Hva er regnskapsinformasjonssystemet?
Regnskapsinformasjonssystem refererer til den databaserte metoden som brukes av selskapene for å samle, lagre og behandle regnskapsføringen og de økonomiske dataene som brukes av de interne brukerne av selskapet for å gi rapport om ulike opplysninger til interessentene i selskapet som kreditorer, investorer, skattemyndigheter osv.
Med enkle ord er det et system for å samle inn og lagre all informasjon relatert til økonomiske transaksjoner og hendelser på en slik måte at de kan hentes for beslutningstaking av intern ledelse, regnskap, økonomidirektører, revisorer, etc. AIS kan være veldig enkel reskontro til ulike regnskap, kalkulasjoner, økonomiske rapporter som resultatregnskap, balanse, etc.
Komponenter i AIS (Accounting Information System)
# 1 - Person (interessenter)
Start og slutt på alle regnskapsaspekter. Det er en interessent som fører informasjon inn i systemet, samler inn, analyserer, rapporterer osv., Og det er en annen person (interessent) som trenger informasjon. For eksempel registrerer en regnskapsfører ulike økonomiske data og presenterer dem for bruk av flere interessenter som en eier, aksjonærer, kreditorer, myndigheter osv.
# 2 - Data
Hva registrerer, rapporterer AIS nå? Det handler om forskjellige regnskapstransaksjoner, hendelser og andre monetære poster. AIS vil ikke registrere informasjon som ikke har et økonomisk grunnlag. Data kan være alt som salgsbok, kundekonto, leverandørbok, økonomiske rapporter som P&L og balanse, kontantstrømoppstilling, etc.
# 3 - Etablerte prosedyrer
For å utføre forskjellige funksjoner, som angitt i definisjonen, følger AIS forhåndsdefinerte trinn, prosedyrer. For å sikre konsistens er dette et av de mest grunnleggende behovene til et AIS. AIS kan utføre en handling enten med manuell inngrep eller automatisk. Denne handlingen må instrueres til personen som behandler data eller kodes i systemet i tilfelle automatiske systemer.
# 4 - Programvare (ERP)
En programvare eller, i bredere termer, ERP er et datamaskinbasert program som utfører de oppgitte funksjonene. ERP kan beskrives som et databasesoftwarepakkesystem som støtter forretningsprosesser og operasjoner, inkludert produksjon, markedsføring, økonomiske, menneskelige ressurser, etc. Det utgjør en av hovedkomponentene i AIS (Accounting Information System).
# 5 - Informasjonssysteminfrastruktur
Enkelt sagt kan IT-infrastruktur sies å være et konsortium av forskjellige IT- og IS-maskinvare, verktøy, tilbehør. Eksempel, datamaskiner, skrivere, skannere osv
# 6 - Interne kontroller
Intern kontroll er det grunnleggende behovet for enhver forretningsorganisasjon. Dette er verktøy, kontroller, prosedyrer, systemer som er vedtatt av en organisasjon for å sikre integriteten til finansiell informasjon, forebygging av svindel, feil, sikring av eiendeler, etc.
Casestudie basert på eksempler på AIS
- Case - Martin Inc., eier av Londons kjente supermarkedskjede, brukte den konvensjonelle metoden for å registrere transaksjoner på papir, nå med tanke på utvidende virksomhet, ønsker å vite detaljene til kunder, leverandører, fortjeneste opptjent tidligere, estimert i fremtiden fortjenestekapasitet, detaljer om arbeidskapital som driver virksomheten, men er ikke i stand til å forutsi det samme på grunn av manuellbasert regnskapsskikk.
- Problem - Eieren er ikke i stand til å forstå sitt forretningssted, dvs. alle de ovennevnte kravene.
- Løsning - Hadde det vært AIS i bruk, ville Martin Inc. lett ha hentet ut detaljer om kunder, leverandører, fortjeneste opptjent i det siste, arbeidskapital som driver virksomhet osv. Ikke bare tidligere tall, men AIS har også muligheten til å forutsi fremtid trender for fortjeneste, kontantstrømmer og andre posisjoner.
Fordeler med regnskapsinformasjonssystem
- # 1 - Kostnadseffektivitet - I en tid med digitalisering og kunstig intelligens beveger hver organisasjon seg mot kostnadsbesparelser ved bruk av kunstig intelligens. AIS har bidratt til å redusere manuell innsats og kan utføre den samme operasjonen mer kostnadseffektivt.
