Hva er Recordkeeping?
Registrering er en primærfase i regnskapet som forteller oss hvordan vi skal føre oversikt over monetære forretningstransaksjoner med det formål å holde permanent oversikt over hele transaksjonen, vite det riktige bildet av eiendeler, gjeld, fortjeneste osv., Holde kontroll over utgiftene med et sikte på å minimere utgiftene og å ha viktig informasjon for juridiske og skattemessige formål
Fremgangsmåte for journalføringsmetode
- Identifisere transaksjonene
- Opptak i journalen
- Klassifisering av transaksjonens art
- Bokføring til hovedbok
- Balanse mellom kontoer
- Utarbeide et regnskap
- Tolke regnskapet
- Kommunisere det til interessenter
Eksempler på journalføring
Eksempel 1
ABC limited er et enkeltmannsfirma som driver små butikker i et marked i Atlanta. Han handler med klær og har hovedinnstrømning og utstrømning som følger:
- Tilførsler: Salget går fra kunden
- Utstrømninger: Materiellkjøp fra leverandører og betaling av relaterte utgifter
For bokføringsformål må ABC limited opprettholde daglige kontantbøker for å opprettholde små kontanter og banksaldoer. På slutten av året må de utarbeide resultat og tap a / c og balanse for å verifisere lønnsomheten i løpet av året. Det er en av de enkleste måtene å opprettholde oversikten over forretningstransaksjonen.
Eksempel 2
- Amazon.com er et multinasjonalt selskap som har virksomhet over hele kloden og gir arbeid til millioner av mennesker. Hver dag gjennomføres millioner av transaksjoner, og for å opprettholde selskapets interesser og for å sikre korrekt overholdelse av vedtekter og for å opprettholde tilliten til interessentene, skal det gjennomføres kontinuerlig bokføring.
- Det må plasseres separate team for å sikre at enhver pengetransaksjon som utføres av virksomheten skal registreres i bøkene uten avvik. Dessuten må en slik bokføring sikre at transaksjoner blir registrert i henhold til de lokalt gjeldende, allment aksepterte regnskapsprinsippene og også gjeldende andre vedtekter.
Dette er et av de mest komplekse eksemplene på å føre virksomhetens poster.
Begge eksemplene har sine egne fordeler og ulemper, men holder godt på deres måter.
Fordeler med journalføring
- Permanent og pålitelig post - Det hjelper med å opprettholde den permanente oversikten over alle transaksjonene, noe som vil bidra til å sikre påliteligheten av data.
- Aritmetisk nøyaktighet av kontoene - Kontinuerlig registrering av transaksjoner vil hjelpe til med å identifisere eventuell aritmetisk unøyaktighet som kan ha funnet sted. F.eks. Overbetaling til leverandører eller dobbeltbetaling av eventuelle transaksjoner.
- Netto resultat av forretningsdrift - Det vil gi fortjenesten opptjent i den gitte perioden basert på pågående forretningsdrift.
- Bekreftelse av finansielle posisjoner - Det hjelper til med å identifisere den økonomiske stillingen til virksomheten.
- Beregning av avgifter - Alle utestående forpliktelser og avgifter på et gitt tidspunkt kan beregnes ut fra riktig utarbeidet regnskap.
- Kontroll over eiendeler og lån - Bedre kontroll over eiendeler og lån kan gjennomføres; Dette vil hjelpe deg med å forvalte fondene og ulike virksomhetsposisjoner.
- Identifisering av ting og don'ts - Regnskap hjelper til med å finne ting som har gått dårlig og må rettes opp i fremtiden for å sikre bedre drift i fremtiden.
- Beskatning - Det er sterkt anbefalt og nødvendig av skattemyndighetene. For å fullføre vurderingen, må forretningspersoner vedlikeholde journalene på riktig måte som vil hjelpe til med å bestemme skatteplikten over dem
- Ledelsesbeslutning - Ledelse er svært avhengig av økonomiske poster for å gjennomføre planleggingen av forretningsdriften. Videre har de også behov for kontinuerlig rapportering fra mellomnivået om fremdriften i økonomi. Økonomien som opprettholdes av organisasjonen styrer alle strategiske beslutninger
- Juridiske krav - Det er et enormt krav fra vedtekter, lokale GAAP-er, IFRS-er, etc., for å opprettholde de riktige regnskapene for å sikre transparens i virksomheten.
Ulemper ved journalføring
- Kontormedarbeider - For store organisasjoner er rekordføring en veldig kjedelig og pågående jobb. Det blir tøft for dem å opprettholde det samme
- Manuell og ensformig - Det er en svært manuell jobb. Det samme arbeidet er nødvendig for å bli utført så mange ganger transaksjonen gjennomføres. Dette gjør det til en svært ensformig jobb.
- Subjektive behov å sjekke før analysert - Ulike regnskapsaspekter som avskrivning, aksjevurdering, etc. krever forutsetninger som gjør regnskapet svært subjektivt. Levedyktigheten til slike forutsetninger må verifiseres før regnskapet analyseres
Begrensninger
- Bare monetære transaksjoner kan registreres - i virksomhet, både: monetære og ikke-monetære aspekter er essensielle. Imidlertid kan bare monetære transaksjoner dekkes i journalføring. Ikke-monetære dyder som opplært personale kan ikke registreres i regnskapet.
- Effekter av prisnivåendringer vurderes ikke - Inflasjon er et kontinuerlig krav som må tas med i beregningen mens eiendelene registreres; Imidlertid kan ikke inflasjon vurderes når du registrerer transaksjonene i regnskapet.
- Historisk basert regnskap - Alle eiendeler skal bokføres som historisk kost. Dette vil ikke hjelpe med å identifisere nåverdien av eiendelen i markedet.
Viktige poeng
Eventuelle endringer i metoden for journalføring kan bare tillates hvis:
- Stoff over form er å vurdere
- For bedre opplysningskrav
- Nødvendig av regnskapsstandarder
Konklusjon
Registrering er en kunst å registrere og avsløre økonomiske transaksjoner. Det krever litt kompetanse og taktikk som ikke bare vil bidra til å opprettholde organisasjonens image, men også hjelpe til med å skaffe finansiering og by på anbudene. For å bevise nøyaktigheten av transaksjonene, gir journalføring et stort press og hjelper med å opprettholde et image som en etisk forretningsorganisasjon i markedet.
