsstruktur for å effektivisere ledelsen. Generelt består den av Chief Financial Officer (CFO), Financial Controller, Managers og Accountants. Strukturen er som følger:
- Finansdirektøren er på toppen av avdelingen og rapporterer direkte til eieren av virksomheten eller Chief Operating Officer (CEO).
- Financial Controller rapporterer til økonomidirektøren og har mer spesifikt ansvar innen avdelingen.
- Finance Controller har generelt et team av ledere - lønnsansvarlig, kundefordringsansvarlig og kundefordringsansvarlig.
- Hver divisjonsleder har vanligvis et team av regnskapsførere.
Verdien av regnskapsavdelingen
Regnskapsavdelingen spiller en viktig rolle i å drive en virksomhet, da den hjelper til med å spore både inntekter (penger inn) og utgifter (penger ut) og samtidig sikre at alle lovbestemte krav overholdes. I tillegg gir den også kvantitativ finansiell informasjon til ledelsen, långivere, investorer og andre interessenter som bruker den til å ta informerte forretningsbeslutninger.
Nøkkelstillinger for regnskapsavdelingen
Følgende er noen av nøkkelposisjonene:
- Økonomidirektør (CFO): Finansdirektørene er vanligvis på toppen av finansavdelingen til store selskaper. De er ansvarlige for å føre tilsyn med virksomhetens økonomiske helse og administrere den samlede økonomiavdelingen, som inkluderer finansiell planlegging og rapportering, kortsiktig og langsiktig forretningsstrategi, revisjon, intern risikostyring osv. De hjelper også toppledelsen med å forstå de økonomiske implikasjonene av ulike pågående aktiviteter - innenfor og utenfor organisasjonen.
- Financial Controller: Financial Controllers jobber sammen med CXO-ene, og de er ansvarlige for finansregnskap samt utarbeidelse av rapporter om prosjektledelse, budsjett og mer. Imidlertid er deres hovedfokus på å håndtere umiddelbare økonomiske problemer.
- Treasury Manager: Treasury Managers hjelper til med utformingen og utviklingen av ulike treasury policyer, som inkluderer identifisering av de beste investeringsmulighetene, optimalisert bruk av kredittfasiliteter, reduksjon av finansieringskostnader osv.
- Regnskapssjef / Regnskapsfører / Regnskapsveileder : Disse lederne er ansvarlige for å opprettholde og rapportere alle finansielle transaksjoner. De etablerer og håndhever også regnskapsprinsippene basert på revisjonspolitikken og lovbestemte krav.
- Regnskapsfører: Regnskapsførerne spiller en viktig rolle i en regnskapsavdeling ettersom de er involvert i måling og tolkning av all finansiell informasjon.