- # 2 - Tidseffektivitet - AIS har hjulpet forretningsorganisasjoner med å redusere mengden tid som er involvert i registrering, klassifisering, rapportering av finansiell informasjon. Et stort kvantum manuelt arbeid kan fullføres av AIS med mye mindre innsats og tid involvert.
- # 3 - Enkel tilgang (bærbarhet) - Data som er lagret i AIS kan hentes via et informasjonssystem som er koblet til internett hvor som helst og når som helst. Der manuelt utarbeidede regnskapsbøker ikke kan bæres enkelt, kan AIS-data være.
- # 4 - Nøyaktighet - Med involvering av AIS økes påliteligheten av data. Som vi hadde diskutert tidligere i denne artikkelen at et AIS følger et forhåndsdefinert sett med instruksjoner. Derfor er sjansene for feilutsatt informasjon mindre, og derfor har AIS en ekstra fordel med nøyaktige data.
Ulemper
- # 1 - Innledende kostnad for avdrag og opplæring - Mens vi diskuterte at et AIS er kostnadseffektivt, er det ikke sikkert det samme er tilfelle for småbedrifter. Kostnadene for det første oppsettet kan være høye og kan ikke generere verdi for organisasjonen.
- # 2 - Manuell intervensjon - Selv om vi diskuterte at AIS reduserer manuell intervensjon, kan det samme ikke elimineres. AIS trenger manuell inngrep på et bestemt tidspunkt, noe som kan føre til ineffektivitet i systemet.
- # 3 - Feil kan ikke fjernes helt - Vi diskuterte, AIS reduserer sjansen for feil, men det er sjanser for feil koding i programvare, noe som kan føre til feilutsatte resultater. Manuell inngripen er også fremdeles til stede her, noe som også kan generere en feil.
- # 4 - Konfidensialitet - Selv om vi diskuterte portabilitet av AIS-data, kan det samme være katastrofalt for en organisasjon Hvis slik informasjon blir hacket, dvs. stjålet. En inntrenger kan endre informasjonen, eller han kan avsløre sensitiv økonomisk informasjon.
- # 5 - Virusangrep - Alle data som er lagret på IS, kan infiseres med et virus som kan føre til forstyrrelse, modifisering av økonomisk informasjon som er lagret på AIS.
Begrensninger
- Kostnad: Vi har allerede diskutert kostnaden for AIS som en ulempe.
- Trening: Det er behov for å trene brukere til å mate, hente eller bruke AIS på ønsket måte. Hvis den berørte personen ikke blir trent godt, kan det føre til unøyaktig datautarbeidelse og presentasjon. Det er også hyppige overføringer, kampanjer, oppsigelser, pensjonering i en stor organisasjon. I alle disse tilfellene er det regelmessig behov for opplæring for utskiftninger.
- Obsoletion : I en tid med digitalisering endres teknologien i et raskt tempo. Det tar svært få øyeblikk før teknologien blir foreldet. Dette skaper behov for at en organisasjon tidligst kan vedta endringene. Ellers kan det føre til feilutsatte data.
Endring i AIS (Accounting Information System)
I en tid med raskt skiftende teknologi og tilpasning av teknologiske fremskritt, skjer det betydelige endringer i AIS. De siste endringene inkluderer cloud computing, cloud accounting, sanntidsregnskap eller mobilregnskap.
Dette har gjort regnskap mye enklere og mer praktisk sammenlignet med gamle regnskapsmåter. Fremgang har nådd et nivå som ikke bare registrerer, klassifiserer, analyserer og rapporterer tall, men også forutsier fremtidige trender, noe som kan bidra til å møte en faktisk situasjon med mye beredskap.
Konklusjon
Accounting Information System (AIS) kan beskrives som en velsignelse for enhver organisasjon da vi studerte både fordeler og ulemper, begrensninger av AIS. Imidlertid er det generelt veldig gunstig for en organisasjon å migrere fra manuell regnskap til AIS-basert regnskap. For å overvinne forskjellige ulemper, begrensninger av AIS, er det programvare som sikrer organisasjonens AIS fra virus, hackere og andre angrep.
Artificial Intelligence, en utvidet versjon av AIS (Accounting Information System), har allerede begynt å redusere manuell inngripen og vil snart vokse i et voldsomt tempo.
