Prøvesaldo i regnskap (definisjon, feil) - Hvordan forberede?

Innholdsfortegnelse

Hva er prøvebalanse i regnskap?

Hva er prøvebalanse i regnskap?

Prøvesaldo er regnskapsrapporten der sluttsaldoer for forskjellige hovedbøker i selskapet er og presenteres i belastnings- / kredittkolonnen i henhold til saldoen der debetbeløp er oppført i debetkolonnen og kredittbeløpene er oppført i kredittkolonnen. og summen av begge skal være lik.

Ved utgangen av regnskapsåret trekkes saldoen i alle reskontokontoer ut. De blir skrevet opp i prøvebalanse (en type finansiell rapport) og til slutt oppsummert for å se om summen av debet- og kredittbalansen henholdsvis skal telles. Det kan også oppgis som en uttalelse av summen av debet- og kredittbalanser hentet fra de forskjellige kontoene i hovedboken for å undersøke matematisk nøyaktighet av bøkene.

Mål for prøvebalansen

Det er forskjellige mål for å utarbeide prøvebalanse som er nevnt nedenfor:

Å ha saldo på alle regnskapene til hovedboken for å unngå nødvendigheten av å gå gjennom sidene i hovedboken for å finne ut av det.
Å ha materiale for utarbeidelse av organisasjonsregnskapet.
Å ha den aritmetiske nøyaktigheten til regnskapsbøkene på grunn av enighet om prøvebalansen.
Å ha bevis på at dobbeltoppføringen av hver transaksjon er registrert på grunn av avtalen.
Veiledning i identifisering av feil.

Hvordan lage en prøvebalanse?

Følgende metoder kan brukes til å forberede prøvebalanse -

Total metode. Denne metoden angir at summen av debet og kredittbeløp for hver konto vises i de to kolonnene med beløpet mot den, dvs. en for belastningsbalansen og en annen for kredittbalansen .
Balanseringsmetode. I denne metoden tas forskjellen på hvert beløp ut. Hvis debetbeløpet er mer betydningsfullt enn kredittbalansen, settes forskjellen i debetkolonnene.

Av de to forberedelsesmetodene som er nevnt ovenfor, blir balansemetoden som er den andre, vanligvis brukt i praksis fordi den letter utarbeidelsen av regnskapet.

Følgende er trinn som er nødvendige for å utarbeide prøvebalansen.

Ved utgangen av regnskapsåret skal alle regnskaper og hovedbøker stenges.
Saldoer på hovedboken skal bokføres.
Feil skal identifiseres.
En spenningskonto skal genereres midlertidig for å telle den totale prøvebalansen til korreksjonsoppføringene er gjort.
Justeringsoppføringer kreves ved utgangen av året, som ikke tidligere er regnskapsført for innarbeidelse av prøvebalanse.

Feil i prøvebalanse

Korrespondansen av prøvebalanse er ikke oppgitt som et klart bevis for bøkers absolutte nøyaktighet. Det indikerer bare den matematiske presisjonen til regnskapene. Prøvesaldoen kan være enig, og likevel kan det være noen feil av følgende typer som ikke er oppgitt.

Feil ved utelatelse - Hvis oppføringen ikke er registrert i en datterselskapsbok, vil både debet og kreditt utelates. Og avtalen om prøvebalansen vil ikke bli påvirket på noen måte.
Kompenserende feil - Dette er feilene som kompenserer seg selv i nettoresultatet, dvs. overbelastning eller kreditering av forskjellige kontoer som blir nøytralisert med overkreditt eller under kreditt i samme grad som andre kontoer. For eksempel vil under utlegging av $ 500 på debettsiden til en bestemt konto kompenseres ved å underlegge $ 100 på kreditsiden til en annen konto og utelatelse av kredittpostering på $ 400 til en tredje konto. Denne feilen kan også nøytraliseres ved å overlegge $ 500 på debettsiden i en annen konto eller andre kontoer.
Prinsippfeil - Disse feilene vil ikke påvirke avtalen om prøvebalansen ettersom de oppstår ved debitering eller kreditering av feil kontohoder, noe som ville være i strid med de grunnleggende prinsippene for dobbeltregnskap. For eksempel vil $ 1.500 brukt på utvidelse av å bygge feil debitert til reparasjonskonto i stedet for bygningskonto, ikke påvirke avtalen om prøvebalansen. Dermed oppstår slike feil når en eiendel behandles som en kostnad eller forpliktelse som inntekt eller omvendt.
En feil oppføring i en datterselskap - Hvis et kredittkjøp på $ 450 fra James feilaktig er skrevet som $ 540 i kjøpsboken, vil en slik feil ikke bli avslørt. Ettersom posteringen både på debet-siden av kjøpskontoen og kreditt-siden på James-kontoen vil være med feil beløp på $ 540, så prøvebalansen vil være enig.
Legge ut en vare på riktig side, men på feil konto - Hvis et kjøp på $ 100 fra Carl James er kreditert Mathew Woods i stedet for Carl James, vil det ikke oppdage en slik feil.

Det er følgende feil som blir avslørt på grunn av uenigheten.

En spesiell fra en datterselskap til hovedbok utelatt å legge ut - For eksempel utelatt et kjøp på $ 500 fra Anthony å bli kreditert kontoen hans. Som et resultat av denne feilen vil tallet på diverse kreditorer som vises i prøvebalansen reduseres med $ 500, og kredittbalansen vil være $ 500 mindre sammenlignet med henholdsvis debetbalansen.
Oppføring av feil beløp i regnskapsoppgaven - Eksempel, et kredittutsalg på $ 1000 til Anya feilaktig postet kontoen sin til $ 100. Effekten av denne feilen vil være at tallet på diverse skyldnere vil bli redusert med $ 900, og det totale beløpet på debettsiden av prøvebalansen vil være $ 900 mindre enn kredittbalansen.
Angi et beløp på feil side av reskontrooppgaven - For eksempel at $ 10 rabatt tillatt for en kunde feilaktig lagt til kreditten i stedet for debet-siden av den tillatte rabatten. På grunn av dette utfallet av en feil, i prøvebalansen, vil kredittsiden overstige $ 20, det vil si at feilbeløpet blir doblet.
Feil inkludering mot hovedbokskontoer - Eksempel på kredittbeløpet på $ 9.900, feilaktig tatt ved $ 8.900 ved slutten av regnskapsåret mens du teller kapitalkapitoen. Som et resultat av denne feilen vil kreditt-siden totalt av prøvebalansen være $ 1000 kort.
Feil sum av datterselskapsbøker - For eksempel er en salgsbok overskyet med $ 50. På grunn av utfallet av denne typen feil vil kreditsiden i prøvebalansen være $ 50 for å bli høyere fordi salgskontoen vises på høyere tall på kredittsiden i prøvebalansen.
Dobbel postering av en vare i datterselskapet til en reskontokonto - Det vil si en betaling på $ 500 til en kreditor som er lagt inn to ganger på kontoen hans.
Beløp utelatt av en konto i prøvebalansen - Saldoen på bank og kontanter kan ha blitt utelatt.
Saldo på forskjellige kontoer som er feil oppført - For eksempel at en saldo på $ 52 i stasjonær konto feilaktig er bokført som $ 25.
Noen kontos saldo oppført på feil side - Det er saldoen på kommisjonens opptjente konto feilaktig nevnt til debetkontoen i stedet for kredittkontoen.
Feil oppsummering av prøvebalansen vil føre til uenighet.

Plassering av feil

Når det er uenighet, må det tas viktige skritt for å finne årsaken til forskjellene:

Kontrollerer totalene og oppdager den faktiske forskjellen.
Forskjellen i totalbeløpet vil bli delt inn i to og finne ut om det er noen saldo på samme beløp i prøvebalansen. Det kan være at en slik saldo kan ha blitt registrert på feil side, og dermed forårsaket forskjellen på dobbelt så mye.
Hvis trinnene som er nevnt ovenfor ikke finner feilen, bør differansen i prøvebalansen deles med 9. Hvis forskjellen til og med kan deles med 9, kan feilen oppstå på grunn av transponering eller overføring av figurer. Transposisjon skjer når 54 er skrevet som 45 eller 98 som 89 og så videre. En overføring finner sted når sifrene i tallene flyttes til venstre eller høyre. Det vil si når $ 5, 450 er skrevet som $ 54. 50. Hvis det er en overføring eller transponering av figurer, kan søket begrenses til tall der disse feilene kan ha blitt gjort.
Kontroller at hver saldo på alle kontoer, inkludert kontanter og banksaldoer, har vært involvert.
Bekreftelse av åpningsbalansen er presis fremført i inneværende årsregnskap.
Hvis ulikheten er enorm, må du samle prøvesaldoen for inneværende år med året før og se ut til at tallene under lignende kontohoder er nesten de samme som året før, og om saldoen deres faller på det samme side. Hvis forskjellstallet for begge årene er stort, fastslår du årsaken til forskjellen.
Hvis trinnene nevnt ovenfor ikke oppdager feilen, blir følgende trinn tatt for å sjekke:
- Kontroller totalene av datterselskapets bøker.
- Kontroller bokføringen fra journal- eller datterselskapsbøkene i hovedboken.
- Kontroller at vektene trekkes ut av hovedboken.
- Balanselisten blir castet på nytt.

Hvis alt dette ikke lykkes med å finne feilene, må alle bøkene for hovedinnføring kastes, og postering til hovedboken bør kontrolleres på nytt.

Suspensjonskonto og prøvebalanse

Hvis det ikke er mulig å finne feilene til tross for trinnene ovenfor, overføres forskjellen i prøvebalansen til spenningskontoen, og den blir dermed oppnådd. Senere, når feil oppstår, blir lokalisert, kan de rettes opp gjennom spenningskontoen. Spenningskontoen vil bli eliminert når alle feil blir lokalisert.

Eksempel: Følgende prøvebalanse er utarbeidet.

Opplysninger	Debettsaldo ($)	Kredittbalanse ($)
Kontantkonto	12 220	0
Kapital konto	0	45000
Bankkonto	14.000	0
Kjøpskonto	22.000	0
Salgskonto	0	12.500
Møbelkonto	5.000	0
Returnerer utover konto	0	1000
Rabattkonto	0	20
Tegningskonto	1000	0
Telefonleiekonto	400	0
Stasjonær konto	200	0
Lei konto	1000	0
Lønnskonto	2500	0
Returnerer innover konto	200	0
TOTAL	58 520	58 520

Begrensninger

Den kan bare utarbeides i de bekymringene der dobbeltregistreringssystemet er tatt i bruk, noe som ikke er nyttig i systemet med enkeltoppføring. Dette system med dobbelt oppføring er veldig kostbart og kan ikke tas i bruk av små bekymringer.
Selv om prøvebalansen gir aritmetisk nøyaktighet i regnskapsbøkene, blir visse feil ikke avslørt. På grunn av dette sies det at løpesaldo ikke er avgjørende bevis for regnskapsnøyaktigheten.
Hvis den nøyaktige prøvebalansen ikke er utarbeidet, vil ikke sluttregnskapet gjennomgå organisasjonserklæringen uten vesentlig feilinformasjon. Uansett hva de ulike persongruppene treffer konklusjoner og avgjørelser, vil ikke de være korrekte og nøyaktige og vil villede slike personer.